Co musisz zapisać i uporządkować
Do pewnego stopnia przedmioty potrzebne do opracowania systemu zgłoszenia zależą w dużym stopniu od firmy.
Na przykład, jeśli sprzedajesz namacalny produkt, potrzebujesz czegoś, co śledzi Twój ekwipunek. Poniżej znajduje się ogólna lista elementów, które musisz śledzić w swojej firmie domowej:
- Plany biznesowe i marketingowe.
- Dokumenty prawne (tj. Dokumentacja LLC, zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej i rejestracja własności intelektualnej, kontrakty)
- Kontakty (profesjonalni, klienci, dostawcy, dostawcy usług itp.)
- Informacje finansowe (zestawienia zysków / strat, bilanse, zobowiązania / zobowiązania)
- Podatki
- Koszty biznesowe (wpływy)
- Projektowanie
Wraz z tą listą będziesz chciał dodać elementy, które są specyficzne dla Twojej firmy.
Systemy do organizacji domu
Możesz użyć wielu metod do przechowywania i obsługi swoich dokumentów i innych ważnych informacji. Kluczowym czynnikiem jest wybór metody, która najlepiej Ci odpowiada. Każdy ma inny sposób myślenia i organizowania. Na przykład dla niektórych osób uporządkowanie plików jest bardziej uporządkowane alfabetycznie, ale dla innych łatwiej jest je uporządkować według daty.
Jeśli nie masz pewności, co będzie dla Ciebie najlepsze, wypróbuj jedną z nich i jeśli masz trudności z jej utrzymaniem, zastosuj inny system. Oto trzy sposoby porządkowania plików i informacji:
Prosty system segregowania segregatorów
Dla małych firm, które nie generują zbyt wielu formalności, system segregatorów jest dobrym wyborem.
Jest także idealny dla osób, które lubią mieć wszystko w jednym miejscu lub potrzebują informacji, aby były mobilne. System wiążący wykorzystuje duże spoiwo z trzema pierścieniami, ochraniacze arkuszy i dzielniki sekcji.
Użyj sekcji dzielących, aby uporządkować kategorie biznesowe, takie jak oczekujące zamówienia, zrealizowane zamówienia, kopie wzorcowe różnych formularzy ... itd. Stamtąd zaczniesz zbierać pliki w ochraniaczach arkuszy. Po zakończeniu spoiwa - pod koniec tygodnia, miesiąca lub trzech miesięcy - nadejdzie czas na oczyszczenie. Przeniesiesz tylko pliki zamówień klientów i inne historyczne zapisy do tradycyjnego systemu archiwizacji, który ściśle odzwierciedla organizację twojego segregatora.
Tradycyjny system składania wniosków
Tradycyjne systemy segregacji wykorzystują szafki na dokumenty, wiszące pliki i foldery manila. Prawie każda firma docelowo będzie potrzebować tego rodzaju zgłoszenia, gdy ich firma będzie się rozwijać. Z czasem jest za dużo papierkowej roboty, żeby jej nie mieć. A ponieważ rejestry podatkowe muszą być przechowywane przez siedem lat, potrzebujesz miejsca do przechowywania wszystkich tych rekordów. Tradycyjne systemy segregacji są idealne dla produktów, które muszą być przechowywane, ale nie są dostępne regularnie, np. Podatki z poprzedniego roku i licencja biznesowa. Oto kilka wskazówek, jak odnieść sukces w tradycyjnym systemie archiwizacji :
- Zastanów się, jakiego rodzaju systemu użyjesz. Możesz kupować fajne artykuły biurowe i wymyślać najbardziej wyszukany i kolorowy system segregacji na świecie, ale jeśli nie pasuje do twojego stylu pracy, będzie to strata czasu i pieniędzy.
- Stwórz system do zarządzania papierem, który pozwala na najmniejszy "dotyk". Chcesz uniknąć tworzenia stosów papieru i radzenia sobie z każdym kawałkiem wiele razy. Zamiast tego pracuj nad decyzjami dotyczącymi miejsca, w którym kawałek papieru musi się udać, gdy go po raz pierwszy dotkniesz.
- Odłóż czas na zgłoszenie . Łatwo jest uniknąć tego zadania, jak zaraza, ale jest to wymagane i pomoże Twojej firmie działać dużo sprawniej. Zwłaszcza wpływy i inne przedmioty używane w czasie podatkowym, utrzymywanie tych rzeczy uporządkowanych znacznie upraszcza składanie podatków.
Elektroniczny system archiwizacji
Świat cyfrowy nie wyeliminował całkowicie potrzeby przechowywania papieru, ale znacznie ułatwił przechowywanie informacji. Systemy cyfrowe mogą tworzyć, wysyłać i zarządzać fakturami, a także śledzić finanse twojego domu, a następnie importować je do oprogramowania podatkowego do celów e-zgłoszenia. Możesz skanować paragony i przechowywać je w pliku na twoim komputerze (chociaż prawdopodobnie powinieneś zachować także wersję papierową). Systemy elektroniczne mogą przechowywać informacje o klientach, klientach i potencjalnych klientach w systemie zarządzania relacjami z klientami w celu uzyskania łatwego dostępu, wysyłania e-maili, fakturowania i innych. Systemy online mogą być wykorzystywane do zapisywania pomysłów, pomagają zarządzać projektami, organizować informacje lub badania.
Ale podobnie jak papierowe systemy plików, twój system plików cyfrowych musi mieć strukturę organizacyjną, używając folderów i plików przechowywanych na komputerze lub w chmurze . Aby ułatwić zarządzanie, użyj tej samej struktury i nazw plików w systemie cyfrowym, co w systemie papierowym. Aby chronić swoje pliki cyfrowe, wykonaj kopie zapasowe na oddzielnym dysku twardym lub w systemie magazynowania online.
Połączenie wszystkich powyższych
Jest szansa, że będziesz potrzebować więcej niż jednego systemu do zarządzania wszystkimi danymi i materiałami, które musisz przechowywać w swojej firmie. Najpierw musisz zdecydować, co najlepiej dla ciebie działa, a następnie wdrożyć. Na przykład możesz mieć system segregatorów, który pomoże Ci w codziennym zarządzaniu firmą, na przykład harmonogramem, marketingiem i kopiami formularzy.
Twój tradycyjny system może przechowywać wszystkie dokumenty długoterminowe, takie jak podatki, zezwolenia i licencje biznesowe z lat ubiegłych oraz rejestracje własności intelektualnej. Możesz użyć systemu cyfrowego do przechowywania swoich pomysłów, takich jak Evernote i śledzić projekty.
Z drugiej strony możesz chcieć być jak najbardziej cyfrowym, korzystając z listy zadań i kalendarza online, skanując wszystkie rachunki do komputera i korzystając z oprogramowania lub usług online dla wszystkich innych potrzeb związanych z zarządzaniem biznesowym. Mimo to nadal będziesz potrzebował systemu do zarządzania papierem, który zostanie wygenerowany. Kluczem jest znalezienie systemu, który jest łatwy do utrzymania i znaleźć potrzebne informacje, gdy jest to potrzebne.
Zaktualizowano wrzesień 2016 r. Leslie Truex