Dokumenty firmowe to te zapisy, które amerykańska korporacja musi zachować, aby pokazać, że funkcjonuje w sposób wymagany przez Internal Revenue Service i prawa państwa, w którym firma jest zarejestrowana (utworzona jako jednostka gospodarcza).
Dlaczego zapisy korporacyjne są konieczne?
Dokumenty korporacyjne są potrzebne, aby wykazać, że korporacja działa prawidłowo zgodnie z wymogami Urzędu Skarbowego, aby pokazać, że korporacja jest oddzielnym podmiotem i utrzymać ochronę korporacyjną przed odpowiedzialnością.
Co to jest Corporate Records Book?
Niektóre korporacje mają "księgę" korporacyjną, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty. W innych przypadkach zapisy korporacyjne są przechowywane online lub w szafce na pliki. Zapisy powinny znajdować się w jednym miejscu i dostępne, jeśli Internal Revenue Service przeprowadzi audyt twojej firmy.
Możesz także przechowywać swoje dane firmowe "w chmurze", ale te zapisy mogą zawierać informacje poufne i zastrzeżone procesy, więc upewnij się, że serwer jest bezpieczny. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, ma świetny artykuł na temat zarządzania dokumentami, który może ci pomóc w tym projekcie.
W jaki sposób tworzone są zapisy korporacyjne? Kto prowadzi korporacyjne zapisy?
Dane firmowe są generowane przez zarząd firmy. Tablica tworzy dokumenty, takie jak akt założycielski firmy i roczne sprawozdania. Plansza tworzy także i edytuje dokumenty, takie jak wnioski i protokoły podczas posiedzeń zarządu.
Sekretarz firmy zazwyczaj wyznacza wszystkie dokumenty korporacyjne. Oczywiście wszystkie zapisy muszą być podpisane, a wszelkie podejmowane działania muszą posiadać dokumentację. Jeśli korporacja ma akcje w magazynie, sekretarz firmy (zwykle biuro tej osoby) śledzi zapisy własności akcji.
Sekretarz firmy również wzywa na każdym posiedzeniu rady, odnotowując, którzy członkowie zarządu są obecni i nieobecni.
Prowadzenie rejestru wyników Zarządu
Zarządy firm zatwierdzają ogólne polityki i rezolucje (decyzje) i nie angażują się w codzienne podejmowanie decyzji biznesowych. Jedną z najważniejszych czynności zarządu korporacyjnego jest podejmowanie uchwał. Rezolucje to w zasadzie dokumenty, które rejestrują decyzje zarządu. Uchwały korporacyjne mogą być podejmowane w wielu kwestiach, w tym:
- Zapisy najważniejszych transakcji korporacji
- Zatwierdzenie umów
- Dokumentacja sprzedaży lub zakupu nieruchomości (grunty i budynki)
- Zatrudnianie lub zwolnienia z dużej liczby pracowników
- Rozszerzenie na nowy rynek lub nową lokalizację
Wszystkie te decyzje i nie tylko muszą być rejestrowane.
Jakie inne zapisy powinny być dołączone?
- Twój statut i wszelkie artykuły zmieniające ten dokument. Artykuły te są wypełniane twoim stanem, ale nadal potrzebujesz kopii oryginału i wszystkich zmian.
- Regulamin korporacyjny . Regulamin to główne zasady rządzące pracą rady dyrektorów korporacyjnych. Regulamin zawiera obowiązki oficera korporacyjnego , informacje o dorocznym zebraniu oraz sposób, w jaki zarząd ustala politykę i głosy.
- Protokoły z wszystkich spotkań akcjonariuszy i dyrektorów, w tym zebranie roczne
- Raporty roczne
- Rejestry zapasów do śledzenia transakcji na akcjach i własności akcji.
- Uchwały korporacyjne i podatkowe
- Zatrudnianie i decyzje dotyczące mianowania
- Rezolucje dyrektora ds. Konfliktów interesów
- Rezolucje w sprawie pożyczek dla i przez korporację
- Rezolucje w sprawie świadczeń pracowniczych i planów emerytalnych
- Rezolucje w sprawie wypłaty dywidendy
Przestrzegaj prawa stanowego w tworzeniu zarządu i prowadzeniu ewidencji
Tworząc swoją korporację, musisz sprawdzić w swoim stanie, aby upewnić się, że przestrzegasz państwowych wytycznych dotyczących organizacji i prowadzenia firmy. Wszystkie stany mają określone regulacje dotyczące korporacji. Skontaktuj się z sekretarzem stanu w twoim stanie lub z adwokatem, aby uzyskać więcej informacji.
Powrót do listy kontrolnej rozruchu korporacji