Doświadczenia zdobyte podczas planowania i realizacji wydarzeń z okazji Dnia Matki w Y-ME
Specjalni planiści wydarzeń, zwłaszcza w świecie non-profit, wiedzą, że zorganizowanie plenerowej imprezy charytatywnej to świetny pomysł. Tego typu wydarzenia, podobnie jak inne pomysły na fundraising społeczności, wymagają, aby planowanie przyszłorocznego wydarzenia rozpoczęło się natychmiast po zakończeniu tegorocznej imprezy . Ważne jest, aby omówić to wydarzenie i przedyskutować, co poszło dobrze i co można poprawić, gdy wydarzenie jest wciąż świeże w umysłach zespołu.
Omówienie sukcesów i ulepszeń zapewnia włączenie lub ulepszenie tych funkcji w przyszłym roku. Takie proaktywne planowanie również zwiększa wartość dla sponsorów. I, nieuchronnie, wszystkie udane spacery społeczności mają nadzieję rosnąć i rozszerzać się z roku na rok.
Ważne jest, aby skupić się na głównym celu, jakim jest prowadzenie takich wydarzeń: pozyskiwanie funduszy. Dla tych planistów wydarzeń, którzy wcześniej odbyli spacer społecznościowy, jeden z najważniejszych momentów planowania rzeczywiście dzieje się po zakończeniu wędrówki. Aby zapoznać się z wieloma aspektami planowania i przeprowadzania zbiórki pieniędzy ze zbiórki pieniędzy przez społeczność, będziemy mieli okazję zapoznać się z wydarzeniem Dnia Matki organizowanym przez organizację Chicago Cancer Cancer Organisation Y-ME.
Dzień zbiórki pieniędzy na raka piersi od matki Y-ME
Firma Y-ME została założona przez dwie osoby, które przeżyły raka piersi w 1979 roku. Organizacja non-profit była najlepiej znana z wielojęzycznego programu Hotline Cancer National Cancer Cancer dla pacjentów z rakiem piersi.
Program zyskał sławę jako jedyna w całym kraju 24-godzinna bezpłatna infolinia obsługiwana wyłącznie przez osoby, które przeżyły raka piersi, które są szkolonymi doradcami rówieśniczymi. Ale organizacja zorganizowała także doroczny spacer po zbiórce pieniędzy w Dzień Matki, który wspierał ich programy i usługi. Powrót W 2007 r. Y-ME pozyskał ponad 7 milionów dolarów z prawie 43 000 piechurów z 12 miast.
Do 2008 r. Uczestniczyło 15 miast. Niestety, Y-ME zamknęło swoje drzwi w 2012 roku, ale spuścizna jego corocznej zbiórki pieniędzy pozostaje doskonałym studium przypadku dla organizatorów imprez typu non-profit.
Wiele sukcesów w pozyskiwaniu funduszy od Y-ME można przypisać zorganizowanemu podejściu do planowania i pierwszemu śledzić najważniejsze cele. Liz Klug, były dyrektor wydarzeń specjalnych organizacji, powiedział po swoim rekordowym roku w 2007 roku: "Mamy plan na różne punkty w czasie procesu planowania. Tak więc podejmiemy kroki, aby promować te najważniejsze punkty w czasie, aby upewnić się, że odnieśliśmy sukces. Na przykład w mieście, w którym organizujemy wydarzenie po raz pierwszy, musimy skupić się na tym, aby mieć wspaniałe miejsce i miejsce, w którym ludzie będą chcieli wrócić. W dół drogi możemy skupić się na sklepach z kawą, z których zrzucimy broszury. "Rzućmy okiem na to, jak Klug i zespół planowania wydarzeń Y-ME zorganizowali tak udane wydarzenie.
Planowanie Krok 1: Analiza liczb
Prowadzenie spaceru społeczności lub podobnego wydarzenia wymaga połączenia kilku różnych celów składowych, ale ostatecznie stowarzyszenie lub organizacja charytatywna organizująca wydarzenie robi to, aby zebrać pieniądze na swoją sprawę.
Dlatego pierwszy krok w planowaniu następnego zdarzenia ma miejsce, gdy bieżące wydarzenie się kończy, a większość tej pracy otacza "liczby".
"Przyjrzeliśmy się dokładnie liczbom po zakończeniu wydarzenia" - wyjaśnia Liz Klug. "Porównaliśmy sposób, w jaki zrobiliśmy to w tym roku w porównaniu z poprzednim [rokiem]. Przyjrzeliśmy się doświadczeniu uczestnika. Oceniliśmy nasze kategorie sponsorowania. Odpowiedzieliśmy na wszelkie e-maile dotyczące wydarzeń. "Planiści wydarzeń również podejmą natychmiastowe kroki, aby zapewnić, że wszystkie osoby zaangażowane w tegoroczną imprezę będą kontynuowane w przyszłym roku.
Klug również zagłębił się w szczegóły. W swoich ocenach przyglądała się wszystkim, od liczby wolontariuszy, którzy uczestniczyli w tomie rozdanych koszul. Następnie zapyta, czy potrzebuje więcej lub mniej na następny rok.
Planowanie osi czasu
Dla osób organizujących zbiórki pieniędzy dla społeczności ważne jest, aby wiedzieć, jakie kroki należy podjąć w różnych momentach.
Większość organizacji non-profit nie ma luksusu wielu pracowników i członków komisji wolontariackiej, którzy przyczyniają się do sukcesu imprezy. Ale planiści uznają, że muszą upewnić się, że ściśle współpracują z urzędem miejskim i działem robót publicznych, aby wydarzenie miało miejsce w kalendarzu publicznym.
