Musisz dokładnie udokumentować warunki wysyłki, które wprowadzasz dla swojego międzynarodowego klienta. Chcesz, aby Twoja sprzedaż eksportowa zakończyła się pełnym sukcesem i jest to bardzo ważna faza. Dokumentacja transakcji jest taka sama, jak w przypadku sprzedaży krajowej. Kiedy sprzedajesz swoje widżety (lub jak w tym przypadku " szczotki do włosów ") klientom w całym mieście, wystawiasz im faktury, prawda? Tam zaczynasz od swojego zagranicznego klienta.
Czasami lokalny klient będzie miał specjalne wymagania dotyczące zamówienia, takie jak lista pakowania lub określone oznakowanie zewnętrzne w każdym wysyłanym przypadku . Twoja transakcja eksportowa również będzie wymagać specjalnych wymagań dotyczących dokumentacji. Będą one różne w zależności od kraju przeznaczenia i rodzaju wysyłanych towarów.
Jeśli wybrałeś spedytora lub firmę logistyczną, która ma historię wysyłki danego rodzaju produktu, powinny one być na bieżąco z aktualnymi wymaganiami dotyczącymi dokumentacji.
Na przykład Stara Deklaracja Eksportowa Spedytora (SED), zwana obecnie Elektroniczną Informacją Eksportową (EEI), kompiluje amerykańskie statystyki eksportowe i egzekwuje amerykańskie przepisy eksportowe. EEI musi być wypełniony przesyłkami ze Stanów Zjednoczonych, Portoryko lub Wysp Dziewiczych Stanów Zjednoczonych do zagranicznych miejsc przeznaczenia; między USA i Puerto Rico; oraz z USA lub Portoryko na Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych. Nie wszystkie przesyłki wymagają EEI.
Właśnie dlatego spedytor może się przydać, ponieważ może odpowiednio doradzić.
Jeżeli na przykład przesyłka towarów ma wartość wyższą niż 2500 USD i jest wysyłana od tego samego eksportera do tego samego odbiorcy w tym samym dniu, będzie wymagać złożenia EEI. Lub, jeśli przesyłka, niezależnie od wartości, wymaga pozwolenia lub licencji eksportowej, będziesz musiał złożyć EEI.
Co może się nie udać podczas tworzenia dokumentacji eksportowej?
Jeśli nie jesteś uważny, dużo. Pamiętając, że możesz nie znać zasad i przepisów i nie jesteś wystarczająco ostrożny (np. Literówki lub informacje są umieszczane w niewłaściwych polach). Firma Shipping Solutions przedstawiła sześć rzeczy, które mogą się nie udać podczas tworzenia dokumentów eksportowych. Oto ich lista, ale proponuję odwiedzenie strony w celu głębszego zbadania każdego punktu.
- Złe informacje kontaktowe, pakowanie i informacje dotyczące płatności.
- Zła klasyfikacja towarów.
- Nieprawidłowa wartość.
- Zły opis produktu.
- Posiadanie niewłaściwej osoby wypełnia niebezpieczne formularze.
- Niewłaściwe założenie, że twoje towary kwalifikują się do preferencyjnych stawek.
Źródło: 6 rzeczy, które mogą się nie udać podczas tworzenia dokumentów eksportowych
Niezależnie od tego, zawsze podejmuj inicjatywę i zadawaj wiele pytań swojemu spedytorowi lub firmie logistycznej. Wykorzystaj swoją wiedzę na swoją korzyść, aby nie popełnić żadnego z kosztownych błędów wymienionych powyżej.
Dziewięć razy na dziesięć, będziesz potrzebować następujących podstawowych dokumentów, aby zakończyć sprzedaż eksportową:
- Faktura handlowa (patrz " Jak przygotować fakturę handlową ").
- Lista pakowania .
- Świadectwo pochodzenia (jak pokazano i tam, gdzie ma to zastosowanie - patrz " Certyfikat kraju pochodzenia ").
- Trzy (3) oryginalne konosy morskie lub lotnicze i kopie.
- Instrument płatności (zob. " Czynniki, które należy uwzględnić przy wyborze metody płatności eksportowej "). Warunki dostawy wpływają na to, jak i kiedy otrzymasz zapłatę. Incoterms prowadzi Cię, gdy ryzyko mija, a także w jaki sposób rozdzielane są koszty między sprzedającego i kupującego.
- Inne ważne dokumenty wymagane dla niektórych miejsc przeznaczenia i niektórych towarów: kopia faktury proforma , świadectwo kontroli , faktura konsularna, licencja importowa lub eksportowa , certyfikat ubezpieczenia, kwity doków i magazynów, świadectwo kontroli sanitarnej i świadectwo sztuki przesyłki IATA, bez ograniczeń lub dla niebezpiecznych towary .
Na przykład UPS oferuje różnorodne formularze (np. Faktura handlowa, lista pakunków, świadectwo pochodzenia NAFTA, amerykański certyfikat pochodzenia i elektroniczny eksport) dla przesyłek międzynarodowych.
Dokładnie przeanalizujemy każdy dokument na tej stronie, abyś czuł się komfortowo, przygotowując go. Dostępne są programy, które wykonają dokumenty eksportowe drogą elektroniczną. Wraz z rozwojem firmy możesz rozważyć zainstalowanie jednego lub nawet zaglądanie do wyrafinowanej firmy logistycznej , która oferuje tę funkcję w ramach globalnej obsługi serwisowej.