10 wskazówek dotyczących udanych wewnętrznych zdarzeń firmy
Jeśli masz za zadanie planowanie dorocznej imprezy świątecznej dla pracowników Twojej firmy, postępuj zgodnie z kilkoma podstawowymi wskazówkami, aby jak najlepiej wykorzystać wydarzenie specjalne i pomóż obniżyć koszty, nie wpływając na jego jakość. Starannie oceniając najlepszy sposób podejścia do tego wakacyjnego przyjęcia, możesz stworzyć doświadczenie, które nie tylko podnosi morale firmy, ale także zwiększa satysfakcję pracowników i poziom ich utrzymania.
Ważne jest, aby zacząć od podstaw - jaki temat powinna mieć partia, gdzie powinien się odbyć, ile osób przychodzi, kiedy to się stanie, a jakie jedzenie i napoje będą podawane podczas okazji - zanim przejdzie do specjalistycznego planowania i ostatecznie wykonanie zdarzenia.
01 - Podstawowe elementy wydarzenia w firmie świątecznej
Oczywiście, podobnie jak w przypadku każdego innego wydarzenia lub projektu, musisz utworzyć plan projektu identyfikujący szczegóły wydarzenia dla świątecznego pracownika. Temat, miejsce, czas, data, liczba gości, wybór jedzenia i napojów, wystrój i plan wydarzenia muszą być wzięte pod uwagę przed rozpoczęciem realizacji imprezy.
Każda dobra impreza potrzebuje tych podstawowych elementów, aby odnieść sukces, ale nie wszystko musi być osadzone w kamieniu, zanim zacznie się wykonywać, aby zaspokoić swoje potrzeby (np. Zabezpieczenie lokalu, zarezerwowanie zakładu żywieniowego lub zaplanowanie agendy).
Chociaż istnieje wiele sposobów podejścia do tych decyzji, a decyzje dotyczące pomysłów wyższego poziomu, takich jak tematyka i terminy, często spadają na dyrektorów firmy zamiast producenta wydarzenia, najlepiej jest pracować z zespołem, aby zdecydować, które szczegóły są odpowiednie dla konkretnego firma.
02 - Wybierz najbardziej skuteczny czas na wstrzymanie wydarzenia
Niestety, nie każdy może mieć możliwość wzięcia udziału w wydarzeniu, ponieważ ktoś musi pozostać z tyłu i odpowiadać na telefony i zapytania. Ale impreza w porze lunchu pozwala organizacji kontrolować koszty i zmniejsza obowiązki związane z osobistym czasem i zobowiązaniami pracowników.
Oczywiście, jeśli organizacja nie organizuje programu lunchowego, organizuje imprezę wieczorową, która pozwala na udział większej liczby pracowników, ale często wiąże się z wyższymi kosztami, w zależności od tego, który wieczór tygodnia odbywa się.
Jak zdobyć największy huk za złotówki ? Podczas gdy niektórzy mogą sądzić, że piątek jest najlepszym dniem na zorganizowanie imprezy, ponieważ większość pracowników wyjeżdża na weekend, piątek jest najpopularniejszym dniem tygodnia w restauracjach i innych miejscach - najdroższym czasie. Niewiele organizacji będzie chciało rozważyć niedzielny wieczór, więc wydaje się, że najlepszą opcją może być poniedziałkowa noc.
03 - Rozważ zorganizowanie imprezy poza sezonem
Początek października i koniec stycznia to świetne czasy na organizowanie corocznych przyjęć, ponieważ można znaleźć zwiększoną dostępność opcji miejsca poza domem, zaoszczędzić na kosztach cateringu i potencjalnie uzyskać lepsze oferty pakietów imprezowych podczas tego wydarzenia poza sezonem.
Jedną wadą tworzenia corocznej imprezy uznaniowej, zamiast świętowania wspólnych corocznych wakacji, jest to, że pracownicy mogą nie pamiętać tego jako tradycji, jak i świątecznych lub noworocznych imprez. Będziesz chciał budować hype wokół wydarzenia, jeśli nie jest to tradycyjne święto.
04 - Wybierz zespół, który pomoże w uruchomieniu wydarzenia
Wybór odpowiedniej wielkości zespołu i wyłonienie najlepszych członków zespołu jest niezbędne, aby Twoje wydarzenie zakończyło się sukcesem przy jak najmniejszych kłopotach. Ostatecznie jednak to nie wielkość komitetu, ale jakość osób, które nad nim pracują, determinuje kalibrację zespołu planowania wydarzeń.
Mniejsza grupa osób prawdopodobnie uczyni planowanie bardziej celowym i opłacalnym, ale wiele organizacji angażuje dużą komisję jednostek, aby więcej głosów pracowników było reprezentowanych na etapie planowania i realizacji. Czas poświęcony na planowanie tego rodzaju wydarzeń może jednak zabrać od codziennej produktywności zaangażowanych osób, dlatego warto rozważyć ustanowienie mniejszego zespołu osób, które są uprawnione do podejmowania decyzji dla większej grupy.
Wybierz te osoby, które mają pozytywny wpływ na innych pracowników i wykorzystaj je jako nagrodę lub zachętę dla wybranych. Organizator wydarzeń w organizacji powinien współpracować z upoważnionym liderem w dziale kadr lub marketingu - osobą upoważnioną do zatwierdzania planu - aby pomóc w podejmowaniu decyzji i wyborze najlepszych członków zespołu.
