Jak wybrać właściwą metodę księgowania.
Wybór właściwej metody księgowania dla Twojej firmy jest ważną decyzją, która ostatecznie będzie kierowała wszystkim, od sprawozdawczości finansowej po zgłoszenia podatkowe.
Na wczesnych etapach małego biznesu rozliczanie w oparciu o środki pieniężne jest często "bezpośrednią" metodą przechowywania książek, podczas gdy bardziej złożone lub większe firmy, których roczne przychody wynoszą 1 milion USD lub więcej, stosują zasadę memoriałową.
Przyczyny danego wyboru mogą się jednak różnić w zależności od wielkości i potrzeb firmy.
Wybór właściwej metody dla Twojej firmy wymaga pewnego uwzględnienia, zwłaszcza, że IRS oczekuje, że wybierzesz jedną z metod i pozostanie przy niej.
Co to jest Cash Basis Accounting?
Metoda rozliczania metodą kasową to system używany przez większość ludzi do ich finansów osobistych, na przykład do śledzenia salda na swoich kontach rozliczeniowych. Księgowość kasowa rejestruje dochody i wydatki w momencie wystąpienia transakcji.
Za pomocą osobistego konta czekowego depozyty (przychód) są dodawane do salda po otrzymaniu środków, podczas gdy czeki (wydatki) są potrącane, gdy są zapisane. Podstawa kasowa działalności działa w podobny sposób.
Sprzedaż jest rejestrowana po otrzymaniu płatności, a wydatki są rejestrowane w momencie zapłaty, bez względu na to, kiedy usługi są dostarczane lub czy są ponoszone wydatki. W najprostszym ujęciu księgowość kasowa opiera się na tym, kiedy pieniądze zmieniają właściciela.
Czym jest rachunkowość podstawowa Accrual?
Rachunkowość zgodnie z zasadą memoriałową ma na celu łączenie przychodów i kosztów z ich poniesieniem lub dostarczeniem, bez względu na to, kiedy płatność zostanie wystawiona lub otrzymana.
Jest to znacznie odmienne, ponieważ ma na celu skorelowanie wydatków i dochodów, aby pomóc w osiągnięciu większej rentowności i zdrowia biznesowego.
Niektóre przykłady tego obejmują:
- Klient składa zamówienie za 1000 USD, a produkt zostaje wysłany, umożliwiając mu 30 dni na zapłacenie za zamówienie. Będziesz rejestrować sprzedaż w bieżącym okresie, z pozycją kompensującą do sekcji należności w bilansie. Po otrzymaniu płatności od klienta nie trzeba rejestrować sprzedaży; zamiast tego wpisy byłyby gotówką i należnościami.
- Rachunek za usługi komunalne otrzymasz 30 czerwca za media w czerwcu, ale nie planujesz go zapłacić do 10 lipca. Zanim zamkniesz swoje książki na czerwiec, naliczą ci zobowiązanie, księgując wpis dotyczący wydatków na narzędzia debetowe i należności kredytowych. W lipcu oznaczysz rachunek na rachunkach płatnych jako płatne.
- Odnawiasz roczną licencję na oprogramowanie za 1200 USD w styczniu. Jednak zamiast rejestrować wydatek w wysokości 1 200 USD za styczeń, wydatek jest wydatkowany w ciągu całego roku i wynosi 100 USD miesięcznie.
Zalety i wady każdej metody
Metoda gotówkowa rachunkowości jest najprostszą metodą i metodą, która jest najbardziej znana większości ludzi, zwłaszcza małych firm. Zapewnia również najlepszy widok na to, ile gotówki rzeczywiście masz na koncie, by móc prowadzić działalność.
Może jednak oferować stronniczy obraz zysków i strat, ponieważ wydatki i przychody są często ujmowane w różnych okresach.
Załóżmy na przykład, że 25 czerwca wydajesz 2 000 USD na zakup produktów w celu wypełnienia zamówienia klienta. Twój klient odbiera zamówienie 1 lipca i płaci ci 3000 $. W mało prawdopodobnym przypadku, gdybyś nie miał żadnych innych transakcji na żaden miesiąc, twój rachunek zysków i strat wykazałby stratę w wysokości 2 000 $ w czerwcu i zysk w wysokości 3 000 $ w lipcu.
Metoda memoriałowa lepiej sprawdza się w dopasowywaniu dochodów i wydatków do odpowiedniego okresu. To daje bardziej przejrzystą ocenę Twojego prawdziwego zysku lub straty. Jednak metoda memoriałowa zazwyczaj zaciemnia pogląd na temat rzeczywistej gotówki operacyjnej, więc aby uzyskać lepszy obraz, trzeba często sprawdzać wyciąg z rachunku przepływów pieniężnych.
Metoda memoriałowa jest również bardziej skomplikowana i czasochłonna do wykonania, czasami wymagająca wsparcia specjalistów od księgowości do wykonania i analizy.
Czy mogę wybrać dowolną metodę?
Zasadniczo możesz wybrać metodę kasową lub memoriałową, ale weź pod uwagę zasady IRS dotyczące tego, kto musi korzystać z metody naliczania:
- Firmy, które działają jako korporacja typu C z wpływami brutto, których średnia wartość przekracza 5 milionów USD rocznie w ciągu ostatnich trzech lat.
- Nie można spełnić definicji IRS schronienia podatkowego .
- Jeśli prowadzisz ewidencję, musisz użyć metody naliczania, aby zarejestrować zakupy i sprzedaż swoich zapasów, ale możesz użyć metody hybrydowej, która pozwala na rejestrowanie innych wydatków i przychodów, takich jak czynsz lub dochód z odsetek, na zasadzie kasowej.
Najlepsza metoda dla Twojej firmy
Wybór metody księgowania zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, poziom komfortu, procedury księgowe i charakter firmy. Jeśli jesteś jednoosobową nowopowstałą działalnością, twoje potrzeby nie będą takie same, jak ustalona troska o produkcję ze 100 pracownikami.
Pamiętaj jednak, że jeśli prowadzisz ewidencję, musisz użyć metody naliczania, aby zarejestrować część swoich wpisów, a kiedy Twoja firma przekroczy limit wpływów brutto, IRS prawdopodobnie zmusi Cię do całkowitej konwersji na księgowość memoriałową . Możesz od początku łatwiej zatapiać się w metodzie memoriałowej niż użyć metody "hybrydowej" lub zmierzyć się z radykalnymi zmianami w przyszłości.