Przygotuj plan awaryjny
Najlepiej, gdyby w przypadku nagłych zachorowań lub innych nagłych wypadków zawsze istniał plan tworzenia kopii zapasowych, ale jeśli kluczowy pracownik wskazuje na odlot lub zawiadomienie, należy natychmiast wymyślić plan, aby ktoś inny wykonał swoje zadania.
Menedżerowie wysokiego szczebla i potencjalni zamienni powinni rozumieć każdy aspekt swojej roli.
Duża część planu sukcesji to dokumentacja. Wszystko, nad czym pracuje każdy pracownik, powinno być częścią publicznego podręcznika, kalendarza, listy zadań lub pliku. Dokumentacja ta powinna zawierać informacje kontaktowe dla podmiotów zewnętrznych, a także objaśnienia dotyczące sposobu działania makr programu Excel, programów komputerowych lub innych skrótów utworzonych przez pracownika.
Plan powinien również zawierać przejrzystą listę priorytetów, aby pozostali pracownicy nie byli przytłoczeni i wiedzieli, które zadania mają pierwszeństwo przed ich dotychczasowymi pracami.
Rozważ bezpieczeństwo informacji
Kluczowi pracownicy często mają dostęp do rachunków bankowych, ważnych systemów komputerowych i usług online. Chociaż przypadki niewłaściwego postępowania lub kradzieży informacji są rzadkie, najlepszym sposobem jest usunięcie ich dostępu, gdy tylko nie będą już potrzebne.
Oprócz usuwania dostępu musisz go zachować.
Na przykład, inny pracownik może potrzebować uprawnienia do podpisywania czeków, aby utrzymać system podpisywania podpisów z dwoma podpisami. Jeśli odchodzący pracownik zapisał się do usługi online, takiej jak analityka witryny, używając firmowej poczty e-mail, upewnij się, że przekazał dane uwierzytelniające.
Wydaj ostateczną wypłatę i korzyści
Pracownicy odchodzący mają prawo do wypłaty ostatniej wypłaty i wszelkich naliczonych świadczeń, takich jak niewykorzystane dni urlopu.
Płatności z tytułu naliczonych świadczeń dodatkowych zależą od umowy o pracę i lokalnych przepisów.
Prawo stanowe wyznacza również termin dokonania płatności. Generalnie masz to, co byłoby zaplanowaną wypłatą, gdyby pracownik był w twojej firmie. Wiele firm woli, aby odchodzący pracownicy podpisywali końcową wypłatę osobiście ostatniego dnia. Pracuj z usługami księgowymi, aby obliczyć ostateczną należną kwotę.
Zaktualizuj swoje sprawozdania finansowe
Jeśli pracownik już uzyskał opcje na akcje lub odroczoną rekompensatę, wydatek i odpowiedzialność towarzysząca są już prawdopodobnie zapisane w twoich książkach. Jeśli odejście powoduje złoty spadochron lub inny okres umowy, należne odszkodowanie może być tylko przypisem, jeśli w ogóle jest uwzględnione w sprawozdaniu finansowym.
Zamiast czekać do następnego okresu raportowania, niech księgowy natychmiast wprowadzi odpowiednie zapisy księgowe, aby odzwierciedlić wszystkie transakcje finansowe, które miały miejsce przy wyjeździe pracownika. Zapewnia to wcześniejsze ostrzeżenie w przypadku konieczności wyjaśnienia lub dostosowania się do zmiany zysków spowodowanych wypłatami.
Powiadom Inwestorów
Większość pracowników uważa się za zastępowalnych, a ich odejścia prawdopodobnie nie zostaną uznane za istotne przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych.
Są jednak wyjątki. Jednym z przykładów może być odejście czołowego naukowca, którego odejście zakłóciłoby badania uważane za kluczowe dla jego działalności.
Bez względu na to, jako najlepsza praktyka, powinieneś wysłać informację o swoich inwestycjach na temat odejścia kluczowego pracownika. Pomoże to uspokoić lęki przed zawirowaniami lub sprzeciwami w twoich szeregach i uniemożliwi inwestorom rozważanie wycofania się. Jest to również dobry sposób na informowanie inwestorów o tym, co dzieje się w Twojej firmie, i informowanie ich, w jaki sposób zamierzasz się rozwijać.