Właściciele firm często zajmują się prowadzeniem księgowości z wielu powodów, które obejmują strach przed przekazaniem wrażliwych informacji finansowych, chęć pełnej kontroli i utrzymywania niskich kosztów personelu. Te powody, choć z pewnością ważne dla startupów i mniejszych operacji, stają się coraz bardziej niepraktyczne w miarę rozwoju firmy. Niektórzy właściciele przekazują obowiązki w zakresie rachunkowości zaufanym członkom rodziny lub pracownikom, ale najlepiej prosperujący i doświadczony przedsiębiorca szybko się uczy, że księgowość i finanse są siłą napędową biznesu i zasługują na profesjonalne zarządzanie wykwalifikowanych specjalistów finansowych.
Trzy główne stanowiska menedżerów finansowych w większości firm to księgowy lub księgowy, kontroler i dyrektor finansowy lub dyrektor finansowy.
Jako właściciel firmy możesz samodzielnie wykonywać obowiązki związane z tymi stanowiskami lub przekazywać je pracownikowi lub zaufanemu współpracownikowi, ale wraz z dojrzewaniem działalności większość właścicieli odkrywa, że zatrudnianie specjalistów generuje solidne korzyści pod względem kosztów, a jednocześnie pozwala właścicielom skupić się na podstawach. problemy biznesowe. Wyniki zatrudniania specjalistów księgowości obejmują - ale nie są ograniczone do następujących korzyści biznesowych:
- Znalezienie oszczędności w procesie produkcyjnym, relacjach z dostawcami, operacjach biurowych i zarządzaniu pracownikami
- Oszczędność pieniędzy na podatkach
- Zarządzanie stale rosnącą ilością wewnętrznych dokumentów i zewnętrznych raportów
- Projektowanie siatki bezpieczeństwa finansowego poprzez ograniczanie ryzyka poprzez ochronę ubezpieczeniową, zarządzanie zapasami, dywersyfikację i oceny zagrożeń fiskalnych
- Planowanie rozszerzeń
- Obsługa płac
- Usprawnianie operacji i maksymalizacja zysków
- Unikanie mandatów, kar, niższych ratingów kredytowych i odsetek, które wynikają z braku terminów, nieprecyzyjnego naliczania płac, zapominania o opłacaniu rachunków i brakujących okazji biznesowych
W rzeczywistości większość firm oszczędza pieniądze, zatrudniając profesjonalny personel finansowy do zarządzania codziennymi operacjami biznesowymi.
Jednak w zależności od wielkości firmy, branży i innych czynników, może być potrzebna księgowa w niepełnym wymiarze godzin lub wymagający pełnego personelu finansowego, który obejmuje kontrolera i dyrektora finansowego. Decyzja o tym, jaki personel finansowy naprawdę potrzebuje, to złożona decyzja, która zależy od wielu czynników. Twoje potrzeby prawie na pewno się zmienią w miarę upływu czasu, a jeśli Twoja firma odniosą sukces, możesz przejść przez wszystkie te pozycje. W poniższych sekcjach opisano szczegółowo, co robi każdy profesjonalista i wyjaśnia, kiedy firma może potrzebować jednego lub więcej spośród tych specjalistów finansowych:
Niezbędne funkcje Bookkeeper
Większość księgowych pracuje reaktywnie, rejestrując to, co już zostało zrobione finansowo w firmie, z niewielkim lub żadnym wpływem na strategię biznesową. Księgowi pracują na zasadzie transakcji i rzadko podejmują decyzje dotyczące przyszłych transakcji biznesowych. Utalentowany księgowy może wyjaśnić twoje opcje, prowadzić rekordy i raporty aktualne, identyfikować rozbieżności w książkach i zalecać pomysły na oszczędności, ale ich głównym zadaniem jest kronikowanie biznesu i jego transakcji finansowych oraz kompilowanie raportów z tych informacji. Niektóre typowe codzienne zadania księgowego firmy obejmują:
- Rejestrowanie sprzedaży, wydatków, zobowiązań i należności
- Monitorowanie kosztów dostaw, wydatków biurowych, czynszu, mediów i innych kosztów stałych i zmiennych
- Zarządzanie płacami , potrąceniami podatkowymi, rachunkami podatku obrotowego, garniturami płacowymi i odliczeniami ubezpieczeniowymi
- Zapewnienie, że niezbędne formularze i dokumenty są wypełnione i bezpiecznie przechowywane
- Przygotowywanie dziennych, tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych i rocznych raportów dla kierownictwa, agencji rządowych, akcjonariuszy, pracowników i interesariuszy
- Płacenie rachunków na czas
- Badanie alternatywnych dostawców i porównywanie kosztów
