Rób to, co robisz najlepiej, i zatrudniaj resztę
Praca z Elance Online - platformą internetową, która pomaga małym firmom w outsourcingu prawie każdego rodzaju projektu - rozmawialiśmy z dziesiątkami kupców, którzy z sukcesem zlecili realizację projektów tak różnorodnych, jak wsparcie administracyjne, strategia biznesowa , projektowanie graficzne, projektowanie i tworzenie stron internetowych, pisanie, a nawet tworzenie oprogramowania.
Rozmawiając z kupcami, którzy opanowali sztukę skutecznego zarządzania zewnętrznymi dostawcami usług, te same motywy pojawiają się w kółko. Przekazaliśmy ich rady następującym "10 najlepszym praktykom" do współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług. Przestrzeganie tych zaleceń może pomóc w jak najlepszym wykorzystaniu relacji z zewnętrznymi dostawcami lub wykonawcami - niezależnie od tego, czy korzystasz z sieci w celu znalezienia dostawców usług, czy też żądasz i oceniasz oferty od dostawców w sposób "staroświecki".
Jasno określ zakres i harmonogram swojego projektu
Może się to wydawać oczywiste, ale każdy udany outsourcing projektu zawsze zaczyna się od wyraźnego stwierdzenia, co masz nadzieję osiągnąć. Określ swoje wymagania projektowe z góry. Dostawcy usług potrzebują dokładnych, kompletnych informacji, aby przedstawić Państwu realistyczne propozycje i podać Państwu rozsądną cenę. Określ konkretne produkty, które spodziewasz się dostarczyć od dostawcy.
Podaj sprzedawcom jak najwięcej informacji na temat tego, co jest potrzebne i sposobu, w jaki potrzebujesz wykonanej pracy. Należy również jasno i realistycznie określać wymagania dotyczące harmonogramu - harmonogramy projektów mogą mieć ogromny wpływ na koszty projektu.
Oceń dostawcę usług, tak jakbyś zatrudniał pełnoetatowego pracownika
Kiedy oceniasz propozycje od usługodawców, nie bój się zadawać pytań.
Podobnie jak zatrudnianie pracownika pełnoetatowego, wybór dostawcy jest bardzo subiektywnym doświadczeniem. Sprawdź ich referencje i poproś o opinie innych klientów, którzy skorzystali z ich usług. Zaangażuj się w dialog - jeśli masz jakiekolwiek obawy co do konkretnych możliwości dostawcy, wyślij swoje uwagi. Nie poprzestawaj na tym i miej nadzieję na najlepsze.
Poszukaj odpowiedniego dopasowania do doświadczenia
Najlepiej, aby wybrany usługodawca miał konkretne doświadczenie w zakresie rodzaju projektu, który realizujesz. Nie chcesz być czyimś "świnką morską". Jest to szczególnie ważne przy zlecaniu złożonych projektów technicznych, takich jak tworzenie oprogramowania. Na przykład, jeśli szukasz kogoś, kto opracuje aplikację na iPhone'a, upewnij się, że zrealizował on komercyjne projekty na tej platformie dla innych zadowolonych klientów. Ta rada odnosi się również do innych rodzajów projektów. Jeśli potrzebujesz biznesplanu otwarcia sklepu, uzyskasz najlepsze wyniki, jeśli wynajęty konsultant ma sprawdzalne doświadczenie w sektorze detalicznym.
Nie wybieraj sprzedawcy na podstawie ceny
Choć może to być kuszące, nigdy nie wybieraj sprzedawcy opartego wyłącznie na cenie. Doświadczeni kupcy, którzy zlecili wiele projektów i ocenili setki propozycji, prawie zawsze zalecają odrzucenie najkorzystniejszej i najtańszej oferty.
Kupujący zgłaszają, że ich najbardziej udane projekty to takie, w których czuli, że sprzedawca zapewnia równowagę między wynikami o dobrej wartości a jakością.
