Ostatecznie umowa będzie dokumentem opisującym wszystkie zasady, które będą kierować twoim relacją w przyszłości, a im bardziej jasne i na temat, tym lepiej będzie można je wdrożyć i przestrzegać. Celem jest osiągnięcie równowagi z dostawcą i postrzeganie ich jako partnera, dzięki czemu oboje osiągniecie swoje cele i cele korporacyjne poprzez podpisanie umowy.
Pomyślne negocjacje kontraktowe oznaczają, że obie strony szukają pozytywnych stron, które przynoszą korzyści obu stronom w każdej dziedzinie przy jednoczesnym osiągnięciu uczciwej i słusznej umowy. Podpisana umowa, która przynosi korzyści obu stronom, zapewni solidne podstawy do zbudowania długotrwałej relacji z dostawcą. Poniżej przedstawiono proste, łatwe do wdrożenia cele i strategie udanych negocjacji umów.
Cele negocjacji kontraktowych
Cele negocjacyjne kontraktu można wykorzystać do oceny zamówienia na podstawie każdego z poniższych kryteriów:
- Wyjaśnij wyraźnie wszystkie niezbędne warunki wstępne i warunki.
- Dostarczane towary lub usługi są szczegółowe i zdefiniowane.
- Wynagrodzenie jest wyraźnie określone, w tym całkowity koszt, harmonogramy płatności i warunki finansowania.
- Przedstawia wszystkie główne etapy, takie jak efektywne daty, daty ukończenia / zakończenia i możliwe daty odnowienia.
- Identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i pasywów oraz reagowanie na nie.
- Definiowanie i ustalanie uzasadnionych oczekiwań dotyczących partnerstwa, w tym strategii komunikacyjnej i harmonogramu.
Strategie Negocjacje kontraktowe
1. Priorytety rang listy, a także alternatywy: posiadanie listy przedmiotów, które są najważniejsze w porównaniu do przedmiotów, które być może nie są tak ważne, pozwala w razie potrzeby na dokonanie kompromisu. Ta lista powinna być dynamiczną listą, która jest aktualizowana w zależności od potrzeb firmy w zakresie pracy z tym dostawcą. Nie jest praktyczne założenie, że będziesz w stanie skutecznie negocjować wszystkie obszary kontraktu jednocześnie. Dlatego chcesz mieć pewność, że to, co jest dla Ciebie najważniejsze, jest omawiane i uzgadniane, zanim przejdziesz do mniej ważnych pozycji.
2. Rozpoznaj różnicę między tym, czego potrzebujesz, a tym, czego chcesz: często sprawdzaj priorytety podczas procesu planowania negocjacji umów i po raz ostatni na końcu. Zadajcie sobie twarde pytania: "Czy to naprawdę jest priorytetem naszej firmy, czy też" miło mieć "? "Czy ten priorytet był rezultatem jakiegoś wewnętrznego politycznego szaleństwa, czy jest to rzeczywistość?" "Gdybyśmy musieli poświęcić ten przedmiot, czy ta umowa nadal może być korzystna dla obu stron?"
3. Poznaj swoją dolną granicę, aby wiedzieć, kiedy odejść: Czy istnieje koszt lub opłata godzinowa, której firma nie może przekroczyć?
Czy zdałeś sobie sprawę, że jeden lub dwa najważniejsze priorytety są naprawdę niepodlegające negocjacjom i lepiej będzie odejść od tej umowy, jeśli sprzedawca się na to nie zgodzi? Wymień je wraz z uzasadnieniem, aby móc je wykorzystać do wynegocjowania optymalnej oferty.
4. Zdefiniuj wszelkie ograniczenia czasowe i poziomy odniesienia: Ustaw standardy pomiaru wydajności, jakich będziesz oczekiwać od swojego dostawcy. Będzie to kluczowa metoda monitorowania wydajności dostawcy. Sukces dostawcy będzie kluczowy dla uzyskania dobrej wartości z tego kontraktu. W związku z tym będziesz chciał negocjować sprawiedliwą i sprawiedliwą karę, gdy kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) nie zostaną spełnione.
5. Oceń potencjalne zobowiązania i ryzyka: Zrozumienie możliwości wystąpienia czegoś, co może pójść źle lub nie zostanie wdrożone zgodnie z założeniami, gdy umowa została ustanowiona.
Co się stanie, jeśli pojawią się nieprzewidziane koszty? Kto będzie odpowiedzialny za naruszenie przepisów rządowych? Czyje ubezpieczenie obejmie pracowników kontraktowych? To tylko kilka częstszych pytań, które należy uwzględnić w każdej umowie. Tak jak ważne było zrozumienie priorytetów, równie ważne jest nie tylko poznanie możliwości popełnienia błędu, ale także proaktywne podejście do tego, co należy zrobić, gdyby tak się stało.
6. Poufność, zakaz konkurowania, rozstrzyganie sporów i zmiany wymagań: Aby zaokrąglić listę, te pozycje stanowią tylko kilka dodatkowych kwestii do wzięcia pod uwagę przy negocjowaniu umowy z dostawcą. Podejście proaktywne, ta lista może stać się dobrym miejscem do nawiązania wspólnej płaszczyzny ze sprzedawcą, zamiast przedmiotów, które mogą być potencjalnymi blokadami negocjacji . Na przykład, jeśli sprzedawca lub przedstawiciel dostawcy ma możliwość narażenia się na poufne informacje firmy, powinna istnieć klauzula poufności, która ograniczy odpowiedzialność zarówno dla Ciebie, jak i dostawcy. Konieczne jest podjęcie wszelkich środków ostrożności w celu ochrony całej własności intelektualnej i patentów, oprócz wrażliwych danych finansowych.
Wreszcie, zanim obie strony zasiądą do przeglądu, omówienia i wynegocjowania warunków umowy, upewnij się, że rozważyłeś kilka innych kluczowych kryteriów, które mogą sprawić, że proces będzie przebiegał sprawnie.
7. Ustal, czy interesy Twojej firmy będą najlepiej chronione za pośrednictwem radcy prawnego: Negocjowanie umowy na jeden rok usług sprzątania w małym biurze znacznie różni się od negocjowania umowy na outsourcing dość dużego call center. Jeśli czujesz się trochę nieswojo, przeglądając umowę "legalese", nie wahaj się zatrzymać adwokata specjalizującego się w negocjacjach umów.
8. Ustal, czy umowa będzie wymagać nadzoru przez księgowego lub innego eksperta finansowego: równie ważne jak zachowanie odpowiedniego radcy prawnego, może być zatrzymanie lub przeniesienie z eksperta, który może zarządzać finansowymi warunkami umowy na początku negocjacji, a także podczas całego procesu. Sporządzanie pro forma dla samej transakcji, a także bieżąca sprawozdawczość finansowa mogą być dość złożonym, ale niezwykle ważnym zadaniem. Poświęć trochę czasu, aby zrozumieć, w jaki sposób można zarządzać tym procesem we własnym zakresie przez księgowego lub czy musi on zostać zlecony firmie zewnętrznej zajmującej się rachunkowością.
Kolejną zaletą ścisłego monitorowania finansów dla konkretnej umowy jest to, że można ją wykorzystać jako kluczowy wskaźnik efektywności, a także obiektywny sposób monitorowania wydajności.