05 - Stwórz opłacalne świąteczne menu
Pozłacane posiłki są często bardziej opłacalne niż bufety i mogą być prezentowane znacznie bardziej elegancko niż posiadanie wszystkich w rzędzie i służyć sobie.
Oczywiście twoje menu musi wzmocnić temat imprezy i powinieneś spróbować wybrać przedmioty, które zawierają kolory lub markę wydarzenia, ale to nie znaczy, że powinieneś wynająć drogie płótna i inne materiały dekoracyjne.
Wybór skromnych produktów lub świeżych owoców do dekoracji wnętrz, ograniczenie spożycia alkoholu i hosting w miejscu, w którym znajdują się standardowe dekoracje świąteczne i opcje cenowe żywności, to także doskonałe sposoby na obniżenie kosztów i zapewnienie pracownikom dobrego doświadczenia.
06 - Zdecyduj o poziomach i limitach spożycia alkoholu
Mimo to większość pracowników nie chce uczestniczyć w imprezie firmowej, która nie zawiera jakiejś formy napoju alkoholowego. Z tego powodu chcesz zawęzić wybór alkoholu lub nawet stworzyć tanie koktajle, aby obniżyć koszty i utrzymać niski poziom intoksykacji.
Możesz również rozważyć ograniczenie wyboru tylko do wina, wcześniejsze zamknięcie baru i podawanie napojów tylko podczas posiłku, aby obniżyć koszty i ograniczyć ilość alkoholu, jaką piją pracownicy, reprezentując firmę na imprezie.
07 - Przypomnij pracownikom właściwą etykietę
Etykiety, których należy unikać podczas świątecznego przyjęcia to unikanie nadmiernego picia, jedzenia, mówienia lub narzekań, zbyt wczesne przybycie lub pozostawianie zbyt późno, noszenie niewłaściwego stroju i sprowadzanie nadmiernych gości - a wszystko to może nie tylko wpływać na doświadczenia innych osób na imprezie ale także koszty firmy.
Chociaż coroczne spotkanie firmowe ma na celu zgromadzenie zespołu i zmniejszenie zahamowań powszechnie spotykanych w miejscu pracy, przypomnij swoim gościom, że nadal reprezentują firmę, nawet jeśli uczestniczyli w tej imprezie po pracy, i dlatego oczekuje się, że będą zachowywać się w sposób nadaje się do miejsca pracy.
08 - Rozważ utworzenie wymiany prezentów
Ogólnie rzecz biorąc, wiele organizacji faktycznie oferuje wymianę prezentów między pracownikami na ich wakacyjnych imprezach. Jeśli jednak organizacja jest większa, być może najlepiej jest pozostawić ją na poziomie departamentów, a nie na spotkaniu z pracownikami, ponieważ zorganizowanie na taką skalę może okazać się trudne - szczególnie jeśli nie znasz niektórych działów i ich pracowników.
Jeśli jednak istnieje wymiana prezentów, być może najlepiej będzie, jeśli gospodarz lub organizator poprosi o darowiznę finansową na prezent - być może 10 USD - w celu uniknięcia problemów związanych z cenami prezentów.
Ponadto utworzenie "białego słonia" lub podobnego rodzaju all inclusive, w ramach którego każdy w firmie jest zapraszany do udziału na poziomie indywidualnym, może pomóc w uniknięciu organizacyjnych koszmarów lub zdarzeń, w których jeden gość nie otrzyma prezentu, ponieważ inny zapomniał przynieść jeden.
09 - Zastanów się, czy Fundraising jest odpowiedni dla Twojego wydarzenia
Napędy żywności, odzieży i zabawek są częścią kultury wielu organizacji, a niektóre zachęcają do dawstwa pieniędzy, ale niekoniecznie oznacza to, że Twoja firma-firma uznanie pracowników jest właściwym miejscem dla zbierania funduszy.
Chociaż bardzo przydatne jest powiązanie określonej przyczyny z imprezą świąteczną, może to być pomocne dla organizacji, aby zachęcać tylko do darowizn bez upominków i darowizn rzeczowych, które mogą być korzystne dla wspieranej organizacji charytatywnej. W ten sposób każdy ma możliwość zaoferowania prezentu o wartości, która pasuje do ich osobistych budżetów.
10 - Oceń sponsoring dostawców na swoje wydarzenie
Niektórzy mogą sądzić, że pozyskanie sponsorów od dostawców jest świetnym sposobem na zrekompensowanie kosztów ich corocznej imprezy świątecznej; jednak planiści wydarzeń i ich klienci mogą chcieć skupić się na celu, jakim jest ich wakacyjna impreza, aby docenić pracowników, a nie na outsourcingu kosztów sponsorowanych dostawców.
Pracownicy często uważają, że koszt tych specjalnych wydarzeń powinien pokryć budżet operacyjny pracodawcy. Jeśli organizacja nie może pozwolić sobie na organizację wydarzenia uznaniowego dla swoich pracowników lub jeśli z jakiegokolwiek powodu nie jest częścią biznesplanu, to pracodawca nie powinien szukać dochodów z zewnątrz, aby pokryć koszty poprzez sponsoring.