Dlaczego ważna jest dokładność inwentaryzacji bez zarzutu
Wprowadzenie
Dokładność zapasów jest celem każdej firmy. Dzięki zoptymalizowanej i stuprocentowej dokładności inwentaryzacji, planowanie i obiecywanie procesów będzie działać bezbłędnie. Jednak zawsze są problemy z dokładnością inwentaryzacji, a firmy muszą pracować z sytuacją, w której muszą prowadzić swoją działalność.
Czym jest dokładność?
Różne działy w firmie inaczej oceniają dokładność inwentarza.
Dział produkcji ocenia dokładność pod względem liczby. Kiedy liczy przedmioty w magazynie, uważa, że jest to dokładne tylko wtedy, gdy łączna liczba jest równa oczekiwanej sumie.
Dział planowania ma inny pogląd na dokładność. Nie spoglądają na dokładność w stu procentach, ale na to, by znaleźć się w tolerancji, o której zdecydowano. Tak więc część, która jest niska, może mieć tolerancję dokładności, która wynosi dziesięć procent, więc jeśli oczekiwana liczba to 1000, a tolerancja wynosi dziesięć procent, fizyczna liczba 930 jest akceptowalna i według działu planowania, jest dokładne. Ta tolerancja może być znacznie zmniejszona, gdy rozważymy części, które są drogie. Tolerancja dla części, która kosztuje 10 000 USD, może wynosić tylko dwa procent.
Dział księgowości ma inne podejście do dokładności inwentaryzacji. Księgowi nie patrzą na dokładność w kategoriach liczenia, ale na wartości dolara.
Dokładność, której szukają, to dokładność kwoty w dolarach w magazynie. Dlatego, jeśli dział księgowości spodziewał się wartości hurtowni wynoszącej 150 000 USD, a wartość była w granicach kilku dolarów, wówczas księgowi stwierdziliby, że inwentaryzacja była dokładna. Nie może to jednak dotyczyć przedmiotów fizycznych.
Niektóre części mogą mieć znaczące niedobory, podczas gdy inne mogą mieć nadmiar zapasów. Dział księgowości postrzega je jako kompensowanie, aby uzyskać dokładną ogólną liczbę.
Problemy z dokładnością
W normalnym magazynie istnieją części, które mają tolerancje, w ramach których poziom zapasów może istnieć i nadal są dokładne. Jednakże kierownik magazynu nie będzie wiedział dokładnie, które części mają dokładną wartość w danym momencie. To samo dotyczy metody księgowości dotyczącej dokładności inwentaryzacji, gdzie nie dotyczą one poziomu zapasów, a jedynie dokładności dolara.
Regularne liczenie zapasów fizycznych jest kosztowne, szczególnie w większych magazynach i niemożliwe do zarządzania w szybko przemieszczających się magazynach, w których zapasy są szybko przenoszone do iz obiektu.
Wiele firm stosuje metodę liczenia cykli, aby regularnie liczyć niektóre części. Droższe lub regularne używane części są oznaczone jako "A", które są liczone najczęściej, a następnie materiały "B", a następnie "C", które są liczone rzadko. Pomaga to zmniejszyć liczbę niedokładności w magazynie.
Ponieważ materiały "A" są liczone w bardziej regularny sposób, istnieje prawdopodobieństwo, że te materiały będą miały mniej niedokładności niż materiały "B" lub "C".
Kiedy dokładność inwentaryzacji jest oparta na liczbie dokładnych zliczeń przy niedokładnych zliczeniach, może nastąpić pewna manipulacja do nadmiernej dokładności, jeśli te same materiały są liczone w kółko. Aby zmniejszyć ten efekt, niektóre firmy nie informują tych, którzy wykonują obliczenia, których mają się spodziewać. W ten sposób licznik będzie wykonywał obliczenia dokładniej.
Wiele nieścisłości inwentarza występuje, zanim produkty dotrą do magazynu. Błędy odbioru są bardzo częste; albo dostawca wysłał nieprawidłowy numer, albo są części, które nie zostały dostarczone. Firmy mogą zwiększyć dokładność swoich zapasów, wprowadzając bardziej sztywny proces odbioru, który będzie wychwytywał nieścisłości przed dotarciem do magazynu .
Zastosowanie 100% spisu inwentarza z natury i liczby cykli zapewni, że możesz wysyłać swoim klientom to, czego chcą i kiedy chcą - i wydawać jak najmniej pieniędzy, jak to tylko możliwe .
Zaktualizowane przez Gary Marion, specjalistę ds. Logistyki i łańcucha dostaw.