Jak zwiększyć frekwencję na seminariach i wydarzeniach biznesowych

by Rob Hard

Wskazówki dotyczące zwiększania uczestnictwa w wydarzeniach firmowych

Najważniejszym krokiem do przezwyciężenia obaw o brak uczestnictwa w wydarzeniu lub zwiększenie listy RSVP jest uznanie, że ludzie naprawdę lubią uczestniczyć w dobrze prowadzonych seminariach i innych wydarzeniach. Uczestnicząc w spotkaniach biznesowych, uczestnik otrzymuje szansę zdobycia nowych informacji i współpracy z rówieśnikami i liderami w swojej dziedzinie. Ale najbardziej udane spotkania wykraczają poza wysunięte na gwiaździste pomysły i inspirujące prezentacje; tworzą ciepłe, przyjazne środowisko dla każdego, co czyni je bardziej przyjemnymi. Oto, jak możesz zaplanować przyjemne wydarzenie biznesowe, które przyciągnie wielką frekwencję.

01 - Stwórz wielką agendę

Gdy gospodarze zrozumieją, że ludzie lubią uczestniczyć w wydarzeniach, ważne jest, aby stworzyć program, który jest wart uczestnictwa. Program powinien koncentrować się na jednym motywie, aby nie przytłoczyć uczestników, ale powinien mieć wystarczającą różnorodność, aby utrzymać zainteresowanie uczestników. Na przykład w poniższym przykładowym seminarium półdniowe uwzględnia potrzeby uczestników spotkania od jedzenia do przerw na prezentacje:

8:00 Przybycia i śniadanie
8:45 Wiadomość powitalna
9:00 Głośnik główny
10:00 Przerwa
10:15 Dyskusja panelowa
11:30 Uwagi końcowe

02 - Bądź wrażliwy na kalendarz i zegar

Pomimo najlepszej agendy uczestnicy wydarzenia mają preferencje dotyczące tego, kiedy chcą uczestniczyć w takich programach, a kiedy nie. W niektórych branżach sezonowych czasami nie można tak dobrze. Podczas planowania dat i godzin dla wydarzenia należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Uczestnicy preferują poranne harmonogramy seminariów
Uczestnicy preferują wydarzenia uznaniowe natychmiast po zakończeniu pracy
Wtorki i czwartki są popularnymi dniami spotkań
Unikaj organizowania spotkań w piątki, jeśli to możliwe
Unikaj planowania spotkań w święta i w wigilię świąt
Bądź wrażliwy na potrzeby podróży uczestników imprezy

Równie ważne jest budowanie reputacji na czas i na czas - szczególnie w przypadku wydarzeń rocznych lub powtarzających się.

03 - Zidentyfikuj wyjątkową i dogodną lokalizację

Większość spotkań biznesowych odbywa się w hotelach, a ten rodzaj lokalu sam w sobie nie jest tak wyjątkowy. Możesz złamać formę i znaleźć wspaniałe miejsce poza hotelem lub możesz rozpoznać, że wszystkie hotele nie są sobie równe i znaleźć świetny hotel. Głównym celem tutaj jest wybranie miejsca, w którym goście będą chcieli jechać. W końcu odejdą od rutyny i będą chcieli cieszyć się wydarzeniem. Rozważ następujące czynniki:

Wybierz miejsce, które znajduje się w pobliżu większości uczestników
Wybierz miejsce, w którym uczestnicy będą się dobrze bawić
Wybierz miejsce, w którym odbywają się podobne imprezy

Aby uzyskać więcej wskazówek na temat wyboru miejsca, należy zapoznać się z Przewodnikiem Planowania wydarzenia w Przewodniku po wydarzeniach .

04 - Skompiluj odpowiednią listę gości

Udane spotkania mają określony temat lub komunikat i grupę docelową dla tej wiadomości. Warto sporządzić listę gości, która zawiera odpowiednich uczestników, nawet jeśli są uszeregowani w kolejności według ważności. Zbyt często gospodarze będą kompilować listę potencjalnych gości tylko wtedy, aby otworzyć spotkanie dla mas. To zadziała tylko wtedy, gdy usiłujesz wypełnić miejsca w oparciu o grę liczbową.

