Wady i zalety cięcia płatnych stanowisk pracowniczych
Wykorzystywanie wolontariuszy do wykonywania zadań lub zadań, które w innym przypadku byłyby wykonywane przez płatny personel (często nazywane substytucją pracy) powinno stanowić część ogólnej strategii ograniczania kosztów w trudnych czasach. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:
Nikogo nie odłóżcie z zamiarem zastąpienia wolontariusza płatnymi pracownikami. Takie działanie z pewnością spowoduje, że inni opłacani pracownicy będą obawiać się o swoje stanowiska, a także będą się sprzeciwiać i pracować z wolontariuszami, obawiając się, że mogą podjąć pracę. Jednakże, gdy dochodzi do naturalnego wyczerpania lub ogólnej reorganizacji, skorzystaj z okazji, aby przemyśleć, jak twoja organizacja jest tworzona, i jak możesz zmienić konfigurację miejsc pracy tak, aby wolontariusze mogli wykonywać niektóre obowiązki.
Na przykład, właśnie awansowałeś swoją recepcjonistkę na stanowisko asystenta administracyjnego pracującego z dyrektorem ds. Rozwoju. To pozostawia otwartą pracę recepcjonistki. Czy to miejsce może być wypełnione przez ochotników ? Jedna z organizacji, które odwiedziłem ostatnio, ogranicza godziny otwarcia dla publiczności do pięciu dziennie (10-19) i korzysta z pomocy wolontariuszy w recepcji. Każdego dnia jest inny wolontariusz. Ten wolontariusz odpowiada na telefon, wita gości i wykonuje zestaw dobrze zdefiniowanych i udokumentowanych obowiązków urzędniczych.
Pod koniec dnia wolontariusz używa formularza, aby podsumować ważne rzeczy, które miały miejsce tego dnia, oraz wszelkie problemy, które mogą wymagać rozwiązania do wolontariusza następnego dnia.
Ta organizacja ma większość błędów opracowanych, a wolontariusze są szczęśliwi i lojalni. Jest teraz wystarczająco przeszkolonych ochotników, aby mieć w biurze dodatkowych wolontariuszy, którzy zajmują się innymi zadaniami biurowymi, pomagając organizacji jeszcze bardziej.
Nie używaj wolontariuszy do najczęstszych zadań
Wielu wolontariuszy jest zadowolonych z pracy biurowej lub wysyłania listów do drzwi lub do załatwiania sprawunków, ale gdy jest jakieś zadanie, które twoi pracownicy chcieliby naprawdę robić, ale nie ma czasu, pomyśl o skorzystaniu z pomocy wolontariusza. Wolontariusz może być koordynatorem wolontariatu, pomagać w pisaniu stypendiów lub grantów badawczych, odpowiadać za biuletyn, szkolić innych wolontariuszy, a nawet personel, planować i realizować specjalne wydarzenia lub wiele innych rzeczy. Myśl kreatywnie i szukaj wolontariuszy, którzy mają specjalne talenty lub doświadczenie.
Rozważ znalezienie i użycie "Wykwalifikowanych" wolontariuszy
Wykwalifikowani wolontariusze są zazwyczaj specjalistami w obszarach, w których organizacja non-profit nie jest, takich jak finanse, zasoby ludzkie lub marketing. Często są pracownikami korporacji, częścią programu społecznej odpowiedzialności ich pracodawcy. Dostają czas od swoich korporacji, aby spędzać czas pracując z organizacjami non-profit. W czasie tej recesji istnieją również wykwalifikowani wolontariusze między zadaniami, którzy mogą być bardzo zainteresowani utrzymaniem swoich umiejętności na wysokim poziomie i dodaniem do swoich CV.
Wykwalifikowani wolontariusze nie mogą zastąpić personelu, ale mogą zastąpić kosztownego outsourcing i zewnętrznych konsultantów.
Mogą pomóc Ci zreorganizować, przeprowadzić audyt organizacyjny, opracować dane potrzebne do pomocy zarządowi w podejmowaniu decyzji organizacyjnych, znaleźć sposoby na zaoszczędzenie pieniędzy na podstawowych usługach lub pomóc pracownikom skoncentrować się na tym, co jest najważniejsze w ich pracy.
Badania wykazały, że organizacje non-profit nie korzystają z wykwalifikowanych wolontariuszy (zwanych również pracą pro bono) tak często, jak powinni. Zapytaj swoich lokalnych fundacji korporacyjnych, czy mają wykwalifikowany program wolontariacki, lub ubiegaj się o dotację pro bono za pośrednictwem Fundacji Taproot.
Korporacja ds. Usług krajowych i społecznościowych ma zestaw narzędzi, które pomogą organizacjom non-profit przygotować się do korzystania z ochotników. Możesz również zamieścić swoje oferty dla wolontariuszy z umiejętnościami zawodowymi w Catchafire, służbie online.
Nie toleruj systemu kastowego w swoim biurze
Widziałem biura, w których opłacani menedżerowie wychodzili codziennie na lunch, zwykle razem, podczas gdy personel biurowy i wolontariusze jedli kanapki z sałatką jajeczną w pokoju gościnnym, tymczasem przytrzymując fort, aż do powrotu menedżerów.
Co za sposób na to, aby kadra duchowna i wolontariusze czuli się obywatelami drugiej kategorii. Znajdź sposoby na włączenie się i spraw, aby wszyscy poczuli, że są niezbędni dla czegoś bardzo ważnego.
Działaj szybko, gdy wolontariusze wykazują zainteresowanie
Wolontariusze mają wiele możliwości w wielu organizacjach. Działaj szybko, gdy okazują zainteresowanie twoim, albo pójdą gdzieś indziej. Powszechnie wiadomo, że potencjalni wolontariusze otrzymują słabą weryfikację przez organizacje non-profit. Albo kierownik wolontariatu jest głuchy na to, co wolontariusz mówi o swojej dostępnej ilości czasu (uczucie przytłoczenia jest częstym powodem, dla którego lot wolontariuszy jest niewykorzystany); lub wolontariusz otrzymuje powierzchowny wywiad, który nie odkryje umiejętności i doświadczeń, które mogłyby być wskazówkami w doborze wolontariusza do satysfakcjonującej sytuacji.
Zachowaj otwarty umysł na temat wolontariuszy rodzaju wolontariuszy, którzy mogą wypełnić
Tak, możesz mieć listę podstawowych ról, które zawsze kupujesz, ale kiedy wywiad ujawnia inne możliwości, nie bądź związany precedencją i zasadami. Nie wahaj się stworzyć wolontariatu, który pasuje do tej konkretnej osoby, jej talentów i zainteresowań. Możesz zwolnić płatnego pracownika z jakiegoś zadania i przenieść go do wolontariusza. To powinno pozwolić twojemu odpłatnemu pracownikowi poświęcić czas na inne pilne obowiązki. Nie powinno to jednak narażać płatnego pracownika na ewentualną utratę pracy.
Najważniejsze jest to, że niczyje korzyści z obniżenia kosztów przez celowe cięcie personelu i zastępowanie go wolontariuszami, ale mogą istnieć twórcze sposoby, aby umożliwić wolontariuszom wypełnianie niektórych ról, jeśli robią to mądrze.