Co musisz wiedzieć, aby uniknąć pomyłki klienta
Jest to równie frustrujące dla wytrawnych profesjonalistów, którzy mają do czynienia z klientami, którzy źle rozumieją oferowane usługi.
"Zarządzanie zdarzeniami" i "planowanie wydarzeń" są często wymieniane zamiennie, mimo że są to dwie bardzo różne rzeczy. Po prostu planowanie i zarządzanie nie są takie same. Podczas gdy zestawy umiejętności tych dwóch funkcji pokrywają się, są to dwie różne funkcje. Tworzy problemy dla tych, którzy mają do czynienia z klientami, którzy błędnie myślą, że potrzebują menedżera wydarzeń, kiedy to, czego potrzebują, to narzędzie do planowania wydarzeń. A dla tych klientów, którzy mają wrażenie, że wszyscy menedżerowie wydarzeń zajmują się również planowaniem wydarzeń. Wyjaśnijmy więc zamieszanie, ponieważ ważne jest, aby Ty i Twoi klienci mieliście takie samo zrozumienie.
Planowanie wydarzenia
Zacznijmy od planowania wydarzeń . Kluczowym słowem operatywnym tutaj jest planowanie . Wszystkie wydarzenia - od ślubnych pryszniców po uroczystości z okazji ważnych wydarzeń po wielkie spotkania firmowe - zaczynają się od pewnego rodzaju planu.
Wstępne dyskusje z klientami dotyczące pomysłów na wydarzenia, motywów, pożądanych dat i wytycznych budżetowych są częścią procesu planowania wydarzeń.
Planowanie wydarzeń rozpoczyna się na samym początku , od bardzo wczesnych etapów koncepcji i trwa aż do faktycznego wydarzenia. I, szczerze mówiąc, przez kilka tygodni po wydarzeniu, ponieważ planiści wydarzeń dopełniają szczegóły i zajmują się kolejnymi przedmiotami.
Planowanie zdarzeń polega na ścisłej współpracy z klientem w celu zaprojektowania zdarzenia, które odzwierciedla wizję klienta podczas spotkania i spełnia cel wydarzenia. Klienci, którzy wynajmują planisty imprez, zatrudniają kogoś, aby zaplanował wszystkie aspekty wydarzenia, w tym powiązane szczegóły i czynności, a także obejrzał to wydarzenie aż do jego zakończenia.
Zadania związane z planowaniem wydarzeń mogą obejmować, ale nie są ograniczone do:
- wybór ogólnej kompozycji wydarzenia
- opracowanie budżetu
- wybór miejsca
- negocjowanie umów hotelowych
- zatrudnianie zewnętrznych sprzedawców
- planowanie menu
- zatrudnienie zakładu żywienia
- organizowanie dla gości lub rozrywki
- koordynowanie transportu
- wybór schematu kolorów
- opracowywanie zaproszeń
Planowanie wydarzeń to wszystko, co składa się na organizację wydarzenia. Ta funkcja należy do większego zakresu zarządzania wydarzeniami.
Zarządzanie zdarzeniami
Każde wydarzenie składa się z wielu części, które pasują do siebie jak kawałki układanki. Wszystkie te utwory ostatecznie łączą się, aby stworzyć wydarzenie. Udane wydarzenia łączą wszystkie powiązane elementy we właściwym czasie i miejscu, płynnie i wydajnie oraz zgodnie z planem. Ten proces nazywa się zarządzaniem wydarzeniami. Jest to, w uproszczeniu, zarządzanie projektem samego wydarzenia.
Zarządzanie zdarzeniami obejmuje tworzenie, koordynację i zarządzanie wszystkimi komponentami wydarzenia, a także zespołami osób odpowiedzialnych za każdy aspekt. Niektóre aspekty zarządzania zdarzeniami mogą obejmować, ale nie są ograniczone do:
- rezerwacja miejsca na wydarzenie
- koordynowanie zewnętrznych dostawców
- opracowanie planu parkingowego
- projektowanie awaryjnych planów awaryjnych
- zapewnienie zgodności z normami bezpieczeństwa i higieny pracy
- kierownictwo odpowiedzialne za każdą funkcję
- nadzorowanie realizacji wydarzenia
- monitorowanie wydarzenia
- rozwiązywanie zdarzeń na miejscu
Menedżerowie wydarzeń i planiści zdarzeń współpracują ze sobą
Zdefiniowanie tych dwóch funkcji jest trudne, ponieważ nie tylko są ze sobą ściśle powiązane, ale także często nakładają się na siebie. Poszczególni planiści wydarzeń mogą oferować usługi zarządzania wydarzeniami, a menedżerowie wydarzeń mogą również oferować planowanie wydarzeń.
Wszystko zależy od indywidualnego planisty lub zespołu zarządzania imprezami firmowymi, miejsca i samego wydarzenia.
Ważne jest, aby zrozumieć różnice między nimi i ustalić, które usługi zapewnią. Na przykład; Jeśli oferujesz usługi planowania wydarzeń na dużą skalę, będziesz współpracować z menedżerem wydarzeń, który będzie koordynował twoje usługi z kierownikiem działu cateringu, zespołem audiowizualnym itp. Zdefiniuj swoją rolę i usługi, które zapewnisz, i wyraźne komunikowanie się. dla potencjalnych klientów, aby uniknąć nieporozumień podczas procesu planowania.