- Identyfikacja obszarów problemowych, takich jak marnotrawstwo, niewłaściwe zarządzanie, oszustwa i kradzieże
- Śledzenie materiałów, materiałów eksploatacyjnych, zapasów i zasobów ludzkich
- Przygotowywanie podatków i dziennych, miesięcznych lub kwartalnych ulg podatkowych dla miasta, województwa, urzędów skarbowych, agencji pracy i ubezpieczeń
- Zarządzanie ubezpieczeniami biznesowymi i pracowniczymi oraz planami zdrowotnymi
- Ochrona danych firmy
- Uzyskiwanie szacunków oraz znajdowanie i płacenie za usługi i naprawę ludzi
- Sprawdzanie problemów związanych ze zgodnością
- Obsługa wewnętrznie kredytów konsumenckich i kredytów dla przedsiębiorstw zewnętrznym dostawcom i kredytodawcom
Wiedząc, kiedy wynająć księgowego
Większość właścicieli firm - szczególnie tych o duchu przedsiębiorczości - rozwija się w każdym aspekcie ich działalności, a rozliczanie stało się łatwiejsze dzięki intuicyjnemu oprogramowaniu, które jest dostępne. Właściciele firm mogą w całości zatrzymać książki, ale niekoniecznie jest to dobry pomysł, ponieważ firma rozwija się. Kiedy papierkowa robota zaczyna kompromitować zarządzanie czasem, satysfakcją z pracy lub wydajnością, czas rozważyć wynajęcie księgowego. Być może nie będziesz musiał zatrudnić pracownika na pełny etat, a nawet zlecić na zewnątrz całość lub część pracy księgowej, takiej jak płace. Wynajęcie księgowego ma sens, jeśli którykolwiek z poniższych warunków dotyczy Ciebie i Twojej firmy:
- Tak naprawdę nie rozumiesz rachunkowości, ale ufasz oprogramowaniu, które mówi ci wszystko, co musisz wiedzieć.
- Nie znasz kodów podatkowych i strategii unikania podatków.
- Twoja firma odnotowuje szybki wzrost w krótkim czasie.
- Inwestorzy, kredytodawcy lub akcjonariusze chcą profesjonalnie przygotowanych raportów.
- Wydajesz więcej czasu na robienie książek niż na generowanie sprzedaży lub nowych firm.
- Planujesz rozszerzyć działalność do innego regionu, branży lub linii produktów.
- Chcesz kupić, sprzedać lub wymienić aktywa.
- Zostałeś poinformowany, że twoje książki zostaną poddane audytowi.
Wynajęcie księgowego nie musi być bolesnym procesem, ponieważ możesz zacząć od zlecenia pracy firmie profesjonalnej księgowości. Jest to szczególnie skuteczna strategia, jeśli nie znasz rachunkowości, wynajmujesz księgowych lub sprawdzających księgowych lub kandydatów na stanowiska finansowe.
Kiedy rozważyć zatrudnienie kontrolera
Kontrolery, które czasami nazywane są kontrolerami, nadzorują księgowych, menedżerów podatkowych, menedżerów kredytów i innych pracowników księgowych, jednocześnie bezpośrednio składając raporty do dyrektora finansowego, dyrektora generalnego lub właściciela firmy. W mniejszych firmach kontroler może być jedynym Certified Public Accountant w firmie lub nadzorować zespół księgowych. Wielu z tych specjalistów zarządza swoimi obowiązkami przy pomocy urzędnika, księgowego lub asystenta administracyjnego.
Kontroler jest głównym księgowym firmy i ponosi odpowiedzialność za sporządzanie sprawozdań finansowych, planów biznesowych, budżetów, podatków, certyfikatów zgodności i specjalnych projektów, takich jak planowanie krótko- i długoterminowych strategii biznesowych, przejęcia przedsiębiorstw, sprzedaż aktywów, fuzje i zabezpieczenie finansowania lub inwestorów. Uważany za menedżera finansowego średniego szczebla, kontrolerzy zazwyczaj wykonują następujące obowiązki:
- Zarządzaj personelem finansowym.
- Podpisuje czeki i ponosi odpowiedzialność powierniczą za działalność firmy.
- Wyloguj się z powiązanych finansowo raportów i dokumentów.
- Ustanowienie zasad i procedur finansowych firmy.
- Twórz raporty do wewnętrznej recenzji.
- Obsługiwać polisy ubezpieczeniowe i zarządzania ryzykiem.
- Chroń zasoby firmy.
- Przygotuj, monitoruj i aktualizuj budżety.
- Przygotowanie włóczni do ofert publicznych.
- Doradzaj właścicielom i dyrektorom ds. Rynków finansowych, trendów i najlepszych praktyk.
- Opracuj proaktywne strategie podatkowe.
- Wybierz i administruj oprogramowaniem księgowym.
- Realizuj kolekcje.
- Zajmij się kwestiami związanymi z zasobami ludzkimi, takimi jak prowadzenie rejestrów pracowniczych.
- Kształcić pracowników na temat świadczeń pracowniczych i obowiązków biznesowych.
