W większości stanów zdecydowanie największa liczba skarg konsumenckich, kary z tytułu prowizji i zawieszenie licencji i odwołań są związane z zarządzaniem nieruchomościami . To nie jest tak, że ci licencjobiorcy zajmujący się zarządzaniem nieruchomościami są głupi.
Chodzi o to, że jest to transakcja bardzo intensywna transakcyjnie. Podczas gdy przeciętny agent może wykonać tuzin transakcji sprzedaży rocznie z umową zakupu i powiązanymi dokumentami, przeciętny zarządca nieruchomości może wykonać setki mniejszych transakcji.
Fakt, że są mniejsze, nie czyni tych transakcji mniej istotnymi i nie zmniejsza ryzyka związanego z ich wykonywaniem. Jako zarządca nieruchomości zawieracie umowy z właścicielem, aby sprzedawać i wynajmować swoją nieruchomość, zbierać czynsze i przekazywać je właścicielowi, a także zarządzać nieruchomością, począwszy od konserwacji, a skończywszy na egzekwowaniu przepisów najemców.
Robiąc to, prowadzisz transakcje z właścicielami, najemcami, firmami remontowymi, mediami reklamowymi, kontrahentami i innymi. Każda z tych transakcji wprowadza pewne ryzyko w Twojej firmie. W każdym przypadku niekoniecznie wiąże się to z dużym ryzykiem, ale jest kumulatywne.
Funkcje finansowe są zdecydowanie najbardziej prawdopodobne, aby stworzyć problemy dla brokera.
Funkcje finansowe obejmują:
- funkcja marketingowo-finansowa wymaga rejestrów wydatków i dochodów, a także ewidencji podatkowej, faktur reklamowych i innych,
- zarządzanie najemcami obejmuje zapisy wszystkich ich żądań, historię płatności za wypożyczenie i naruszenia przepisów, oraz
- konserwacja i naprawy obiektów wymagają harmonogramów konserwacji, zapisów napraw gwarancyjnych oraz zapisów dotyczących pracowników i podwykonawców.
Element zarządzania ryzykiem jest oczywiście bardzo ważny. Duża katastrofa może ekonomicznie zagrozić przetrwaniu nieruchomości. Zachowane zapisy są częścią tego, ponieważ wszelkie działania prawne podejmowane przez innych mogą zostać udaremnione, jeśli istnieją szczegółowe zapisy, które obalają ich roszczenia.
Częścią zarządzania ryzykiem jest określanie ryzyka względem nagrody. Dobrym przykładem jest wanna z hydromasażem lub basen na terenie posesji. Zarządzający nieruchomością i właściciel muszą zrównoważyć wartość puli z poniesionymi ryzykami. Kiedy takie ryzyko zostanie zidentyfikowane, można je rozwiązać na trzy sposoby:
1. Unikanie - Decyzja może zostać podjęta w celu usunięcia wanny z hydromasażem lub basenu, ponieważ dodatkowy dochód z czynszu nie jest wart kosztu ubezpieczenia lub związanego z nim ryzyka.
2. Kontrola - Jeśli wanna z hydromasażem zostanie zachowana, być może zainstalowano kodowany zamek i ogrodzenie, aby zapobiec młodszym dzieciom.
3. Transfer ryzyka - Najbardziej rozpowszechnionym sposobem radzenia sobie z ryzykiem jest wykupienie ubezpieczenia w celu przeniesienia ryzyka na ubezpieczyciela.
Pomyślny zarządca nieruchomości planuje problemy, zachowuje doskonałe pliki i zapisy każdego działania i stale ocenia te funkcje, aby określić, czy konieczna jest zmiana.
Dokumenty i e-mail
W wielu stanach wymagane jest tylko utrzymanie rekordów transakcji przez sześć lat.
Zaleca się jednak, aby były dłuższe, zwłaszcza jeśli wolno ci to robić w formacie elektronicznym. Możesz się założyć, że jeśli którakolwiek ze stron może mieć roszczenie, ktoś, kto chce pozwać cię za coś sześć lat i dziesięć dni temu, nadal będzie miał swoje kopie dokumentów. O wiele trudniej jest powołać się na twoją sprawę, jeśli już zniszczyłeś swoje kopie.
W przypadku wiadomości e-mail wszelkie czynności sądowe dotyczące pożyczki gwarantowanej przez federację (prawie wszystkie nasze umowy mieszkaniowe) mogą zmusić Cię do tworzenia wiadomości e-mail dotyczących transakcji i komunikacji z klientem / klientem. Istnieje wiele sposobów i produktów oprogramowania do zapisywania powiązanych wiadomości e-mail, ale przeczytaj niektóre artykuły o Evernote, rozwiązanie z wielu powodów. Oto sposób obsługi wiadomości e-mail przy użyciu Evernote i archiwów Gmaila.
Zmodyfikuj, aby pasowało do Twojego rozwiązania poczty e-mail.
- Skonfiguruj automatyczne przekazywanie w Gmailu każdego e-maila do klienta lub klienta.
- Przechodzą do notesu w Evernote w celu dokonania transakcji.
- Kilka tygodni po zamknięciu, wyciągnij wszystkie e-maile z Evernote i wydrukuj je w porządku chronologicznym do pliku PDF.
Ponieważ pliki PDF można przeszukiwać, możesz szybko pobrać dowolną wiadomość e-mail, której mogą potrzebować słowa kluczowe. Działa całkiem dobrze.