Zdecyduj: Wniosek o ofertę lub zapytanie ofertowe
Wniosek o ofertę (RFP)
Zapytanie ofertowe jest używane w przypadku usług lub złożonych produktów, w przypadku których jakość, usługa lub inżynierski produkt końcowy różnią się od każdego dostawcy, który odpowiada.
Zapytanie o ofertę (RFQ)
Zapytanie RFQ jest stosowane w przypadku towarów, prostych usług lub prostych / nieskomplikowanych części, z niewielkim lub zerowym rozmiarem na rozróżnienie między produktami lub usługami między odpowiadającymi dostawcami. Punkty negocjacyjne mogą obejmować harmonogramy dostawy, opcje pakowania itp.
Cele zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego
- Uzyskaj szczegółowe propozycje w celu oceny odpowiedzi każdego sprzedawcy, tak aby najlepsze interesy Twojej firmy zostały spełnione na wszystkich frontach
- Wykorzystaj konkurencyjny charakter procesu selekcji dostawców, aby wynegocjować najlepszą możliwą ofertę
- Upewnij się, że interesy wszystkich interesariuszy w Twojej firmie zostaną spełnione i osiągnięty zostanie konsensus
- Sprawia, że Twoja firma kontroluje cały proces selekcji dostawców i ustawia reguły wyboru z góry
- Rozpoczyna budowanie partnerstwa między Tobą a sprzedawcą od samego początku
Sekcje wniosku o dofinansowanie lub zapytanie ofertowe
Zapytania ofertowe lub zapytania ofertowe powinny zawierać następujące sekcje. Pamiętaj, że każdy dokument będzie różny w zależności od rodzaju firmy i produktu, którego szukasz.
Dostosuj każdą sekcję do swoich indywidualnych potrzeb.
- Szczegóły zgłoszenia
Terminy, adres pocztowy Twojej firmy, osoba kontaktowa w przypadku pytań i wyjaśnień - Wprowadzenie i streszczenie
Zapisz tę sekcję po zakończeniu całego dokumentu. Jest to wykorzystywane w celu zapewnienia potencjalnym dostawcom krótkiego przeglądu Twojej firmy i wymagań dotyczących Twojego produktu lub usługi. - Omówienie biznesowe i tło
Podaj krótki przegląd swojej firmy, produktów i sektora rynku, które zaspokoisz. Pomoże to przyszłym dostawcom zrozumieć, jakie potrzeby biznesowe chcesz wypełnić, wybierając proces selekcji dostawców. Podaj także ważne informacje podstawowe, które przyniosą korzyść sprzedawcy podczas odpowiadania. - Szczegółowe specyfikacje
To powinna być najdłuższa sekcja dokumentu. W przypadku zapytania ofertowego będzie zawierał jakościowe miary i wymagania, które będą decydować o wyborze dostawcy. W przypadku zapytania ofertowego w tej sekcji należy podać środki ilościowe , których należy szukać w odpowiedzi dostawcy. Przykładowe kryterium obejmuje:- Rysunki produktów
- Tolerancje inżynierskie
- Poziomy usług
- Kamienie milowe
- Materiały i harmonogramy
- Wymagania techniczne lub biznesowe
- Funkcje oprogramowania
- Wymagania sprzętowe
- Założenia i ograniczenia
Należy tutaj wymienić wszelkie założenia i / lub ograniczenia, które muszą zostać podane potencjalnym dostawcom. Nieumiejętność nawiązania bezpośredniego kontaktu z dostawcą otworzy drzwi do renegocjacji umowy w późniejszym terminie i uruchomi możliwość zacieśnienia relacji z dostawcą. Możliwe tematy obejmują koszty podróży, koszty aktualizacji / modyfikacji, prawa licencyjne itp. - Regulamin
Wszelkie warunki umowy muszą być wymienione, aby sprzedawca mógł uczciwie i uczciwie zareagować. Mogą to być opcje finansowania, długość kontraktu, opcje odnowienia, gwarancje, kary dostawy, poziomy usług itp. - Kryteria wyboru
Ostatnia sekcja powinna być przeglądem kryteriów wyboru, których będziesz używał do podjęcia decyzji. Niektóre firmy wolą zachować te informacje w całkowitej poufności; podczas gdy inne firmy uważają, że pomoże to przyszłym dostawcom skupić się na tym, co jest ważne dla Twojej firmy.
Rozpowszechnij zapytanie ofertowe / zapytanie ofertowe dla wybranych dostawców
Na koniec utwórz list motywacyjny i wyślij dwie kopie swojego zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego do każdego z dostawców wybranych w procesie wyszukiwania. Upewnij się, że podane są odpowiednie informacje kontaktowe, aby udzielić pomocy każdemu sprzedawcy, który tego potrzebuje.