Płatności na rzecz osób niebędących pracownikami należy zgłaszać do urzędu skarbowego, ale zwykle nie jest wymagane potrącanie podatku dochodowego dla tych płatności. Ale w niektórych przypadkach wymagane jest wstrzymanie wykonywania kopii zapasowych. Jeśli musisz wziąć kopię zapasową od osób niebędących pracownikami, musisz zgłosić płatności i potrącenia u źródła.
Formularz IRS 945 służy do raportowania o federalnych podatkach dochodowych pobieranych od osób niebędących pracownikami, w szczególności o wstrzymaniu poboru. Najpierw przedstawię podstawy do wyjaśnienia, kiedy konieczne jest wypełnienie formularza 945, a następnie pokażę, jak wypełnić ten formularz oraz w jaki sposób, kiedy i gdzie i kiedy go wysłać.
Wstrzymywanie się od rodzajów zarobków
IRS wymaga, abyś zatrzymał podatki dochodowe od dochodów pracowników, ale są też inne rodzaje płatności, które Twoja firma może wymagać, aby wstrzymać podatki dochodowe i zgłosić te podatki do IRS. IRS nazywa te "nieopłacalne potrącanie podatku dochodowego".
Rodzaje płatności wymagających potrącenia u źródła obejmują:
- Pensjonaty
- Wygrane w grach i zyski z gier indyjskich, oraz
- Płatności podlegające zaliczkom na podatek .
Wstrzymanie tych płatności jest zgłaszane na formularzu IRS 945 : Roczny zwrot wstrzymanego federalnego podatku dochodowego
Zapłacanie podatku u źródła dla osób niebędących pracownikami - wstęp
Po pierwsze, wyjaśnienie federalnych podatków dochodowych dla osób niebędących pracownikami.
Te osoby są opłacane przez Twoją firmę za usługi, które wykonują jako niezależni wykonawcy. Ponieważ nie są pracownikami, nie musisz odkładać federalnych podatków dochodowych od kwot, które im płacisz.
Ale musisz dostarczyć tym osobom formularz 1099-MISC w styczniu, po roku, w którym pracowali dla ciebie.
(Model 1099-MISC jest podobny do W-2 dla pracowników.) Aby przygotować 1099-MISC, musisz uzyskać federalny numer identyfikacji podatkowej. Aby uzyskać ten numer, musisz poprosić tę osobę o wypełnienie formularza W-9 z numerem identyfikacji podatkowej.
Ale co, jeśli nie ma numeru identyfikacyjnego podatnika lub jest on nieprawidłowy? Następnie, IRS mówi, że musisz potrącać podatki z płatności, które dokonujesz na rzecz tej osoby w ciągu roku, stosując proces zwany wstrzymaniem pobrania. Stopa wstrzymania wynosi obecnie 28%.
Nie musisz uruchamiać wstrzymania kopii zapasowej, dopóki nie otrzymasz powiadomienia przez IRS.
Oto przykład, jak działa wstrzymanie poboru i formularz 945:
W ubiegłym roku miałeś niezależnego projektanta stron internetowych, pracującego dla Ciebie jako niezależny kontrahent . Kiedy zaczęła, poprosiłeś o formularz W-9, ale nigdy go nie otrzymałeś.
Po tym, jak IRS wysłał Ci powiadomienie, że należy wykonać kopię zapasową wstrzymanych płatności.
Co robić:
1: Powiadom pracownika, że potrącenie podatku dochodowego z płatności.
2: Przetwarzaj płatności dla tego pracownika, aby uwzględnić potrącenie z kopii zapasowej w obecnym tempie, 28 procent.
3. Uwzględnij informacje o potrąceniach u źródła na odcinku płatności osoby.
4: Zdeponuj zapasowe kwoty potrąceń (patrz poniżej). Nie musisz wstrzymywać podatków z tytułu ubezpieczeń społecznych ani podatków od Medicare z tych płatności.
5. Dokonuj okresowych płatności kwoty potrącanej do IRS.
6. Podaruj osobie formularz 1099-MISC w styczniu następnego roku. Model 1099-MISC będzie zawierał całkowitą kwotę potrąceń z pobranej kopii zapasowej za rok.
7. Podaj całkowity pobór u źródła dla wszystkich nie-pracowników na formularzu 945 do 31 stycznia następnego roku.
Wypełniając formularz 945
Formularz 945 jest roczną stopą zwrotu, pokazującą wszystkie federalne podatki dochodowe, które zostały pobrane zgodnie z wymogami dotyczącymi wstrzymania poboru dla wszystkich nie-pracowników / freelancerów.
Informacje, które należy zgłosić na formularzu 945, obejmują:
- Cały federalny podatek dochodowy potrącany od wszystkich osób podlegających obowiązkowi potrącenia u źródła.
- Łączne potrącenie z tytułu wykonywania kopii zapasowych obliczone na całkowitą płacę dla wszystkich osób 28%. (Jest to stopa poboru rezerwowego, kwota, którą musisz zapłacić IRS).
- Wpłaty ogółem dokonane w ciągu roku.
- Saldo należne lub nadpłata.
Jeśli w ciągu roku zapłacisz ponad 2500 USD w postaci potrąceń z rezerwy, musisz podzielić tę sumę, aby pokazać miesięczne zobowiązanie podatkowe (tj. Łączne kwoty zapłacone w ciągu 28%).
Kiedy należy złożyć formularz 945 i wykonać rezerwowe płatności wstrzymane
Formularz 945 jest składany do urzędu skarbowego w tym samym czasie, gdy składasz formularze W-2 i formularze 1099-MISC - do 31 stycznia następnego roku. Zobacz ten artykuł dla konkretnych dat raportowania dla bieżącego roku podatkowego.
Rezerwowe płatności potrącane są dokonywane w tym samym czasie, co potrącanie u źródła dla pracowników, z zastosowaniem zasad określania, czy dokonywać depozytów co pół tygodnia, czy co miesiąc.
Jeśli wysyłasz formularz 945 pocztą, miejsce, w którym je wysłałeś, zależy od tego, czy dokonujesz płatności. Zobacz wykres w Instrukcji dla formularza 945, aby wybrać właściwy adres.
Wysłanie formularza 945 i wstrzymanie płatności za pobraniem do IRS
Możesz wypełnić formularz 945 za pomocą IRS, korzystając z systemu e-file.
Możesz dokonać kopii zapasowej zaliczek na płatności do IRS elektronicznie za pomocą systemu EFTPS. IRS ma również inne możliwości płacenia tych podatków; zobacz ten artykuł na temat płatności.
Jeśli korzystasz z oprogramowania do przygotowania podatku lub usług doradcy podatkowego, możesz złożyć formularz 945 i dokonać wpłaty zaliczek na podatek u źródła.
Więcej informacji o wstrzymywaniu kopii zapasowych i formularzu 945
- Więcej informacji można znaleźć w Instrukcji dla formularza 945 .
- IRS Tax Topic 307: Wstrzymywanie poboru
- Publikacja IRS 1281: Potrącenie u źródła za brakujące i nieprawidłowe nazwy / NIP