Znaki wskazujące Twoją firmę wymagają kontrolera
Im większy biznes rośnie, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz potrzebować czegoś więcej niż tylko księgowego. Jeśli masz akcjonariuszy lub zarząd, który składa się z osób, które nie są przyjaciółmi, bliskimi współpracownikami i rodziną, które wyznaczyłeś, zatrudnienie kontrolera to rozsądna praktyka biznesowa, która chroni Twoją firmę i aktywa. Ogólnie rzecz biorąc, kontroler koncentruje się na rachunkowości, podczas gdy dyrektor finansowy koncentruje się na finansowaniu strategicznym.
Wraz z rozwojem interesariuszy firmy, kontroler zapewnia taktyczne raportowanie dotyczące zarządzania i nadzoru personelu w kwestiach księgowych, podczas gdy dyrektor finansowy zajmuje się planowaniem finansowym i ponosi odpowiedzialność za administratora i zespół księgowy. Większość małych firm nie może sobie pozwolić na pełnoetatowy kontroler, ale wraz z rozwojem firmy nie można sobie pozwolić na działanie bez kontrolera, nawet jeśli pracuje on w niepełnym wymiarze godzin lub na zasadzie konsultacji.
Kiedy zatrudnić Chief Financial Officer
Dyrektorzy finansowi pracują poza ścisłymi granicami, biorąc udział we wszystkich decyzjach biznesowych i opowiadając się za najlepszymi finansowymi interesami organizacji. Jak każdy doświadczony przedsiębiorca lub właściciel firmy wie, ścisłe oceny finansowe są tylko jednym z udanych celów biznesowych firmy. Inicjatywy, które przynoszą wysokie zyski, mogą łatwo osłabić firmę wśród klientów, którzy nie lubią płacić wysokich cen za gorsze produkty lub lojalnych klientów, którzy przykładają większą wagę do celów firmy, zasad, zaangażowania w ochronę środowiska lub technik operacyjnych.
Najlepsi dyrektorzy finansowi oceniają nie tylko koszty prowadzenia działalności, ale także ryzyko i zagrożenia, które może wygenerować dowolne przedsiębiorstwo. Jako wysokiej rangi dyrektorzy korporacyjni, dyrektorzy finansowi współpracują z właścicielami, zarządami, kierownictwem wyższego szczebla i innymi kluczowymi interesariuszami i odgrywają kluczowe role w badaniach i rozwoju, nadzorze firmy, zgodności z przepisami i codziennych operacjach. Do innych obowiązków CFO należą:
- Sterowanie firmą poprzez fuzje, przejęcia, oferty publiczne oraz zmiany w strukturze i działalności biznesowej
- Zarządzanie dużymi ekspansjami biznesowymi na nowe rynki
- Opowiadać się za zdrowymi praktykami finansowymi w złożonych procesach decyzyjnych
- Zarządzanie zasobami i relacjami finansowymi z wieloma zainteresowanymi stronami
- Usprawnianie operacji
- Ocena i zarządzanie ryzykiem finansowym
- Planowanie krótko- i długoterminowych celów finansowych
- Interpretacja danych rynkowych z wielu wskaźników finansowych i trendów biznesowych
- Zrozumienie powodów, dla których rynki biznesowe działają w taki sam sposób
- Określanie sposobu inwestowania aktywów korporacyjnych
- Prognozowanie trendów rynkowych i sposobu, w jaki firma może je wykorzystać
Każda część firmy w dużym stopniu opiera się na połączonych zadaniach CFO: nadzorze administracyjnym, zarządzaniu finansami i planowaniu oraz prognozowaniu w kluczowych sprawach finansowych.
Stopniowe, bardziej wymagające potrzeby zarządzania finansami
Małe i średnie przedsiębiorstwa mają coraz większe potrzeby w zakresie księgowości i rachunkowości, ponieważ ich działalność rośnie. Właściciele lub wyznaczeni członkowie zespołu często obsługują rachunkowość małych i nowych firm za pomocą oprogramowania księgowego. Ostatecznie jednak większość firm stwierdza, że zatrudnianie profesjonalnych księgowych - zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin, w ramach firmy lub na zasadzie outsourcingu - zwalnia pracowników w zakresie podstawowych obowiązków służbowych i sprzyja większej dokładności, lepszej zgodności i lepszemu nadzorowi. Właściwa księgowa zapewnia, że raporty są składane na czas i pomaga firmom w identyfikacji strategii oszczędzania, oszustw, kradzieży i marnotrawstwa.
Wraz z rozwojem firmy i rosnącym zapotrzebowaniem na czas, możesz potrzebować personelu finansowego nadzorowanego przez kontrolera lub dyrektora finansowego w celu zarządzania coraz bardziej wyrafinowanymi finansami firmy. Twoje opcje obejmują zatrudnianie pełnoetatowych pracowników wewnętrznych lub outsourcing księgowości i zobowiązań finansowych do profesjonalnej obsługi księgowej. Obie opcje są równie ważnymi sposobami wzmocnienia siły finansowej twojego biznesu, ale wiele małych i średnich firm korzysta z zalet zatrudniania doradców, aby uniknąć wysokich kosztów zatrudniania profesjonalistów w pełnym wymiarze godzin.