Biuro wydarzeń specjalnych w Chicago i stowarzyszenie restauracji Illinois współpracują, aby zaplanować i zrealizować ten coroczny festiwal jedzenia .
Planowanie Community Food Festival
Niezależnie od tego, czy duży festiwal kulinarny, taki jak Taste of Chicago czy mniejsza wersja tego samego, planowanie festiwali społecznościowych jest znaczącą odpowiedzialnością dla lokalnych i miejskich organizatorów imprez. The Taste of Chicago stanowi świetne studium przypadku dla każdej społeczności rozważającej podobny program. Główne obszary funkcjonalne każdego festiwalu żywnościowego społeczności będą obejmować:
- Operacje
- Sprzedawcy żywności
- Programowanie
- Sponsoring
- Marketing / Public Relations
- Księgowość / zarządzanie kontraktem
Wkopiemy się głębiej w każdy obszar, ale najpierw, poznajmy oś czasu i ogólne zarządzanie takim wydarzeniem, wykorzystując faktyczne planowanie Smaku Chicago.
Harmonogram przygotowań do Społecznego Festiwalu Żywności
Dla każdego, kto pierwszy raz spotka się z tego typu imprezą lub tych, którzy rozważają rozszerzenie do istniejącego festiwalu, ważne jest, aby rozpocząć planowanie co najmniej na rok przed wydarzeniem.
Dla namacalnego przykładu, Biuro Specjalnych Burmistrzów stosuje się do następującego szorstkiego harmonogramu na każdy rok Taste of Chicago:
- 12 miesięcy : znajdź lokalizację, daty i przybliżony szkic mapy festiwalu. Zaangażuj odpowiednie agencje miejskie na każdym kroku
- 9 miesięcy : zaktualizuj mapę festiwalu i rozpocznij terminarz zapytań dotyczących obszaru funkcjonalnego
- 6 miesięcy : Potwierdź sprzedawców, sponsorów, programistów i dostawców
- 4 miesiące : sfinalizuj rozrywkę i ponownie potwierdź obszar funkcyjny
- 3 miesiące : przygotuj materiały marketingowe festiwalu
- 1 tydzień : zarządzanie obciążeniami operacji
- 1 dzień : zarządzaj obciążaniem dostawcy
- Zakończenie wydarzenia : Zarządzaj załadowaniem operacji
- 1 Tydzień po : Przytrzymaj spotkanie podsumowujące i przygotuj zalecenia
General Community Festival Management
Jako agencja rządowa, Mayor's Office of Special Events jest odpowiedzialny za Taste of Chicago i długą listę innych wydarzeń wzdłuż chicagowskiego brzegu jeziora, festiwali sąsiedztwa i innych obszarów. The Taste jest wyjątkowy w Chicago, ponieważ jest to darmowe wydarzenie, ale dochody ze Smaku pokrywa większość pozostałych wydarzeń zarządzanych przez biuro.
Dzięki doświadczeniu w zarządzaniu festiwalami żywnościowymi, które miało swój początek w 1980 roku, większość zespołów funkcyjnych w Biurze Specjalnym Burmistrza i Stowarzyszeniu Restauracji Illinois ma duże doświadczenie w swoich dziedzinach. Dzięki temu dyrektor generalny Taste of Chicago może skoncentrować się na planowaniu i realizacji wszystkich zaangażowanych stron i utrzymać to wydarzenie na właściwej drodze.
Poza członkami biura dyrektor generalny współpracuje z co najmniej 20 różnymi urzędami i agencjami miejskimi, w tym (ale nie tylko):
- Policja
- Straż Pożarna
- Departament Zdrowia
- Ulice i sanitariaty
- Park District
- Urząd ds. Komunikacji w sytuacjach kryzysowych
Innym ważnym obszarem funkcjonalnym części Biura Specjalnego Burmistrza jest zarządzanie rachunkowością / kontraktem. Będąc wydarzeniem rządowym, jest to wysoce zorganizowany proces zamówień, a wszystkie umowy muszą być zgodne z wytycznymi miasta.
Dzięki harmonogramowi planowania zdarzeń i zabezpieczeniu zarządzania wydarzeniami, możemy teraz przeanalizować każdy z głównych obszarów funkcjonalnych wydarzenia.
Po zapoznaniu się z historią imprezy Taste of Chicago i wykorzystaniem jej planowania i wykonania jako studium przypadku, jesteśmy gotowi zagłębić się nieco w każdy z głównych obszarów funkcjonalnych wydarzenia.
Operacje
Obszar operacji jest odpowiedzialny za przygotowanie strony, etap i produkcję, obsługę wydarzeń, bezpieczeństwo i inne.
Operacje wymagają wielu spotkań przed zdarzeniem, a zespół operacyjny jest ściśle powiązany z układem mapy zdarzeń.
Dużą różnicą jest zaangażowanie wszystkich agencji miejskich na wczesnym etapie procesu, zgodnie z menadżerem operacji dla Taste of Chicago. Zespół operacyjny zarządza procesami dla następujących elementów:
- Wczytanie przed wydarzeniem (konfiguracja)
- Operacje podczas wydarzenia
- Rozładunek po zdarzeniu (oderwanie)
Procesy te obejmują zamknięcia ulic, namioty budowlane, operatorów wózków widłowych, stolarzy, elektryków, sprzęt do konserwacji i personel, bezpieczeństwo, logistykę dla ciężarówek dostawców, przyczepy zarządzania i wiele innych. Zastanów się, jaki będzie Twój zespół operacyjny i jakie będą umowy na Twoje wydarzenie. Z jakimi innymi agencjami będzie współpracował Twój zespół? Skontaktuj się z nimi jak najszybciej.