Klug sugeruje, że pierwszym krokiem po analizie liczb z zeszłego roku będzie skupienie się na rekrutacji korporacyjnej. Jeśli wydarzenie nie jest nowym programem, ważne jest, aby uzyskać wsparcie korporacyjne na przyszłoroczne wydarzenie zaraz po zakończeniu tegorocznego wydarzenia. "Skoncentrowaliśmy się na odnawianiu sponsoringu, gdy dostarczaliśmy raport podsumowujący wydarzenia" - mówi Klug. Oferuje także następujące atrakcje dla planistów zainteresowanych organizacją spaceru społecznościowego jako imprezy charytatywnej:
- Zidentyfikuj sponsorów korporacyjnych
- Opracuj programy dla zespołów pieszych
- Określ działania zdarzeń
- Rozpocznij rekrutację
- Sfinalizuj logistykę wydarzeń
- Trzymaj wydarzenie
- Zorganizuj wydarzenie "dziękuję"
- Oceń i rozpocznij kolejne wydarzenie
Y-ME zatrudniłby również zewnętrzną firmę logistyczną do obsługi wielu wymogów logistycznych. Ale jednym z najbardziej pomocnych było wdrożenie systemu rejestracji online.
Sukces systemu rejestracji online
Firma Y-ME szybko dowiedziała się, jak ważne jest korzystanie z sieci do rejestracji online i od tego czasu zdecydowanie popiera korzystanie z tej technologii do rejestracji online i pozyskiwania funduszy.
Zainwestowali w internetowy system zarządzania relacjami z członkami, aby służyć jako strona wyścigowa w 2003 roku. Ten rodzaj systemu służy jako osobista strona internetowa dla wolontariuszy, aby spersonalizować apele o darowizny i inne formy zaangażowania. Przechwytuje informacje w jednej bazie danych i służy jako narzędzie dla chodzących kapitanów drużyn, aby zachęcić swoich członków.
Uczestnicy online zwiększyli się z 4 000 do 11 594. Darowizny online wzrosły z 5 000 do 19 650. Zespół Y-ME uważał, że przyczynił się do osiągnięcia celu 2,35 miliona dolarów, a jako bonus technologia zmniejszyła koszty administracyjne o około 20 000 USD.
Taki system może również służyć jako ważne narzędzie komunikacyjne, które pozwala organizacji śledzić i nadal angażować wyborców po zakończeniu samego dnia wyścigu.
Data rozpoczęcia wyścigu
Spacery społecznościowe są najczęściej planowane rano. W zależności od złożoności oznakowania i lokalizacji, ustawienie wydarzenia może zwykle rozpocząć się już na tydzień przed wydarzeniem, a większość działań ma miejsce kilka dni przed rozpoczęciem spaceru.
Gdy Y-ME będzie planować roczne wydarzenie na zbieranie funduszy, zespół zwykle próbuje ograniczyć obszar, w którym odbył spacer, tak aby nie wymagał znacznej ilości czasu na wykonanie pewnych zadań operacyjnych, takich jak zamykanie ulic. Ich wędrówka była na ogół niekompetycyjna, więc pomaga także, aby nie musieli brać pod uwagę wymagań niezbędnych do bardziej konkurencyjnego środowiska wyścigowego.
Harmonogram dnia wyścigu zwykle przebiega w następujący sposób:
- Zespół ds. Planowania zdarzeń przybywa (2,5 godziny przed spacerem)
- Zgłoszenie wolontariusza (2 godziny przed spacerem)
- Kontrola i instalacja sponsora (2 godziny przed spacerem)
- Rejestracja rozpoczyna się (1,5 godziny przed spacerem)
- Uruchamianie konfiguracji linii (30 minut przed spacerem)
- Ceremonie otwarcia (10 minut przed spacerem)
- Rasa się zaczyna
- Rozpoczęcie Main Stage Entertainment (1 godzina po rozpoczęciu spaceru)
- Oficjalne uwagi na głównej scenie (po zakończeniu spaceru, na 1,5-godzinnym znaku)
- Program oficjalnie się kończy (3 godziny po rozpoczęciu spaceru)
- Rozpoczyna się podział wydarzeń (oficjalnie kończy się wydarzenie)
Wskazówki dotyczące planowania przejścia lub uruchomienia społeczności
Dla tych organizacji, które chciałyby po raz pierwszy chodzić lub biegać po społeczności, Klug oferuje kilka sugestii, które pomogą zapewnić udane wydarzenie .
- Zacznij od ciepłych rozmów, w tym dobrze skomunikowanych wolontariuszy, sponsorów lub dużego zespołu. Zdefiniuj mierzalne wyniki.
- Oceń wydarzenia konkurencji w swoim mieście / lokalizacji, aby zidentyfikować najlepsze praktyki i obszary do poprawy.
- Współpracuj z urzędami miejskimi i dzielnicami parku, aby omówić wymagane pozwolenia i logistykę wydarzeń: czas, lokalizację, liczbę uczestników. Upewnij się, że jesteś przygotowany na te spotkania.
- Zrozum swój budżet i upewnij się, że utrzymasz wydatki operacyjne na poziomie 25-30% na nowe wydarzenie. Niektóre organizacje charytatywne będą dążyć do 15-20% całkowitych wydatków.
- Zabezpiecz sponsorów, aby wchłonęli 100% kosztów operacyjnych Twojego wydarzenia.