Na przykład, co jeśli wolontariusz ma wypadek podczas służby z tobą? Co się stanie, jeśli wolontariusz złamie prawo lub skrzywdzi kogoś innego? Twoja organizacja może być odpowiedzialna.
Oto pięć sposobów na zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia problemów z wolontariuszami.
Niektóre z nich mogą wydawać się uciążliwe, ale poświęć trochę czasu, aby zrobić to dobrze i chronić zarówno swoją organizację, jak i wolontariuszy.
Opracuj zasady i procedury wolontariuszy
Skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. Wolontariuszy, aby upewnić się, że są odpowiednie. Zasady powinny określać obowiązki wolontariuszy i uwzględniać takie kwestie, jak dyskryminacja, nękanie i inne prawdopodobnie nielegalne zachowania.
Poprzez wyraźne zakazanie złego zachowania organizacja może być chroniona przed odpowiedzialnością. Należy również uwzględnić ochronę wolontariusza przed nadużyciami ze strony organizacji i jej pracowników.
Napisz opisy stanowisk dla wszystkich pozycji wolontariuszy
Należy jasno określić oczekiwania wobec wolontariusza i to, co on może i czego nie może zrobić. Podaj ewentualne ryzyko dla wolontariusza i poproś o podpisane zwolnienie z odpowiedzialności. Dokładny i zwięzły opis stanowiska może pomóc chronić organizację przed odpowiedzialnością, jeśli wolontariusz wykracza poza to, co może zrobić.
Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w opisach stanowisk:
- cel twojej organizacji non-profit
- wymagane szkolenie na tym stanowisku
- obowiązki spodziewane od wolontariusza
- czas potrzebny do wykonania zadania
- miejsce, w którym wolontariusz wykona pracę
Wymagaj od każdego wolontariusza wypełnienia wniosku
W większości przypadków opłaca się wymagać podania .
Jednak czasami przy projektach grupowych, które obejmują "wołanie bydła" dla wolontariuszy, możesz po prostu poprosić wolontariuszy o wypełnienie zwolnienia, które zwalnia organizację z odpowiedzialności.
Złożoność aplikacji zależy od pozycji. Jeśli wolontariusz pracuje z osobami bezbronnymi, takimi jak dzieci lub osoby starsze, pasek powinien być wyższy. W przypadku zadań służbowych z niewielkim ryzykiem dla kogokolwiek, odpowiedni byłby krótszy wniosek. Uważaj, aby mieć różne aplikacje do różnych zadań. Nie ma sensu zniechęcać niektórych wolontariuszy o długiej formie, jeśli nie jest to konieczne.
Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w aplikacji, w stosownych przypadkach:
- Dane osobowe, takie jak adres, numer telefonu, adres e-mail, osoba, z którą należy się skontaktować w przypadku choroby lub wypadku, prawo jazdy, dowód ubezpieczenia osobistego itp.
- Kwalifikacje, gdy jest to konieczne do pracy, takie jak specjalne umiejętności lub osiągnięcia edukacyjne.
- Referencje, które mogą poświadczyć dobry charakter lub etykę pracy wnioskodawcy. Referencje mogą pochodzić od członka społeczności, innej organizacji non-profit, w której wnioskodawca zgłosił się na ochotnika, lub od pracodawcy.
- Pisemne pozwolenie na sprawdzenie przeszłości, niezbędne, jeśli wolontariusze będą pracować z dziećmi lub innymi zagrożonymi populacjami
- Zrzeczenie się poufności, dzięki czemu można zbierać potrzebne informacje i udostępniać je w odpowiedni sposób.
Przeprowadź prawidłowy screening
Uważaj tutaj. Badania przesiewowe są szczególnie ważne dla wolontariuszy, którzy mogą mieć kontakt z osobami wymagającymi szczególnej troski lub którzy muszą prowadzić w ramach wolontariatu lub angażować się w inne niebezpieczne prace.
Jednak 31 procent organizacji non-profit nie przeprowadza badań ochotniczych według jednego z badań. Organizacje non-profit często myślą, że mogą sami nadzorować swoich wolontariuszy i zaniedbać przeprowadzania odpowiednich kontroli. Ale to może pozostawić organizację otwartą na odpowiedzialność. Pomyśl o badaniu przesiewowym w ramach procedur bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem.
Badania przesiewowe powinny zawsze być pełne szacunku i chronić prywatność wolontariuszy w jak największym stopniu. Zanim przejdziesz dalej, uzyskaj pisemną zgodę na badanie.
Ponadto, od czasu do czasu, jako środek ostrożności.
Badanie może być tak proste, jak wywiad osobisty lub może obejmować:
- kontrole kryminalne
- prowadzenie rejestrów i licencji
- potwierdzenie ubezpieczenia
- badania przesiewowe pod kątem warunków zdrowotnych lub poproszenie o potwierdzenie pewnych szczepień
- weryfikacja referencji, takich jak certyfikat nauczyciela lub specjalne oceny umiejętności
Zapewnij doskonałe szkolenia i zarządzanie
Nigdy nie zwalniaj wolontariusza bez odpowiedniego przeszkolenia . Wolontariusze cenią sobie wyszkolenie, więc wiedzą, co robić i kiedy. Trenuj w grupach lub jeden na jednego. Opracuj pisemne materiały, które wolontariusz może zabrać ze sobą i trenuj ich konkretne zadania. Przydziel wolontariusza osobie odpowiedzialnej za nadzór.
Szkolenie może obejmować:
- kodeks postępowania organizacji
- jak działać, gdy reprezentujesz organizację
- jak identyfikować i zgłaszać nadużycia
- jak zachować poufność organizacji i ludzi, którym służy
- czego konkretnie oczekujesz od wolontariusza
- jak zgłaszać wszelkie problemy
- kto jest odpowiedzialny i jak do nich dotrzeć
Wreszcie, bądź gotów zwolnić wolontariusza, jeśli naruszy on jakiekolwiek zasady, jest trudny do pogodzenia się, nie jest wiarygodny lub w jakikolwiek sposób nadużywa. Opracuj pisemną procedurę dla pracowników, jeśli muszą oni wypuścić ochotnika.
Zawsze informuj wolontariusza, dlaczego go wypuszczasz, a następnie udokumentuj zwolnienie, tak jak w przypadku płatnego członka personelu. Posiadanie procedury, śledzenie jej i rejestrowanie akcji pomoże ci w podjęciu decyzji, czy wolontariusz zdecyduje się złożyć skargę do twojego kierownictwa lub w inny sposób spróbuje się z tobą skontaktować.
Nie zapomnij o polityce dla swoich pracowników, która obejmuje sposób traktowania wolontariuszy. Opisz, czym jest nękanie i jak tego uniknąć. Skonfiguruj procedurę składania skarg, którą wolontariusze mogą wykorzystać do zgłaszania wszelkich nadużyć.
Wolontariusze chcą robić dobro i są wdzięczni, gdy organizacja jest gotowa z nimi pracować. Chcą dobrej polityki i odpowiedniego szkolenia i zarządzania. Utrzymywanie wolontariuszy wymaga nie tylko wdzięczności z twojej strony, ale także zorganizowanego podejścia, które chroni zarówno wolontariuszy, jak i twoją organizację non-profit.
Zalecane zasoby:
Wolontariusze: Równoważenie ryzyka i nagrody (Nonprofits Insurance Alliance Group)
Ochotnicze badania przesiewowe - od Energize, centrum wiedzy wolontariuszy.