Co musisz wiedzieć o fakturach
Po co im to potrzebne?
Faktura służy kilku celom. To nie tylko katalizator, za który zapłacisz, chociaż zaryzykowałem, mówiąc, że to jest najważniejsza rola, co?
Jednak faktura jest często potrzebna kupującemu z innych powodów. Potrzebują tego zapisu. Muszą udowodnić, że ci zapłacili, często tak, że mogą odpisać twoją płatność . W ciągu moich lat pisania, miałem tylko jednego klienta, czasopismo, które nie potrzebowało faktury. Nie jestem pewien, dlaczego i jak sobie z tym poradzili.
Rodzaje faktur / oprogramowania
W oryginalnym artykule, który napisałem o fakturach, stwierdziłem, że po prostu trzymam się dokumentu Worda. Jeśli mam czas, zmienię go na PDF, ale nie zawsze tak się dzieje. Inną popularną praktyką, którą widziałem jest używanie arkusza kalkulacyjnego Excel do generowania faktury. Ale ważną kwestią, o której wtedy nie wspominałem, jest mnóstwo programów księgowych. Ze względu na niedrogie, niedrogie opcje dla małych firm, takie jak książki kucharskie lub podręczniki , może nigdy nie będziesz musiał sam generować faktury. Słyszałem wspaniałe rzeczy o tych aplikacjach, ale muszę je jeszcze sprawdzić.
Myśli? Pamiętaj, aby zostawić myśli w moim blogu na ten temat.
Co uwzględnić
Od tego oryginalnego artykułu wyjaśniłem niektóre ważniejsze części faktury piszącej. Jest to oczywiście metodą prób i błędów.
- Twoje imię i nazwisko oraz adres pocztowy powinny znajdować się na samej górze, aby czek mógł dotrzeć do Ciebie bardzo szybko, dzięki czemu nie będziesz wysyłać wiadomości e-mail za tydzień, pytając o to.
- Umieszczaj logo na potrzeby brandingu (jeśli je posiadasz).
- Data faktury kury! Niektóre firmy i wydawcy mają obowiązkowy okres oczekiwania na fakturze - 30 dni, a nawet 60 dni - i chcesz mieć tam odpowiednią datę. Ponownie, chodzi o uniknięcie opóźnienia w płatnościach.
- Jeśli wykonujesz wiele projektów dla tego klienta, nazwij je! Użyj jakiegoś frazowania, które oznacza ten projekt od tego przed nim lub po nim. Ograniczy to pomyłki i (zgadłeś) pozwoli ci zapłacić na czas.
- Upewnij się, że instrukcje dotyczące płatności są jasne. Jeśli chcesz sprawdzić papier, czy powinien być wypuszczony do Ciebie lub Twojej firmy? Jeśli chcesz otrzymać płatność Paypal, weź wszystkie istotne informacje.
- Niektóre większe firmy i wydawcy będą odnosić się do faktury tylko na podstawie numeru faktury. Czasami nawet dyktują ten numer lub konwencje twojego numeru. Jeśli nie, po prostu używam daty: Faktura # 112811.
- Powyższe stanowi kilka lat tańców fakturowania. Koniecznie zapoznaj się z podstawowymi informacjami na temat fakturowania.
Wskazówki dotyczące faktur wystawcy
Słyszałem od niektórych klientów, że niekoniecznie potrzebują długiej oferty, którą uwzględniłem w poprzednich fakturach. Jednocześnie spotkałem się z klientami, którzy prosili mnie o rozbicie mojej faktury na bardzo konkretne części.
Jeśli chodzi o generowanie faktur, ważne jest, aby pamiętać, że nie robisz z tego żadnych pieniędzy. Utrzymuj to w prosty i szybki sposób. Podoba mi się ten pomysł od czwartego Brama w Women on Writing. Mówi, że wystawia faktury w zestawach w jeden dzień tygodnia. Możesz również utworzyć szablon, zapisać go i użyć ponownie.
Oto kilka porad:
Trzymaj się tego, co wiesz. Nie znam wielu pisarzy, którzy nie mogą używać programu Microsoft Word i / lub Publisher podczas snu, dlatego warto rozważyć użycie jednego z szablonów dostarczonych z tymi systemami oprogramowania do utworzenia faktury.
Zrób to. Chcesz, aby ten pracodawca pamiętał cię w przyszłości, gdyby miał inne dostępne stanowiska do pisania. Jeśli masz logo, a nawet pewną czcionkę, wycenę lub układ, który jest unikalny dla konkretnej usługi, rozważ użycie jej na fakturze. Musisz podać co najmniej swoje nazwisko, adres i inne informacje identyfikujące w nagłówku faktury.
Podaj szczegóły. Główna treść faktury powinna szczegółowo opisać świadczoną przez Ciebie usługę. Jeśli wypełniłeś usługę za stawkę godzinową, pamiętaj o wyliczeniu przepracowanych godzin. Jeśli wykonałeś projekt na stronę lub na słowo, podaj również te szczegóły. Będziesz chciał szczegółowo opisać, co zrobiłeś, jak i jak długo.
Wyciągnij to. Uwzględnij kolumnę z ładunkiem, która przytacza Twoją stawkę (np. Centów za słowo lub dolary za godzinę), a następnie narysuj ją w kolumnie opłat całkowitych. Pomaga to nie tylko wyeliminować błędy matematyczne lub literówki, ale także zapewnia klientowi łatwy sposób na oszacowanie kosztów zatrudnienia również w przyszłej pracy!
Pogrubienie całości. Spraw, by dział księgowości znalazł się łatwo i łatwo; może dostaniesz zapłatę o wiele szybciej!
Cytuj swoje warunki. Mam nadzieję, że nie będą one zaskoczeniem dla twojego klienta, ponieważ terminy są ogólnie omawiane z wyprzedzeniem. Niezależnie od tego, co zgodziłeś się, delikatnie przypomnij swojemu pracodawcy, dodając jedno-dwu zdanie blurb pod całkowitą opłatą. Przykład: kwota należna netto 10 dni.
Czytać korektę. A następnie ponownie sprawdź! Teraz nie czas na kosmiczne i stracić potencjalne przyszłe konto. Upewnij się, że faktura jest tak perfekcyjna i bezbłędna jak Twój projekt, zanim go oddasz.
Dostać zapłatę. Świętuj swój sukces!