Z tego powodu osoby planujące spotkania potrzebują solidnej znajomości numerów cateringowych, aby zapewnić jakość żywności i uniknąć opłat karnych. Poniżej wymienione są najważniejsze dane i terminy, z którymi należy się zapoznać.
Szacowana liczba
Jest to liczba gości, na których początkowo budujesz swoje prognozy wydarzeń. Nie ma rzeczywistego obowiązku związanego z szacowaną liczbą, ponieważ jest to bardziej "liczba robocza" używana do oszacowania kosztów i potrzeb kadrowych.
Oczekiwana liczba
Spodziewana liczba zostanie przesłana dwa lub trzy tygodnie przed wydarzeniem. Jest to dokładniejsza liczba przewidywanych gości i jest powiązana umownie z końcową liczbą. Każda operacja cateringowa ma własne zasady dotyczące spodziewanych wyników, ale ogólnie rzecz biorąc, nie powinna odbiegać o więcej niż 15% ostatecznej liczby.
Ostateczna liczba / gwarantowana liczba
Jest to liczba posiłków dla gości, za które zapłacisz, a także liczba miejsc, w których drużyna cateringowa zajmie miejsce w pokoju.
Wszelkie zmiany dokonane w tym numerze po terminie mogą skutkować karami lub opóźnionymi opłatami. Dlatego ważne jest, aby planista wyznaczył datę potwierdzenia udziału, która przypada przed terminem gwarancji.
Procent kropli
Istnieją dwa kąty, aby upuścić procent. Pierwsza jest obliczana przez catering, aby zobaczyć, ile spadła twoja końcowa liczba z oczekiwanej liczby.
Jeżeli odsetek ten jest zbyt duży (ponad 20%), może zostać nałożona kara pieniężna w celu pokrycia kosztów związanych z zatrudnieniem i zamówieniami na dostawy. Planiści używają procentów spadku do oszacowania, ile "nie-pokazów" można się spodziewać. Spadek o 2% jest mniej więcej średni w przypadku wydarzeń płatnych lub biletów. Ta średnia może przekroczyć 5% dla wydarzeń, które są bezpłatne. Jak możesz sobie wyobrazić, uczestnicy częściej pokazują, kiedy mają zainwestowane pieniądze w wydarzenie.
Karty Posiłków
Niektórzy planiści oferują więcej niż jedną przystawkę podczas formalnych posiłków, co tworzy kolejny wymóg obliczeniowy. Hotele i centra bankietowe nie chcą zgadywać, ilu gości wybierze stek lub kurczaka, więc to planiści muszą dokładnie oszacować każdy wybór za pomocą systemu RSVP. W dniu zdarzenia każdy uczestnik powinien otrzymać kolorową kartę posiłku, którą może umieścić na stole, aby serwery automatycznie wiedzieli, jakie danie zamówili.
Pić bilety
Organizatorzy imprez mogą korzystać z biletów na drinki, aby kontrolować koszty prowadzenia otwartego baru. Osiąga się to poprzez przyznanie każdemu z gości jednego lub dwóch biletów na drinka przy rejestracji. Barman przyjmie bilety w zamian za drinka, a goście, którzy zdecydują się wypić za swój bilet, mogą zapłacić gotówką. Jedną z rzeczy, które należy zwrócić uwagę na temat biletów na drinki, jest to, że lokal nalicza najwyższy napój za bilet.
Z tego powodu rozsądnie jest korzystać z tego systemu z piwem i winem lub domem, ponieważ selekcje będą bardziej wyceniane razem.
Pracuj z systemem
Ostatecznie to do planisty wydarzenia należy dostarczanie dokładnych danych do działu gastronomii. Ci planiści, którzy nie przestrzegają zasad i terminów wydanych przez ich dostawcę, mogą zapłacić więcej, niż powinni, w postaci kar i innych opłat. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest przeczytanie zasad dotyczących cateringu przed zaplanowaniem wydarzenia. Zgodnie z tą jedną prostą zasadą pomoże Ci wybrać najbardziej odpowiednie daty i koszty, które zostaną przekazane gościom.