5. Przejrzyj portfele i próbki
Sprawdź poprzednią pracę sprzedawcy ("portfolio") i upewnij się, że ich poprzednia praca spełnia Twoje oczekiwania dotyczące jakości i stylu. Jeśli oceniasz portfolio dostawcy, referencje i wcześniejsze doświadczenia i nadal nie jesteś pewien swoich możliwości, rozważ poproszenie ich o wykonanie szybkiej makiety lub dostarczenie podstawowego planu pracy. Dostawca usług, który naprawdę chce wygrać Twoją firmę, może przedstawić ci zgrubną koncepcję, dzięki czemu lepiej zrozumiesz ich podejście do rozwiązania problemu.
Ale nigdy nie przekraczaj granicy między prośbą o makietę a naleganiem, aby sprzedawca zapewniał ci ukończoną pracę "na spec". Żaden wykwalifikowany profesjonalista nie chce pracować za darmo.
6. Zacznij mały
Nawiązując współpracę z usługodawcą po raz pierwszy, zacznij od projektu, który jest stosunkowo mały i prosty w zakresie. Pozwoli ci to lepiej zrozumieć styl i możliwości dostawcy, zanim powierzysz im "projekt o znaczeniu krytycznym".
7. Powiązanie płatności z jasno określonymi kamieniami milowymi projektu
Tak jak powinieneś mieć jasność co do zakresu projektu, upewnij się, że zdefiniowałeś plan pracy dla swojego outsourcowanego projektu z jasno określonymi kamieniami milowymi. Po zaplanowanych punktach kontrolnych, w których sprawdzasz status projektu w miarę jego ukończenia, możesz łatwo sprawdzić, czy dotrzymałeś ostatecznego terminu i czy produkt końcowy spełnia Twoje wymagania. Zwiąż zapłatę sprzedawcy za te kamienie milowe.
Dobrą wskazówką dla projektów informatycznych i programistycznych jest zapłata nie więcej niż 20% do 30% całkowitej ceny projektu z góry, a reszta płatności przyznawana jest na podstawie ukończenia 3 lub 4 etapów.
8. Negocjuj prawo własności do pracy z góry
W przypadku dowolnego typu outsourcowanego projektu upewnij się, że masz pewność, kto jest właścicielem produktu wynikowego i jakie są ważne składniki tego produktu.
Upewnij się, że usługodawca rozumie, w jaki sposób zamierzasz korzystać z dostarczanych przez siebie produktów. Na przykład opracowanie niestandardowego oprogramowania do osobistego użytku znacznie różni się od opracowania aplikacji, którą zamierzasz spakować i odsprzedać.
9. Nie zapomnij o wsparciu po zakończeniu projektu
W przypadku projektów technologicznych warto podać klauzulę gwarancyjną lub pomocniczą, aby mieć pewność, że po zakończeniu projektu otrzymasz wsparcie od sprzedawcy. O wiele łatwiej jest negocjować klauzulę wsparcia, zanim usługodawca rozpocznie pracę, a nie po zakończeniu projektu. Nawet kreatywne lub biznesowe usługi mogą korzystać z klauzuli wsparcia. Załóżmy, że potrzebujesz pewnych zmian w planie biznesowym na podstawie opinii otrzymanych od potencjalnych inwestorów. A może okaże się, że potrzebujesz nowego, snazzy nowego logo dostarczonego w nowym formacie pliku. Określenie części darmowej pomocy lub wynegocjowanie obniżonych cen dla przyszłych modyfikacji może zaoszczędzić czas, pieniądze i bóle głowy w późniejszym czasie.
10. Zdobądź to na piśmie
W trakcie zlecenia usługi zakres projektu, wyniki, a nawet uzgodniona cena mogą ulec zmianie.
Upewnij się, że wyraźnie informujesz usługodawcę o wszelkich zmianach harmonogramu, zakresu lub płatności oraz otrzymujesz od nich potwierdzenie - na piśmie - że rozumieją i zgadzają się na zmiany. Podobnie zachowaj zapis wszelkich zmian umów żądanych przez usługodawcę i określ, czy akceptujesz lub odrzucasz te modyfikacje. Zapisz kopie każdej wymiany e-mailowej, którą posiadasz.
Możesz uzyskać dostęp do najwyższej klasy wiedzy w dowolnym momencie, bez konieczności zatrudniania pełnoetatowych pracowników. Koncentrując się na swoich kluczowych kompetencjach i zatrudnianiu ekspertów freelancerów na inne potrzeby, możesz konkurować z możliwościami dostarczania większych organizacji, zachowując swoją niezależność.