Najczęstsze błędy rachunkowe
Błędy rachunkowe obejmują popełnianie podstawowych błędów matematycznych, niepoprawne wprowadzanie danych i nieudokumentowanie wydatków i dochodów. Poniższe błędy rachunkowe należą do najczęściej spotykanych w małych firmach.
Organizacja
W księgowości organizacja ma kluczowe znaczenie. Oznacza to utrzymywanie rachunków za wszystkie wydatki, korzystanie z kredytu biznesowego lub kart debetowych na wydatki, prowadzenie ksiąg rachunkowych na bieżąco, zwracanie drobnych wydatków pieniężnych dokładnie w dniu ich poniesienia i nie mieszanie finansów osobistych i biznesowych.
Jako zajęty właściciel firmy, łatwo jest odebrać materiały podczas wykonywania osobistych zakupów i załatwiania spraw. Ważne jest jednak, aby uzyskać oddzielne pokwitowania i użyć numeru identyfikacyjnego odsprzedaży państwa dla wszelkich materiałów, które zostaną odsprzedane. Chociaż wydatki poniżej 75 USD zazwyczaj nie wymagają pokwitowania, zawsze warto je kupić. Kiedy możesz pokazać pokwitowania dla wszystkich swoich wydatków, audytorzy rzadziej rzucają im wyzwanie.
Zaangażowanie w papierkową robotę
Właściciele małych firm, którym zlecono noszenie czapek często odkładają książki do końca tygodnia lub końca miesiąca - lub później. Jest to ryzykowna strategia, ponieważ łatwo jest uzyskać zwrot z tytułu sprawozdań finansowych, raportów, które należy złożyć, płatności podatku od sprzedaży, płatności za rachunki, a nawet rozliczania klientów za pieniądze, które są ci winni.
Opóźnione płatności mogą skutkować odbiciem czeków, zwiększonymi długami, które nigdy nie zostaną opłacone, oraz błędami w fakturach, które trudno będzie udowodnić w późniejszym terminie. Możesz być odpowiedzialny za kary i odsetki za późniejsze zgłoszenie lub przegrać duże możliwości finansowe, ponieważ książki nie są aktualne. Jeśli musisz walczyć lub spieszyć się, by nadrobić zaległości w swoich książkach, łatwiej popełnić kosztowne błędy.
Błędy matematyczne
IRS często odkrywa błędy matematyczne i poprawia je dla Ciebie. Jednak nie można liczyć na to, że jakakolwiek agencja wykryje błędy matematyczne. Istnieją również inne rodzaje błędów matematycznych, których agencje nie mogą zidentyfikować, i które mogą mieć znaczący skumulowany wpływ na twoje finanse. Tego rodzaju błędy obejmują wprowadzanie liczb w niewłaściwym miejscu, niedokładne uzupełnianie liczb lub popełnianie błędów, które nie są na twoją korzyść.
Zatrudnianie niewłaściwego personelu biurowego
Jeśli osoba zajmująca się twoimi książkami nie wie, co robi, to ty płacisz za jakiekolwiek błędy. Żaden pracownik, krewny czy przypadkowy znajomy nie będzie martwił się o twoje książki tak samo jak ty lub profesjonalna firma księgowa. Jeśli taka osoba popełni błąd, nie jest ona inwestowana jak księgowy z obowiązkiem powierniczym lub osoba mająca interes finansowy w tej firmie.
Inne ryzyko związane z zatrudnieniem kogoś, kto nie jest zawodowcem, polega na tym, że dana osoba może z łatwością zaangażować się w działalność przestępczą, taką jak sprzeniewierzenie lub kradzież.
Nie wyrażanie zgody na delegowanie
Właściciele małych firm często nie są skłonni powierzać prowadzenia księgowości doświadczonym specjalistom ds. Księgowości, ale rozwój firmy zależy od krytycznej zdolności do tego, aby inni specjaliści mogli poradzić sobie z czymkolwiek poza podstawowymi kompetencjami biznesowymi.
Po prostu musisz być skłonny pozwolić innym ludziom wykonywać swoją pracę, kiedy robisz to samo. Niewielu właścicieli firm posiada kwalifikacje w dziedzinie rachunkowości, strategii podatkowych, zarządzania aktywami biznesowymi i zakładania podmiotów gospodarczych, aby czerpać korzyści z zalet niektórych struktur biznesowych. Potrzebujesz fachowej porady i doświadczonego księgowego, aby zmaksymalizować przychody i zminimalizować podatki.
Słaba komunikacja
Słaba komunikacja między Tobą a Twoją księgową może skutkować poważnymi błędami w twoich rejestrach, składaniem raportów i skutkować wszystkim, od niemożliwego do pogodzenia stwierdzeń z niedokładnymi kluczowymi danymi finansowymi.
Łatwo jest zapomnieć, że zapłaciłeś komuś bonus w gotówce lub dałeś rabat gotówkowy, chyba że zapiszesz tę informację i przekażesz ją księgowemu.
Technologia nie zapobiega błędom księgowym ze względu na powiedzenie biznesowe "wyrzucaj śmieci, wyrzucaj śmieci". Osoba, która wprowadza numery rozliczeniowe w aplikacjach oprogramowania i technologii, musi je poprawnie przesłać i wprowadzić we właściwe miejsce we właściwym czasie. Księgowy musi wiedzieć, kiedy złożyć dokumentację i jak interpretować fakty dotyczące aktywów, podatków i innych spraw.
Jeśli chcesz uzyskać największe zyski ze sprzedaży i wydatków, musisz skorzystać z usług doświadczonego księgowego lub działu księgowości, aby obsłużyć swoje książki we właściwy sposób, aby pomóc Ci uniknąć błędów, znaleźć oszczędności podatkowe i odkryć inne możliwości biznesowe w oparciu o Twoje finansowe obrazek. Upewnij się co najmniej, że istnieją odpowiednie procedury i procesy, dzięki którym komunikacja jest otwarta i produktywna.