Jak robić listy płac w Kanadzie
Jak robić listy płac w Kanadzie
Jako kanadyjski pracodawca istnieje pięć kroków do prowadzenia listy płac:
1. Otwarcie i prowadzenie rachunku płacowego w Kanadyjskiej Agencji Revenue (CRA).
2. Gromadzenie wymaganych informacji od pracowników, takich jak numer ubezpieczenia społecznego (SIN) i wypełniony federalny i prowincjonalny formularz TD1.
3. Dokonywanie odpowiednich odliczeń kanadyjskich od wynagrodzeń płaconych przez pracowników za każdy okres rozliczeniowy.
4. Odliczenie tych potrąceń z tytułu płac, wraz z częścią składową pracodawcy z składek Kanadyjskiego Programu Emerytalnego (CPP) i składek na Ubezpieczenie na Życie (EI), zgodnie z wymaganiami Kanadyjskiej Agencji Skarbowej.
5. Zgłaszanie dochodu i odliczeń każdego pracownika na odpowiednim odcinku T4 lub T4A i składanie deklaracji informacyjnej w ostatnim dniu lutego następnego roku kalendarzowego.
Spójrzmy więc na szczegóły.
Krok 1) Otwórz i obsługuj konto płacowe w Canada Revenue Agency (CRA).
Będziesz potrzebować konta programu odliczeń CRA, aby odliczyć odliczenia od płac do Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego.
Jeśli masz już numer firmowy i wcześniej zarejestrowałeś się w innych kontach programu CRA (takich jak GST / HST), dodasz konto potrąceń z Payroll do istniejących kont programu.
Jeśli nie masz jeszcze numeru biznesowego , musisz go najpierw uzyskać, co możesz zrobić na kilka sposobów:
- zarejestruj się online, korzystając z usługi Business Registration Online (BRO)
- skontaktuj się z Canada Revenue Agency pod numerem telefonu 1-800-959-5525
- Formularz mailowy lub faksowy RC1, wniosek o numer firmowy do najbliższego biura obsługi podatkowej (TSO) lub centrum podatkowego (TC)
Po uzyskaniu numeru biznesowego można zarejestrować konta programów za pośrednictwem usługi Business Registration Online (BRO), w tym:
- odpisy z tytułu płac
- GST / HST
- podatku dochodowego od osób prawnych
- import -export
Krok 2) Zbierz wymagane informacje od pracowników, takie jak numer ubezpieczenia społecznego (SIN) i wypełniony federalny i prowincjonalny formularz TD1.
W ramach procesu rekrutacji powinieneś sprawdzić kartę SIN każdego nowego pracownika i zarejestrować imię i nazwisko pracownika oraz numer SIN dokładnie w takiej postaci, w jakiej pojawiają się na karcie. (Pamiętaj, aby zwracać uwagę na numery ubezpieczenia społecznego, które zaczynają się od numeru "9", gdy to robisz, ponieważ ten numer sygnalizuje osobę, której nie możesz zatrudnić, nie jest obywatelem Kanady lub stałym mieszkańcem i jest upoważniony do pracy tylko dla konkretnego pracodawcy z ważnym zezwoleniem na pracę wydanym przez Citizenship and Immigration Canada.)
Powinieneś już mieć nowego pracownika, który wypełni odpowiedni federalny i prowincjonalny formularz TD1, zwrot podatku od osób fizycznych, który określa, ile podatku należy odjąć od dochodu z pracy osoby.
Krok 3) Dokonaj odpowiednich odliczeń od wynagrodzeń pracowników w każdym okresie rozliczeniowym.
Najpierw dodaj podlegające opodatkowaniu świadczenia pracownika.
Czy zapewniasz pracownikowi zakwaterowanie i wyżywienie, korzystanie z samochodu firmowego, parking lub niskoprocentową pożyczkę? Wszystko, co zapewnia pracownik inny niż pieniądze, może zostać uznane za świadczenie podlegające opodatkowaniu.
Jeśli wynagrodzenie pracownika wiąże się z podlegającymi opodatkowaniu świadczeniami, należy je dodać do dochodu pracownika za każdy okres rozliczeniowy przed dokonaniem potrąceń z wynagrodzenia, ponieważ całkowity dochód określa całkowitą kwotę podlegającą odliczeniu od źródła, a podlegający opodatkowaniu dodatek może podlegać opodatkowaniu. do składek CPP, składek EI i odliczeń podatku dochodowego, tak jak każdego innego dochodu.
Przewodnik po Kanadyjskim Urzędzie Skarbowym T4130, Przewodnik dla Pracodawców - Podatki i świadczenia podlegające opodatkowaniu, zawiera szczegółowe informacje na temat sposobu obliczania wartości tych świadczeń, a podlegające opodatkowaniu świadczenia podlegają GST / HST.
