Praktyczne porady dotyczące oprogramowania księgowego dla praktykujących adwokatów
Dobre praktyki rachunkowości są jednym z najważniejszych zadań administracyjnych, z jakimi spotykają się prawnicy w zarządzaniu swoimi praktykami prawnymi. Niezależnie od tego, czy jesteś jedynym praktykiem, masz małą praktykę prawną, czy jesteś partnerem w dużej firmie, masz takie same obowiązki księgowe jak wszyscy inni prawnicy. Chociaż złożoność zadań związanych z rachunkowością i księgowością może się zmieniać wraz z rozmiarem praktyki, podstawowe zasady rachunkowości pozostaną takie same.
W rzeczywistości będziesz zobowiązany do przestrzegania zasad i przepisów Twojego stanu dotyczących księgowania środków klientów. Ponieważ zasady te różnią się w zależności od stanu, powinieneś koniecznie zapoznać się z przepisami obowiązującymi w tym stanie. Jeśli jednak Ty lub Twoja firma prawnicza używa QuickBooks w swojej praktyce, poniższa wskazówka może pomóc w śledzeniu wszelkich zaawansowanych płatności lub środków zabezpieczających otrzymywanych od klientów.
Jak skonfigurować konto Retainer klienta
Niektóre państwa mogą zezwalać na ustalanie środków zabezpieczających klienta oddzielnie w zapisach księgowych, ale na środki, które mają zostać zdeponowane na rachunku bankowym prowadzonym przez firmę prawniczą. Inne stany wymagają korzystania z rachunków powierniczych, w których środki zabezpieczające klienta są nie tylko rozliczane osobno, ale utrzymywane na oddzielnym koncie bankowym z rachunku operacyjnego firmy używanego do codziennych wydatków biznesowych. Niektórzy prawnicy wprowadzili zasady American Bar Association.
Poniższych kroków można użyć, gdy klienci płacą opłaty z góry, a kiedy państwo pozwala na zdeponowanie środków na rachunku czekowym firmy prawniczej.
- Przejdź do menu listy .
- Wybierz plan kont .
- Kliknij przycisk Konto .
- Wybierz Nowy .
- Wybierz Inne typy kont .
- Wybierz inną bieżącą odpowiedzialność .
- Kliknij Kontynuuj .
- Zostanie wyświetlone okno Dodaj nowe konto .
- W polu Nazwa konta wpisz Ustalniki klienta .
- Kliknij Zapisz i zamknij, aby ukończyć proces.
Ponieważ nie otrzymają oni wynagrodzenia, rejestrujecie odpowiedzialność za te zaliczki; nie powinieneś rejestrować go jako dochodu, gdy otrzymujesz zabezpieczenie. Ustalający zostanie uznany za przychód, gdy wynagrodzenie zostanie naliczone, gdy klient będzie świadczył usługi prawne.
Jak zastosować Retainer do faktury
Po zapewnieniu klientowi usług prawnych można utworzyć fakturę i zastosować kwotę zabezpieczającą do faktury. Zabezpieczenie zostanie odjęte od kwoty, którą klient Ci zawdzięcza, a zabezpieczenie zostanie przeniesione z rachunku zobowiązań i rozpoznane jako przychód w tym czasie.
- Przejdź do strony głównej .
- Kliknij ikonę Utwórz faktury .
- Wybierz niestandardową fakturę kancelarii z listy.
- Kliknij strzałkę rozwijaną Klient: Praca i wybierz klienta z listy.
- Kliknij pierwszy wiersz w kolumnie Pozycja .
- Kliknij strzałkę w dół i wybierz element.
- Wpisz informacje rozliczeniowe.
- Na końcu pozycji faktury należy wprowadzić element ustalający (uwaga: należy użyć liczby równej -1 i stawki równej kwocie elementu ustalającego, który stosuje się do faktury).
- Kliknij Zapisz i zamknij, aby utworzyć fakturę.
Praktyczne porady
Jak wspomniano, firmy prawnicze podlegają ścisłym wymogom rachunkowości dla funduszy klientów. Wymagania te różnią się w zależności od stanu. Podczas gdy wszystkie stany wymagają od prawników korzystania z rachunków powierniczych do przechowywania środków klientów w określonych okolicznościach, musisz zapoznać się ze specyficznymi wymaganiami państw. Możesz być zobowiązany do trzymania swoich stałych pracowników na rachunku powierniczym twojej firmy, lub możesz być zobowiązany do rozliczania wyłącznie osób zatrzymanych oddzielnie w dokumentach księgowych twojej firmy. Różnica polega na tym, że w przypadku rachunków powierniczych należy ustanowić oddzielne etyczne postępowanie w zakresie obsługi funduszy klientów. Nieprzestrzeganie tych zasad i praktyk może skutkować sankcjami administracyjnymi, cywilnymi lub karnymi.