Członkowie zarządu nie mogą pozwolić, aby ich osobiste interesy kolidowały z decyzjami, które podejmują jako dyrektorzy. Tak więc prawie wszystkie korporacje mają zasady dotyczące konfliktu interesów i oświadczenia, które wymagają podpisu dyrektorów.
Czym jest konflikt interesów?
Kilka przykładów sytuacji, które mogą powodować konflikt interesów członka zarządu firmy:
- Jeśli członek zarządu ma interes w interesie zewnętrznym w firmie, która konkuruje z firmą, w której jest członkiem zarządu
- Jeśli członek zarządu ma dostęp do decyzji, które mogą wpłynąć na cenę akcji spółki
- Jeśli członek zarządu ma wiedzę na temat zbliżającego się połączenia lub nabycia spółki lub sprzedaży.
- Jeśli członek zarządu pozostaje w osobistej relacji z pracownikiem firmy.
Zauważ, że przestępstwo może być lub może nie być przestępstwem. Zwykle tylko pojawienie się niewłaściwego zachowania lub konfliktu interesów powoduje problemy.
Kiedy należy przygotować politykę dotyczącą konfliktu interesów
Polityka konfliktu interesów powinna być przygotowana przez adwokata korporacji i podpisana przez wszystkich członków zarządu na pierwszym (organizacyjnym) posiedzeniu zarządu, lub gdy dołączą oni do rady.
Żadnemu członkowi zarządu nie wolno zezwalać na obsługę bez podpisania tej zasady.
Obowiązki członków zarządu
Polityka dotycząca konfliktu interesów powinna określać obowiązki członków zarządu:
- Obowiązki powiernicze, w sprawach finansowych i prawnych. Sprawy powiernicze pociągają za sobą odpowiedzialność w zakresie dbałości o interesy gospodarcze. Ta odpowiedzialność powiernicza obejmuje wszystkie inne obowiązki zarządu.
- Obowiązek lojalności, stawiający obowiązki zarządu ponad innymi zewnętrznymi interesami
- Obowiązek poufności, zachowanie poufności transakcji i informacji z posiedzeń zarządu i firmy.
Poza zainteresowaniami
Zasady dotyczące konfliktu interesów wymagają od członków zarządu ujawniania interesów zewnętrznych sprzecznych z interesami spółki. Te potencjalne konflikty interesów obejmują związki lub obowiązki (osobiste, finansowe i inne). Ta zasada umożliwia członkom zarządu utrzymywanie dyrektora od udziału w dyskusji, raportowaniu lub głosowaniu w sprawie. Członek może również wycofać się (usprawiedliwić) samemu z tego problemu.
Kontynuacja konfliktu interesów
Jeżeli konflikt interesów jest znaczący, trwały i nie do pogodzenia, a jeśli przeszkadza osobie fizycznej w wypełnianiu obowiązków na stanowisku, polityka przeciwdziałania konfliktowi interesów daje organizacji prawo do usunięcia tej osoby ze stanowiska.
Typowa polityka dotycząca konfliktu interesów
Polityka dotycząca konfliktu interesów dla rady dyrektorów może obejmować:
- Definicje, takie jak "zainteresowana osoba" i "interes finansowy"
- Omówienie obowiązku ujawnienia i ustalenia, czy istnieje konflikt interesów
- Procedury rozwiązywania konfliktu interesów przez osobę lub zarząd
- Co się stanie, jeśli zarząd stwierdzi lub ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia konfliktu interesów
- Omówienie rekompensaty dyrektora z organizacji i jej wpływu na funkcję zarządu
- Wymóg corocznego przeglądu polityki dotyczącej konfliktu interesów, ujawniania interesów zewnętrznych i ponownego podpisywania polisy.
Podpisane zasady dotyczące konfliktu interesów dla każdego członka zarządu są częścią dokumentacji korporacyjnej i muszą być przechowywane w książce lub pliku ewidencji korporacyjnej .