Następnie możesz dokonać odliczeń od kanadyjskich płac. Zasadniczo pracodawcy muszą dokonać następujących trzech odliczeń od programów rządowych z wynagrodzenia pracowników:
- Podatek dochodowy
- Kanadyjski plan emerytalny (CPP)
- Składki na ubezpieczenia pracownicze (EI).
Możesz mieć inne odliczenia od pracowników specyficzne dla Twojej organizacji, takie jak rozszerzone świadczenia zdrowotne, ubezpieczenia na życie, plany emerytalne itp.
1) Odliczenie podatku dochodowego
Aby dowiedzieć się, ile podatku dochodowego musisz odliczyć od wynagrodzenia pracowników, korzystasz z tabel wojewódzkich lub terytorialnych dla prowincji lub terytorium, na których pracownik zgłasza się do pracy. Najprościej to zrobić, korzystając z kalkulatora płac online od przychodni agencji Canada Revenue Agency, który obliczy wszystkie inne odliczenia, które musisz ponieść.
Jeśli jednak nie możesz skorzystać z kalkulatora płac online, wszystkie potrzebne tabele potrąceń z listy płac są dostępne na stronie płacowej agencji Canada Revenue Agency.
2) Odliczanie składek na plan emerytalny dla Kanady (CPP)
Zasadniczo, musisz odliczyć składki CPP, jeśli pracownik ma więcej niż 18 lat i mniej niż 70 lat, jest zatrudniony na emeryturze, nie jest niepełnosprawny i nie otrzymuje emerytury CPP lub QPP (Quebec Pension Plan).
Znajdziesz link do stawek składek CPP, tabeli maksymalnych i wyjątków oraz innych przydatnych informacji na temat składek CPP na tej stronie planu emerytalnego Kanady od Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego.
Jeśli jesteś pracodawcą w Quebecu
Należy pamiętać, że prowincja Quebec ma swój własny plan emerytalny, plan emerytalny Quebec (QPP), Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) i własny prowincjonalny podatek dochodowy -
"Pracodawcy zatrudnieni w Quebecu muszą odliczyć składki na QPP zamiast CPP, jeśli praca jest możliwa do uzyskania w ramach QPP Pracodawcy muszą odliczać zarówno za QPIP, jak i EI, jeśli zatrudnienie jest ubezpieczalne" Przewodnik dla Pracodawców T4001 - Odliczenia od wynagrodzeń i przekazy pieniężne (Canada Revenue Agency).
Odwiedź stronę Revenu Québec, aby uzyskać więcej informacji.
3) Odliczenie składek na ubezpieczenia pracownicze (EI)
Zwykle odliczasz składki EI od wynagrodzenia pracowników za każdego dolara podlegającego ubezpieczeniu zarobków do maksymalnego rocznego. Wkład EI pracodawcy wynosi 1,4-krotność zaliczki EI za każdego pracownika. Zauważ, że w przeciwieństwie do CPP, nie ma limitu wieku na odliczanie składek EI. Kiedy odliczenia EI pracownika osiągną roczną maksymalną kwotę, przestaniesz je odliczać.
Zapoznaj się z tabelą współczynników EI w kanadyjskiej agencji podatkowej, aby ustalić odliczenia EI za dany rok. Zauważ, że istnieje osobny wykres dla Quebecu, który ma inną strukturę stawek.
W 2017 r. Maksymalne roczne dochody podlegające ubezpieczeniu wynoszą 51 300 USD, a odliczenia od wynagrodzeń powinny być dokonywane po federalnej stawce 1,63% (1,27% w Quebecu) z maksymalną roczną składką pracowniczą składającą się w wysokości 836,19 USD (651,51 USD w Quebecu). Maksymalna roczna prowizja pracodawcy federalnego w 2017 roku to 1 170,67 USD (912,11 USD w Quebecu).
Podobnie jak w przypadku innych odliczeń od wynagrodzeń, możesz skorzystać z kalkulatora online odliczeń płacowych agencji Canada Revenue Agency, aby obliczyć kwotę ubezpieczenia pracowniczego, którą musisz odliczyć w dowolnym okresie rozliczeniowym.
Możesz także skorzystać z tabel dostarczonych przez Canada Revenue Agency, Guide T4302, Tabele potrącenia z płac i Przewodnik T4008, Tabele uzupełniające listy płac lub obliczyć je ręcznie przy użyciu tej metody.
Niektóre świadczenia i płatności, które dajesz pracownikom, nie podlegają ubezpieczeniu pracowniczemu; zobacz tę listę kanadyjskich agencji skarbowych.
