Złóż wniosek o numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
Twój EIN to unikalny numer przypisany specjalnie do Twojej firmy do celów IRS. Liczba ta identyfikuje Twoją firmę podczas zgłaszania informacji o pracownikach do federalnych i stanowych agencji rządowych. Przykłady tych informacji obejmują całkowite dochody i podatki płacone w ich imieniu. Możesz usłyszeć numer EIN oznaczony jako formularz SS-4 lub identyfikator podatkowy - są one takie same jak numer EIN.
Złóż wniosek o EIN bezpośrednio przez IRS. Najwygodniejszym sposobem ukończenia tej transakcji jest aplikacja online. Jednak wnioski są również akceptowane przez faks i pocztę.
Sprawdź przepisy krajowe i lokalne dotyczące dodatkowych wymagań EIN
Chociaż wiele stanów i miejscowości akceptuje swój federalny numer EIN w celu identyfikacji, niektóre z nich wymagają osobnych numerów do celów podatkowych. Przykłady obejmują Nowy Jork, Massachusetts i Karolinę Południową. Możesz określić swoje przepisy dotyczące miasta i / lub stanu, odwiedzając stronę małego biznesu odpowiedniego państwa.
Poznaj różnicę między niezależnym kontrahentem a pracownikiem
Niezależnie od tego, czy zatrudniacie niezależnych kontrahentów czy pracowników, wpływ na dochody, Medicare, Ubezpieczenia Społeczne i podatki od bezrobocia są znaczące, dlatego ważne jest zrozumienie rozróżnienia między nimi.
Podstawowy test sprowadza się do następujących trzech pytań:
- Czy pracodawca kontroluje czas, miejsce i sposób wykonania pracy? Jeśli tak, to pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.
- Czy pracodawca kontroluje finansowe aspekty pracy? Na przykład, czy wydatki są zwracane? Czy pracodawca zapewnia narzędzia związane z pracą, takie jak komputery? Jeśli tak, to pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.
- Czy związek trwa, czy też pracownik jest zatrudniony w konkretnym projekcie bez oczekiwania na dalsze zatrudnienie? Czy pracodawca oferuje pracownikowi świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne i płatny urlop? Jeśli związek jest w toku i / lub oferowane są świadczenia, pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.
Uzyskaj wymagane formularze pracownicze
Gdy twoje własne dokumenty są w porządku, jesteś gotowy zatrudnić swoich pracowników. Pamiętaj, aby zebrać informacje dotyczące podatków i list płac w ciągu pierwszych kilku dni pracy, aby mieć pewność, że otrzymają pierwszą wypłatę w odpowiednim czasie. Możesz zachęcić pracowników do bezpośredniego przelewu na szybsze płatności.
Każdy pracownik musi wypełnić formularz odprowadzania podatku federalnego W-4, który umożliwia obliczenie prawidłowego potrącenia podatku. Pracownicy muszą również wypełnić formularz I-9, aby sprawdzić, czy są legalnie zatrudnieni w Stanach Zjednoczonych.
Wybierz swój okres płatności
Im mniej masz okresów płatniczych, tym łatwiej jest wypełnić listę płac. Jednak niektóre stany wymagają, aby pracownicy byli opłacani zgodnie z określonym harmonogramem, na przykład co tydzień lub co dwa tygodnie. Jeśli chcesz wyświetlać listy płac rzadziej niż raz w tygodniu, skontaktuj się z Państwowym Departamentem Pracy, aby ustalić, czy proponowany okres wypłaty jest zgodny z przepisami stanowymi.
Utwórz procesy związane z płacami
Zanim będziesz w stanie wydawać dokładne wypłaty, będziesz potrzebował metody śledzenia godzin pracy. Dostępnych jest wiele narzędzi do tego celu, od podstawowych arkuszy logowania do platform śledzących aktywność pracowników na telefonach lub komputerach. Ważne jest również, aby skonfigurować zasady dotyczące płatnego czasu wolnego, jeśli planujesz oferować je, wynagrodzenie za nadgodziny i inne świadczenia.
Z drugiej strony, musisz mieć wdrożony proces, aby odliczenia od świadczeń, podatków i podobnych świadczeń były wypłacane odpowiednim sprzedawcom i agencjom w imieniu twoich pracowników.
Wybierz platformę płac
Jeśli planujesz obsłużyć listę płac we własnym zakresie, upewnij się, że ty lub twoja księgowa czujesz się komfortowo z niuansami tego zadania. Dostępnych jest kilka wysokiej jakości platform płacowych, które ułatwiają pracę. Jednak większość małych firm woli outsourcing usług kontrolera, ponieważ ci specjaliści mają wiedzę i doświadczenie, aby produkować listy płac dokładnie i na czas.
Wyprodukuj swoją listę płac
Gdy Ty lub Twój kontroler wprowadzicie dane osobowe pracowników do systemu płacowego, jesteście gotowi, aby wyprodukować pierwszą listę płac. Używając narzędzi do mierzenia czasu, które masz na miejscu dla pracowników godzinnych (niezwalnianych), podaj lub zgłoś liczbę godzin dla każdego z nich. Płacący (zwolnieni) pracownicy nie muszą zgłaszać godzin pracy. Są wypłacane tyle samo co tydzień.
Uwaga: Jeśli wykonujesz kalkulację kosztów pracy w swojej rachunkowości, nadal będziesz chciał, aby pracownicy zatrudnieni na etatach śledzili ich godziny pracy. Nie będzie uwzględniać ich tygodniowego wynagrodzenia, ale będziesz chciał dokładnie przydzielić czas na pracę, aby zrozumieć koszty. Rozważ skorzystanie z programu do śledzenia czasu, który synchronizuje się z oprogramowaniem księgowym do generowania księgi głównej, aby wygenerować te raporty. Wiele osób będzie miało synchronizację z listą płac, więc możesz ich używać zarówno dla pracowników najemnych, jak i godzinowych.
Zachowaj wymagane rekordy
Niektóre zapisy dotyczące listy płac muszą być zachowane do celów IRS. Zgodnie z ogólną zasadą, musisz zachować wszystkie zapisy dla osób, które są aktywnie zatrudnione, bez względu na długość ich kadencji. Wiele zapisów należy zachować przez pewien czas po zakończeniu zatrudnienia. Na przykład zapisy dotyczące podatku od pracy muszą być przechowywane przez co najmniej cztery lata. Szczegółowe instrukcje są dostępne za pośrednictwem IRS.
Obliczyć i zapłacić federalne i stanowe podatki od wynagrodzeń
Wreszcie, jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za dokonywanie płatności podatku od wynagrodzeń i sporządzanie niektórych raportów. Zasadniczo raporty są płatne kwartalnie lub rocznie. Wykorzystaj zasoby dostępne za pośrednictwem urzędu skarbowego i swojego urzędu skarbowego, aby wszystkie podatki i raporty były odpowiednio traktowane.
Dokładna, terminowa lista płac to jedno z najważniejszych zadań Twojej firmy. Po pierwsze, błędy płacowe to pewny sposób na zdenerwowanie pracowników. Po drugie, błędy podatkowe mogą skutkować wysokimi grzywnami i karami. Uważnie zastanów się, w jaki sposób Twoje wynagrodzenie zostanie obsłużone, aby uniknąć najczęstszych pułapek.