Biorąc pod uwagę, że Smak Chicago po raz pierwszy rozpoczął się w 1980 roku, planiści Smaku mają duże doświadczenie w planowaniu społecznościowego festiwalu żywnościowego. Biuro wydarzeń specjalnych burmistrza zarządza programem i nadzoruje planowanie i realizację. Zespół zarządzający oferuje następujące wskazówki dla tych, którzy po raz pierwszy tworzą podobny festiwal lub rozszerzenie elementów programowania na istniejący festiwal.
01 - Wskazówki dla dyrektorów generalnych Festiwalu
Kierownik generalny jest osobą, która zarządza różnymi elementami festiwalu. Mary Slowik, dyrektor generalny Taste of Chicago, oferuje następujące sugestie:
- Zidentyfikuj swoich odbiorców i sprawdź, czy chcą festiwalu.
- Jeśli podobny program już istnieje, unikaj powielania.
- Zyskaj buy-in, w którym chcesz zatrzymać wydarzenie.
- Zmieniaj programowanie dla ogólnego wydarzenia dla publiczności.
- Upewnij się, że przestrzeń może pomieścić tłumy.
- Upewnij się, że dostawcy mogą obsłużyć liczbę uczestników.
- Utwórz budżet i uzyskaj oferty od renomowanych firm.
- Jeśli planujesz wydarzenie po raz pierwszy, zatrudnij zewnętrznego sprzedawcę festiwalowego.
02 - Kierownicy Operacji Festiwalu Porady
Menedżer operacyjny nadzoruje przygotowanie strony, etap i produkcję, obsługę zdarzeń i bezpieczeństwo. John Truck, kierownik operacyjny Taste of Chicago od 19 lat, radzi:
- Festiwale wymagają współpracy z ludźmi, więc bądź przygotowany na dynamizm i płynność.
- Więcej pewności, że otrzymasz dobry sprzęt w dobrej cenie.
- Upewnij się, że wynajmujesz strukturalnie sprzedawane pomosty i rusztowania.
- Zdobądź oferty i sprawdź historie wszystkich dostawców, w tym referencje.
- Utrzymuj wysokie standardy i upewnij się, że wszystko jest pod kontrolą.
- Codziennie spotykaj się z dostawcami, aby zarządzać załogami.
- Bądź wierny swojemu słowu, a sprzedawcy, wykonawcy i ludzie żywności wrócą i będą pracować z tobą.
03 - Wskazówki do zarządzania sponsoringiem festiwalu
Menedżer ds. Sponsoringu to osoba, która pracuje, aby uzyskać środki marketingowe na wsparcie wydarzenia. Christine Jacob, kierownik ds. Sponsoringu dla Smaku, oferuje następujące porady:
- Zbadaj porównywalne wydarzenia w innym miejscu i powtórz ich sukcesy.
- Wybierz sponsorów, aby zaoferować gotówkę, towary i reklamę.
- Utwórz prezentującą kategorię sponsora.
- Twórz główne kategorie sponsorowania (np. Auto, finansowe, napoje, media itp.).
- Utwórz kategorie sponsorów dla każdego z obszarów programowania.
- Nie zezwalaj sponsorom na wędrowanie na miejscu podczas imprezy.
- Zidentyfikuj wymagania sponsora na wczesnym etapie, takie jak energia elektryczna, woda itd., I powiadom zespół operacyjny, aby określił najlepsze lokalizacje.
04 - Porady na temat koncertów / talentów
Menadżer talentów to osoba, która negocjuje, aby wprowadzić artystów na festiwal. Jenenne Brown Mosely, kierownik ds. Talentu w Taste of Chicago, oferuje następujące wskazówki:
- Poznaj swój budżet: wielcy artyści mogą od 500 do 1000 milionów dolarów przez 60-90 minut.
- Nie przepłacaj za jednego artysty w przypadku wydarzenia wielodniowego.
- Współpracuj ściśle ze swoim sponsorem medialnym, aby pomóc zrównoważyć wydatki.
- Negocjuj z artystami, którzy mogą już być w okolicy wydarzenia.
- Daj znać talentowi, jeśli oferujesz swój koncert jako wolny pokaz (może obniżyć opłatę).
- Współpracuj ze sponsorami, takimi jak linie lotnicze i hotele, aby zrekompensować wydatki artystów.
- Zabezpiecz świetne imię na dni otwarcia, środkowy i ostatni.
05 - Porady na temat Marketing Management Festival
Kierownik ds. Marketingu jest osobą, która zarządza całą komunikacją związaną z festiwalem. Cindy Gatziolis, menedżer marketingu ds. Smaku, sugeruje, co następuje:
- Partnerzy medialni pomogą zmniejszyć zapotrzebowanie na wydatki reklamowe.
- Włącz festiwal do istniejących kampanii reklamowych, public relations i marketingowych.
- Harmonogram produkcji wydruków broszurowych pomoże zaplanować terminy planowania festiwalowego.
- Twórz indywidualne informacje prasowe na temat każdego elementu produkcji na festiwal.