Jako pracodawca kanadyjski mogą występować szczególne sytuacje, które wpływają na twoje odliczenia EI; informacje na stronie Ubezpieczenia na temat zatrudnienia w Kanadzie można znaleźć na takich tematach jak zatrudnienie poza Kanadą, specjalne płatności i zatrudnienie członka rodziny.
Krok 4) Zrezygnuj z odliczeń płac pracowniczych, wraz z składkami pracodawcy, do Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego.
Zwykle Kanadyjska Agencja Podatkowa przesyła ci formularz przelewu w mailu za każdym razem, gdy należy dokonać przelewu z potrąceniem wypłaty. Jednakże, jako nowy kanadyjski pracodawca, nie będziesz mieć formularza przelewu za pierwszą wpłatę, więc będziesz musiał wysłać czek lub przekaz pieniężny należny Generatorowi Odbiorcy z numerem Biznesowym (BN) wydrukowanym na odwrocie do odpowiednie centrum podatkowe.
Za pomocą tego czeku lub przekazu pieniężnego musisz dołączyć list, który stwierdza:
- że jesteś nowym płatnikiem,
- okres, który obejmuje twój przekaz,
- Twoja pełna nazwa pracodawcy, adres i firmowy numer telefonu; i
- Twój numer firmowy.
Nowi pracodawcy są klasyfikowani przez CRA jako regularni płatnicy, co oznacza, że musicie przekazać swoje potrącenia, aby Kanadyjska Agencja Skarbowa otrzymała je do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania odliczeń. Później, po ustaleniu historii przelewów, możesz zostać przeklasyfikowany jako płatnik kwartalny lub przyspieszony, i musisz wypełnić mniej dokumentów.
Więcej informacji na temat przelewów, w tym sposobów poprawiania błędów w rozliczaniu płac, można znaleźć na stronie Odliczanie list płac CRA.
Krok 5) Wypełnij wszystkie odcinki T4 i informacje zwrotne.
Wreszcie, jako pracodawca, każdego roku musisz wypełnić formularz T4 Slip dla każdego pracownika i wypełnić formularz podsumowania T4.
Należy złożyć wniosek o zwrot T4 i przekazać pracownikowi wydruki T4 przed ostatnim dniem lutego następującego po roku kalendarzowym, do którego odnosi się zwrot informacji.
T4 Slips mogą być wypełniane elektronicznie za pomocą aplikacji T4 Web Forms agencji Canada Revenue Agency (która umożliwia przesłanie od jednego do sześciu oryginalnych lub zmienionych odcinków T4) lub wypełnionych online za pomocą formularza T4 wypełnialnego PDF.
Więcej informacji na temat odcinków T4 znajduje się na stronie T4 - Informacje dla pracodawców agencji ratingowej.
Formularz podsumowania T4 może również zostać wypełniony i złożony elektronicznie. Możesz również złożyć go w formie papierowej. W takim przypadku będziesz musiał przesłać oryginalne podsumowanie i powiązane dokumenty T4 do Ottawa Technology Center. Znajdziesz tam link do tego adresu i do linii po linii, aby wypełnić formularz podsumowania T4, klikając link na początku tego akapitu.
Więcej informacji na temat Running Payroll w Kanadzie
Wszystkie twoje dokumenty handlowe , w tym twoje dane dotyczące listy płac, muszą być przechowywane w twoim miejscu pracy lub w twoim miejscu zamieszkania w Kanadzie, chyba że Kanadyjski Urząd Skarbowy dał ci pozwolenie na zatrzymanie ich gdzie indziej.
Należy również pamiętać, że zapisy handlowe i dokumenty uzupełniające "wymagane do określenia obowiązków podatkowych i uprawnień" muszą być przechowywane przez okres sześciu lat.
Nieprzestrzeganie kanadyjskich wymagań płacowych
Kary za nieprzestrzeganie wymogów płacowych w Kanadzie wynoszą od 1000 do 25 000 USD, kara pozbawienia wolności do 12 miesięcy lub kombinacja obu. Strona "Kary pieniężne" zawiera szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych przestępstw i zaniedbań, które nie pozwalają na późniejsze odliczenie odpowiednich wypłat z tytułu wypełniania formularzy informacyjnych.
Więcej listy płac w Kanadzie Zasoby
Canada Revenue Agency ma wiele zasobów związanych z listą płac. Oprócz wspomnianych wyżej zasobów CRA, Przewodniki dla Pracodawców mogą być szczególnie przydatne:
- T4001: Przewodnik dla pracodawców - Odliczenia i przekazy pieniężne
- T4130: Poradnik dla pracodawców - podlegające opodatkowaniu świadczenia i świadczenia
Zobacz też:
Proces zatrudniania: Jak zatrudniać pracowników w Kanadzie
Kroki do rozpoczęcia działalności w Kanadzie
7 sposobów na ułatwienie rekrutacji pracowników