Upewnij się, że przekazujesz szacunek klientom i innym dzwoniącym
Poczta głosowa stała się standardową częścią każdego systemu telefonicznego klasy biznesowej . Nie tylko wiedza o tym, jak zostawić profesjonalną wiadomość głosową w wiadomości głosowej, ma pozytywny wpływ na Twoją firmę, ale także dla profesjonalnego wizerunku .
Każdy pracownik, który korzysta z telefonu w ramach swojej pracy powinien wiedzieć, jak zostawić profesjonalną wiadomość telefoniczną. Oto kilka wskazówek dla nowych lub niedoświadczonych pracowników, którzy zostawiają profesjonalne, uprzejme wiadomości telefoniczne, które zostaną zwrócone.
01 - Pomyśl najpierw
02 - Przedstaw się
Rozpocznij każdą wiadomość poczty głosowej, przedstawiając się, aby odbiorca wiedział, kto od razu dzwoni. Powinien zawierać twoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Przykład: "To jest Jane Doe dzwoni z firmy X dla Suzy Jonesa na temat twojego konta." Upewnij się, że znasz nazwę osoby, do której dzwonisz, nie chcesz ich obrażać, zanim jeszcze z nią porozmawiasz.
03 - Mów powoli
Mów wystarczająco wolno, aby osoba otrzymująca wiadomość mogła usłyszeć każde słowo. To bardzo frustrujące, gdy przychodzisz, aby odebrać wiadomość, aby przekonać się, że druga osoba mówi zbyt szybko, aby ją zrozumieć. Upewnij się, że zostawiasz numer wywołania, który powtarzasz dwukrotnie, aby osoba mogła to zanotować.
04 - Mów wyraźnie
Mów bezpośrednio do ustnika telefonu w sposób wyraźny i odpowiednio zmodulowany. Nie trzymaj telefonu między policzkiem a ramieniem, aby ustnik był umiejscowiony przy szyi; to wystarcza, gdy wybierasz numer lub gdy telefon dzwoni po drugiej stronie, ale nie po połączeniu.
05 - Keep It Short
Nie musisz zostawiać każdego szczegółu w wiadomości poczty głosowej . Większość biznesowych systemów telefonicznych ma od 1 do 2 minut na wiadomości przed zakończeniem połączenia. Pozostaw krótkie podsumowanie przyczyny swojego połączenia i zamknij je z prośbą o oddzwonienie.
06 - Zakończ to profesjonalnie
Tak jak profesjonalny list biznesowy, zakończ, podając swoje dane kontaktowe. Jeśli ta osoba nie jest Ci obca lub nie może Ci pomóc, powtórz imię i nazwisko firmy, a także najlepiej, jak do Ciebie dotrzeć. Jeśli masz już silną współpracę, być może uda ci się pominąć powtarzanie Twojego imienia i nazwiska, ale pamiętaj, by dać im najlepszy numer, który oddzwoni, i kiedy będziesz dostępny.
07 - Przerwane połączenie?
Jeśli uważasz, że wiadomość poczty głosowej została usunięta przez system poczty głosowej przed zakończeniem, spróbuj ponownie zadzwonić i odejść, mówiąc osobie, że uważasz, że twoja poprzednia wiadomość mogła zostać usunięta. Staraj się to krótko; nie chcesz spotkać się jako szkodnik. Po prostu podaj swoje imię i nazwisko, a następnie zostaw swój numer z pozdrowieniem: "Chciałem tylko mieć pewność, że dostałeś moją wiadomość, brzmiało to tak, jakbyśmy byli odłączeni." Dzięki! "
08 - Przećwicz i sprawdź się
Jeśli nie masz pewności lub denerwujesz się pozostawieniem wiadomości biznesowych, e, ćwicz z przyjacielem lub kolegą. Zostaw im próbną wiadomość głosową i poproś o krytykę: Czy mówisz zbyt szybko, czy inaczej trudno ci to zrozumieć? Może warto nawet zostawić sobie pocztę głosową, aby posłuchać, jak brzmisz.