Restauracje / dostawcy
Biorąc pod uwagę złożoność i rozmiar festiwali żywności, takich jak Taste of Chicago, Illinois Restaurant Association przejmuje inicjatywę zarządzania dostawcami żywności, którzy biorą udział w dorocznym wydarzeniu. W 2015 Taste of Chicago impreza nawiązała współpracę z ponad 60 producentami żywności, w tym z 19 nowymi restauracjami, które reprezentowały wiele różnych dzielnic Chicago. Oczywiście w Chicago pewne przedmioty zawsze znajdą się u sprzedawców żywności wybranych do wydarzenia, w tym pizza, żeberka, lody i sernik. Wasz festiwal żywności społecznościowej będzie prawdopodobnie również zawierał tradycyjne potrawy.
To pożądane miejsce, aby zostać wybranym sprzedawcą restauracji, który bierze udział w tym konkretnym festiwalu żywnościowym, a kryteria wymagają, aby uczestnikami byli lokalne restauracje odzwierciedlające dzielnice Chicago. Dodatkowo muszą być w stanie obsłużyć wolumin i mieć całkowicie czysty status w mieście. Restauracje uczestniczące przechodzą następujące kursy i kontrole:
- Ukończ Kurs letniego festiwalu stowarzyszenia Illinois Restaurant Association
- Oddział Chicago Department of Public Health odwiedza trzy razy dziennie
- Zarządzaj przepływem zapasów między kabinami a samochodami chłodniczymi
Jeśli chodzi o wydarzenie społecznościowe, zastanów się, jakich kryteriów możesz wymagać od uczestniczących dostawców żywności i ile chciałbyś mieć. Pierwszy rok może być trudny, ale z każdym rokiem sukcesu, prawdopodobnie okaże się, że masz coraz więcej chętnych uczestników.
Programowanie
The Taste of Chicago to ogólna impreza społeczności. Oznacza to, że choć "jedzenie" jest tym, co przyciąga tłumy, to inne działania utrzymują tam ludzi. Przez lata zespół programistów włączył do programu wiele następujących elementów:
- Darmowe koncerty na wielu scenach (krajowi i lokalni artyści)
- Pawilon pokazów kulinarnych z najlepszymi szefami kuchni i autorami książek kucharskich
- Rodzinna wioska ze sceną dziecięcą
- Namiot ekologiczny dla "zielonej" edukacji
- Pawilon sportowy ze wskazówkami fitness
- Pawilon międzynarodowy (zakupy)
- 2-milowy spacer
- Dostawcy żywności
- Budweiser Clydesdales i ich dalmatyńscy towarzysze
- Rozrywkowe przejażdżki
- Program Fireworks
- Ceremonia otwarcia
Zastanów się, jakie inne programy i zajęcia możesz włączyć do swojego festiwalu żywnościowego.
Sponsoring
The Taste of Chicago obejmuje kilka kategorii sponsoringu , który jest głównym źródłem finansowania i wsparcia rzeczowego. Marketerzy korporacyjni i organizatorzy imprez mają tendencję do uczestniczenia w wydarzeniach społecznościowych, takich jak Smak, aby wzmocnić swoją markę i zdobyć ekspozycję.
Gościnność jest elementem, który niektórzy sponsorzy biorą w swoich pakietach, umożliwiając tym sponsorom uzyskanie korzystnego dostępu do niektórych miejsc do siedzenia i prywatnych namiotów w celu organizacji własnych wydarzeń dla klientów.
Rodzaje sponsora w Smaku zawierały:
- Komunikacja komórkowa
- Sieć sklepów spożywczych
- Firmy zajmujące się napojami
- Sklepy detaliczne i banki
- Linia lotnicza i hotele
- Głoska bezdźwięczna
- Producenci samochodów
- Dostawcy żywności
- Restauracje
- Organizacje fitness i służby zdrowia
- Dzielnica City Park i transport publiczny
Zastanów się, co lokalni sponsorzy korporacyjni mogą być zainteresowani finansowaniem wydarzenia w Twojej społeczności i zastanów się, jakie rodzaje pakietów i korzyści możesz zapewnić tym sponsorom.
Marketing / Public Relations
Marketerzy, którzy pracują nad Taste of Chicago, znajdują się na godnej pozazdroszczenia pozycji, ponieważ jest to rodzaj wydarzenia, które automatycznie przyciąga uwagę mediów w Chicago i innych miejscach. Co więcej, sponsorzy medialni również pomagają promować smak. Oznacza to, że Biuro Specjalnych Misji nie musi wydawać zbyt dużo na tradycyjne formy reklamy, aby rozpowszechniać informacje i promować wydarzenie .
Marketerzy promują wydarzenie, pisząc dedykowane komunikaty prasowe do każdego obszaru imprezy, utrzymując stronę wydarzenia i tworząc broszurę poświęconą wydarzeniu. Elementy te wymagają bliskiej współpracy ze wszystkimi pozostałymi obszarami funkcjonalnymi w celu udokumentowania planowania i zmiany zawartości w momencie ich wystąpienia.
Na początku może to być trudne dla społecznościowych festiwali żywnościowych, aby uzyskać taki rodzaj ekspozycji, jak duże i znane wydarzenia, takie jak gra Taste of Chicago. Zastanów się jednak, jakie środki masowego przekazu możesz dotrzeć do bezpłatnej prasy i zacznij planować materiały marketingowe, którymi zajmie się Twój zespół marketingowy, takie jak strona internetowa, ulotki i broszury.