Zdecyduj, czy naprawdę potrzebujesz spotkania
Po pierwsze, zdecyduj, czy planowanie spotkania jest naprawdę konieczne.
Często uważamy formalne spotkanie za najlepszy sposób udostępniania informacji lub omawiania tematu. Ale jeśli Twoja wiadomość może zostać dostarczona za pośrednictwem poczty e-mail lub połączenia konferencyjnego, lub po prostu przez zgromadzenie kilku osób w biurze przez 15 minut, pomiń formalne spotkanie.
Zaproś tylko ludzi, którzy naprawdę muszą tam być
Czy kiedykolwiek byłeś zaproszony na spotkanie i zastanawiałeś się - w połowie drogi - dlaczego tam jesteś? Nie marnuj czasu ludziom, zapraszając ich na spotkanie, na które nie muszą być obecni. To nie będzie skuteczne spotkanie. Czy ktoś z księgowości musi być obecny na spotkaniu, aby odpowiedzieć na pytania budżetowe? Następnie zaproś jedną osobę z rachunkowości, która nadaje się do tego zadania.
Jeśli kolega lub przełożony musi zostać poinformowany o tym, co zostało omówione na spotkaniu, nie musisz zapraszać ich na faktyczne spotkanie. Po prostu przygotuj streszczenie spotkania i wyślij je później. Docenią oszczędność czasu i masz pewność, że - ponieważ umieścisz informacje na piśmie - są w pełni poinformowani o dyskusjach.
Wysyłaj przypomnienia o spotkaniach
Życie jest zajęte, a kalendarze szybko stają się zarezerwowane z zaplanowanymi działaniami. Wyślij przypomnienie o spotkaniu powtórzonym dwa dni przed spotkaniem. Potwierdzi to tych, którzy odpowiedzieli, że będą obecni, a także poinformuje z wyprzedzeniem, czy harmonogramy się zmieniły, a kluczowi uczestnicy nie mogą zaplanować czasu spotkania.
Mieć agendę
Aby zaplanować skuteczne spotkania, musisz najpierw zaplanować, co zostanie omówione. Jaki jest cel spotkania? Co chcesz osiągnąć? Opracuj program spotkania z wyprzedzeniem i rozdaj go uczestnikom. Wskaż czas rozpoczęcia i dołącz krótką listę tematów do rozwiązania. Nie marnuj własnego spotkania z długim, zbyt szczegółowym porządkiem obrad. Wskaż po imieniu osoby, które będą odpowiedzialne za raportowanie w określonym obszarze.
Bądź jasny o oczekiwaniach
Kiedy po raz pierwszy wyślesz powiadomienie o spotkaniu, jasno określ jego cel i oczekiwania. Czy spotkanie obejmie prezentację, a uczestnicy powinni być przygotowani na robienie notatek? Czy jest to sesja burzy mózgów, podczas której oczekuje się, że uczestnicy pojawią się z pomysłami i sugestiami?
W niektórych kulturach korporacyjnych pracownicy są gromadzeni, aby tylko słuchać, a następnie wracać do swoich obszarów roboczych. W innych firmach pracownicy swobodnie uczestniczą. W dzisiejszych wspólnych miejscach pracy interakcja i dzielenie się pomysłami są nie tylko mile widziane na spotkaniach; często jest to celem samego spotkania.
Zacznij od czasu
Jeśli jesteś osobą, która zazwyczaj pojawia się na spotkania na czas, wtedy rozumiesz, jak frustrujące jest to, że faktyczne spotkanie nie trwa przez 15 minut, ponieważ ludzie wpadają do pokoju.
Nieuchronnie dzieje się tak, że wszyscy wiedzą, że te spotkania nigdy nie rozpoczynają się na czas, więc wszyscy zaczynają się spóźniać. Przejmij kontrolę nad swoim spotkaniem. Zacznij od razu o podanym czasie rozpoczęcia. Zamknij drzwi i zacznij. Ci maruderzy szybko dostaną wiadomość, że przybywają późno i powinni tylko raz popełnić ten błąd.
Mów krótko i zwięźle
Większość spotkań jest planowana na godzinę, kiedy - w wielu przypadkach - 30 minut lub nawet 45 minut wystarczy. Kiedy przydzielono zbyt dużo czasu, zwykle skutkiem jest marnowanie czasu. Ludzie pozostają po zakończeniu spotkania lub spędzają zbyt długo na danym elemencie porządku obrad. Spotkania powinny być krótkie i na temat.
Pozostań na temat
Sam porządek nie sprawnie sprawdzi Twojego spotkania. Trzymaj się porządku i nie przerywaj dyskusji od stycznych.
Zaadresuj wszelkie nie na temat pytania, stwierdzając, że jest to temat na kolejne spotkanie, zostanie skierowane prywatnie lub temu podobne. Nikt nie lubi zbiegłego spotkania, w którym cel spotkania zajął drugie miejsce w innej rozmowie.
Weź mniejsze spotkania poza salą konferencyjną
Siedzenie w tej samej znanej sali konferencyjnej wokół tego samego znajomego stołu jest po prostu znajome. Aby zachęcić pracowników do interakcji, kreatywnego myślenia i ożywionych dyskusji, rozważ wzięcie udziału w spotkaniu poza standardową salą konferencyjną.
Rozważ spotkanie przy stole na zewnątrz, jeśli pozwala na to miejsce i pogoda. Spróbuj zgromadzić się we wspólnej części, która ma sofy i małe stoły zamiast dużego stołu konferencyjnego i krzeseł obrotowych.
Nie bój się podejmować odmiennego podejścia
Jeśli podejście do spotkania nie działa, nie bój się zmienić kursu. Na przykład, jeśli sesja burzy mózgów daje cichy pokój z bardzo małym dialogiem, zmień kierunek. Bądź elastyczny i zwracaj uwagę na postęp całego spotkania.
Użyj technologii
Zaplanuj wykorzystanie technologii, aby utrzymać zaangażowanie uczestników. W dzisiejszym świecie cyfrowym większość ludzi jest przyzwyczajona do oglądania grafiki lub filmów wideo w celu obsługi słów, które słyszą. Odwołaj się do tego nastawienia i włącz audiowizualnych podczas planowania spotkania.
Komputery wyświetlane na dużych ekranach i prezentacje Smart Board, które zachęcają do interakcji, są pożądaną zmianą ze standardowych, długich prezentacji PowerPoint.
Wyślij podsumowanie spotkania
W ciągu jednego dnia po spotkaniu wyślij krótkie streszczenie tego, co zostało omówione. Rozpowszechnij to przez e-mail do wszystkich obecnych, tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu, i tych, którzy muszą być poinformowani. Uwzględnij także wszelkie elementy działań, określając, kto jest odpowiedzialny za każdy przedmiot, a także termin.