Zanim będziemy mogli przedyskutować, jak odliczyć materiały biurowe i wydatki biurowe, musimy najpierw przyjrzeć się tym dwóm warunkom i tam, gdzie kategorie te są uwzględnione w deklaracji podatkowej.
Nie ma znaczenia, czy koszty biurowe pokrywa się z dostawami czy wydatkami. Większość dostaw jest uwzględniona w zwykłych wydatkach biznesowych, natomiast wydatki biurowe są wymienione osobno.
Niektóre wydatki biurowe faktycznie stają się sprzętem biznesowym, a są one klasyfikowane jako aktywa i amortyzowane przez pewien okres.
Uwzględniono informacje o nowych procedurach IRS dotyczących wydatkowania niewielkich zasobów biurowych, takich jak oprogramowanie, zamiast konieczności amortyzacji tych aktywów.
Artykuły biurowe są namacalnymi, tradycyjnymi artykułami biurowymi, takimi jak długopisy, zszywacze, spinacze do papieru, napędy pamięci USB i wkłady atramentowe do drukarek. IRS obejmuje także opłaty pocztowe za artykuły biurowe, ale duże ilości przesyłek pocztowych za produkty wysyłkowe są klasyfikowane w różny sposób (patrz poniżej). W tej kategorii można również umieścić niewielkie meble (poniżej 2500 USD), takie jak używane biurko lub regał na książki.
Niektóre materiały wysyłkowe nie są uważane za część materiałów biurowych. Wszelkie dostawy i opłaty pocztowe za wysyłkę produktów, które sprzedajesz, powinny być śledzone jako część kosztu sprzedanych towarów. Kalkulacja kosztów sprzedanych towarów jest odrębna od wykazu kosztów działalności.
Wydatki biurowe to inne wydatki związane z prowadzeniem biura, w tym usługi strony internetowej, opłaty za hosting, nazwy domen, miesięczne koszty aplikacji (np. Dropbox). oprogramowanie internetowe, takie jak produkty QuickBooks, opłaty za konta handlowe oraz większość oprogramowania i sprzętu. Możesz również umieścić wydatki na telefon komórkowy w kosztach biurowych (lub narzędziach).
Niektóre z tych wydatków mogą być wymienione nieruchomości i będziesz musiał zachować dobre zapisy, aby oddzielić biznesu i osobistego użytku, takich jak laptopy i tablety.
Artykuły i wydatki biurowe - co możesz odjąć
Możesz odliczyć koszt materiałów biurowych i materiałów zużytych w ciągu roku. Możesz także odliczyć koszt znaczków pocztowych i opłaty pocztowe oraz opłaty pocztowe używane w licznikach przesyłek pocztowych w ciągu roku.
Odliczanie i deprecjonowanie wydatków biura - nowe zasady IRS
Kiedyś wszystkie aktywa firmy (przedmioty używane przez ponad rok), które kosztowały ponad 500 USD, musiały być amortyzowane przez cały okres użytkowania aktywów. Teraz firma THEIRS ma nową, prostszą metodę przyjmowania mniejszych kosztów jako wydatków zamiast ich amortyzacji.
Obowiązuje od 2016 roku jako aktywa firmy wydatkowej (w tym aktywa biurowe), które kosztują 2500 USD lub mniej. Obejmuje to oprogramowanie i pakiety oprogramowania, laptopy, tablety, smartfony i inne mniejsze urządzenia elektroniczne. Koszt, który możesz ponieść, obejmuje koszt nabycia przedmiotu.
Powiedzmy, że potrzebujesz Adobe Acrobat X Professional do swojej pracy. Koszt tego produktu wynosi zwykle ponad 500 USD. Przed wprowadzeniem nowej reguły IRS musielibyśmy obniżyć koszty.
Teraz, ponieważ maksymalna kwota do wydania to 2500 USD, możesz wydać przedmiot w ciągu jednego roku.
Jeśli jakiekolwiek materiały biurowe, wydatki lub sprzęt kosztują ponad 2500 USD, stają się one aktywami podlegającymi amortyzacji i należy je amortyzować. Będziesz musiał porozmawiać z doradcą podatkowym na temat zapisów, które musisz zachować i uzyskać pomoc w obliczaniu amortyzacji, ponieważ każdy zasób ma inny okres użytkowania.
Materiały i materiały używane do produkcji lub wysyłki produktów
Uważaj, aby odróżnić materiały biurowe i sprzęt używany ogólnie w firmie do obsługi biura w porównaniu z materiałami i materiałami używanymi do produkcji produktów. Materiały i materiały używane do produkcji produktów są wliczone w koszt sprzedanych towarów.
W ten sam sposób nie można odliczyć wysyłki i wysyłki produktów sprzedanych; są one uważane za część kosztu własnego sprzedaży.
Artykuły biurowe i sprzęt biurowy w kosztach uruchomienia
Jeśli zajmujesz się zaopatrzeniem w materiały biurowe i zakupem sprzętu biurowego, komputerów i oprogramowania w ramach rozpoczęcia działalności gospodarczej, będziesz musiał zachować te koszty oddzielnie. Może być wymagane rozłożenie kosztów uruchamiania na kilka lat. Przechowuj listę kosztów i omawiaj je ze swoim specjalistą ds. Podatków.
Inne ograniczenia dotyczące wydatkowania materiałów biurowych i sprzętu biurowego
Możesz odliczyć jedynie koszty materiałów i materiałów zużytych w bieżącym roku. Innymi słowy, nie można po prostu kupić dużej ilości papieru do kopiowania pod koniec roku i uznać, że jest to wydatek w tym roku, ponieważ nie ma możliwości, aby można było go wykorzystać w ciągu całego roku. Skontaktuj się ze swoim doradcą podatkowym, aby dowiedzieć się, jak określić kwotę na ten wydatek
Gdzie pokazać materiały biurowe i wydatki biurowe na zwrot podatku dla Twojej firmy
W przypadku właścicieli jednoosobowych i jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością należy przedstawić materiały biurowe w kategorii "materiały biurowe" w wykazie C w wierszu 22. Można uwzględnić wydatki biurowe (w tym wydatki uwzględnione w nowej regule) w tej kategorii lub można oddzielić wydatki biurowe i włączyć je do "innych wydatków" w wierszu 27a. W przypadku "innych wydatków" musisz wymienić różne kategorie w części V twojego harmonogramu C, podając sumę do linii 27a.
W przypadku spółek osobowych i korporacji z wieloma spółkami, należy wykazać te wydatki w sekcji "Inne potrącenia" formularza 1065 (wiersz 20). Musisz załączyć oddzielne wyciągi z rozbiciem różnych potrąceń zawartych w tym elemencie zamówienia.
W przypadku korporacji należy wykazać te wydatki w sekcji "Inne potrącenia" w formularzu 1120. Najpierw należy dołączyć oświadczenie zawierające wykaz potrąceń, a następnie podać sumę w pozycji "Inne potrącenia", wiersz 26.
Bottom Line Easy:
Jeśli chcesz zachować prostotę zeznań podatkowych, wszystkie materiały biurowe i wydatki biurowe razem, jako materiały biurowe. Oddziel jednak droższe produkty o wartości powyżej 2500 USD i porozmawiaj z doradcą podatkowym na temat amortyzacji tych pozycji.