Spotkanie biznesowe, konferencja lub seminarium nie powinny być traktowane jako bezpośrednia wysyłka poczty z 1-3% stawkami RSVP. Preferuję klientów coachingowych do generowania konkretnych list docelowych uczestników - ludzi, którzy naprawdę chcą uczestniczyć w miejcu z odsetkami RSVP 50% lub lepszymi.

Ostatnia myśl o uczestnikach: Spróbuj zaprosić osoby o podobnej randze i doświadczeniu na spotkanie.

05 - Zaproś, Zaproś, Zaproś!

Jednym z kluczy do osiągnięcia wspaniałej frekwencji na imprezie jest zapraszanie ludzi wcześniej i kontynuowanie. Oznacza to wysyłanie przypomnień do tych, którzy nie otrzymali RSVPed i potwierdzenia do tych, którzy mają. Wysłanie przypomnienia o wydarzeniu tuż przed wydarzeniem dla potwierdzonych gości również nie jest złym pomysłem.

Ważne jest generowanie emocji związanych z wydarzeniem. Tradycyjne drukowane zaproszenia są odpowiednie, ale staje się normą, aby patrzeć również na e-maile, a nawet media społecznościowe w zależności od odbiorców. Wypróbuj to podejście:

Wspomnij o zdarzeniu gościom, których Ty lub Twój zespół znasz osobiście, zanim wyślesz zaproszenia.
Wyślij datę wcześniej na etapie planowania (papierową lub elektroniczną).
Wyślij szczegółowe zaproszenie, w tym główne punkty porządku obrad (papierowe lub elektroniczne), z prośbą o potwierdzenie.
Prześlij szczegółowe zaproszenie ponownie ze spersonalizowaną notatką do osobistych znajomych lub znajomych (elektroniczne). *
Śledź potwierdzonych gości na jeden lub dwa dni przed planowanym wydarzeniem (elektronicznie lub przez telefon).

* Możesz także zdecydować o formalnym zaproszeniu gości i przedłużeniu osobistego zaproszenia na wydarzenie.

06 - Nie lekceważ potęgi osobistych zaproszeń

Fizyczne zaproszenie - drukowane lub elektroniczne - jest miłe, ale nie powinno być postrzegane jako substytut osobiście przedłużonego zaproszenia dla przyjaciół, współpracowników lub znajomych (chyba że, oczywiście, planujesz duże sympozjum lub konwencję z 500 lub więcej uczestników). To jest krok, który sprawia, że wiele hostów się boi ... nie chcą odbierać telefonu, ale może to oznaczać różnicę pomiędzy wysokimi stawkami RSVP (z niskimi stawkami niepołączeniowymi) i mniej niż idealnym rozwiązaniem.

W przypadku niektórych wydarzeń pomocne może być podzielenie tej odpowiedzialności. Lista gości wydarzenia jest często zestawiana z list kontaktów, które są utrzymywane przez różne osoby, a osoby mające najbliższe relacje z zaproszonymi powinny przedłużyć bezpośrednie zaproszenie do swoich gości.

07 - Stworzenie reputacji w celu realizacji doskonałych programów

Wszyscy uczestniczyli w dobrych konferencjach i złych konferencjach. To samo dotyczy seminariów i innych wydarzeń związanych z uznaniem. Na szczęście dla osób planujących wydarzenia, ludzie częściej lubią spotkania, w których uczestniczą.

Kluczem jest tutaj pomoc klientowi w budowaniu reputacji w dostarczaniu doskonałych programów biznesowych. Choć może wydawać się to proste, jeśli ktoś lubił uczestniczyć w twoim ostatnim wydarzeniu, jest bardziej skłonny do wzięcia udziału w przyszłych programach - i może nawet przyprowadzić przyjaciela lub kolegę.

08 - Wysyłaj komunikaty uzupełniające i dziękuj uczestnikom

Ponieważ ludzie biorą udział w spotkaniach w celu zebrania nowych informacji, wielu uczestników docenia otrzymywanie dodatkowych materiałów i materiałów, do których odwoływali się prezenterzy i inni członkowie Twojej organizacji. Obserwacja jest doskonałą okazją do podzielenia się tymi informacjami i przekazania podziękowań dla osób, które uczestniczyły w wydarzeniu.

Uwaga z podziękowaniami i komunikacja uzupełniająca to coś, co wiele organizacji często pomija, ale ci, którzy nie czerpią korzyści.