Kroki do znalezienia idealnego miejsca wydarzenia
Zakładając, że już zidentyfikowałeś rodzaj planowanego wydarzenia i jego cel, należy wziąć pod uwagę wiele innych czynników, ponieważ rozpoczynasz proces wyboru samego miejsca.
Poniższa mapa drogowa pomoże Ci przejść przez etapy wyboru idealnej przestrzeni na wydarzenia.
Zidentyfikuj odbiorców docelowych i poznaj swoją listę gości
Kiedy planujesz wydarzenie, jedną z najważniejszych informacji, które musisz wiedzieć, to to, kim będą Twoi goście i ilu ich będzie oczekiwało. O ile rodzaj wydarzenia z pewnością wpłynie na wybór miejsca, jednym z największych czynników ograniczających przestrzeń wydarzenia jest jego pojemność. Upewnij się, że znasz co najmniej dokładny szacunek (może to być zakres) liczby gości, ponieważ natychmiastowo ograniczysz opcje miejsca. Powinieneś także wziąć pod uwagę swoich odbiorców. Upewnij się, że miejsce odzwierciedla nie tylko samo wydarzenie, ale także gusty i oczekiwania gości.
Zidentyfikuj daty zdarzeń
Sprawdź swój kalendarz, ponieważ czas wpłynie na wiele decyzji, w tym na twój wybór miejsca. Po liście gości data następnego zdarzenia będzie kolejnym czynnikiem ograniczającym.
W zależności od rodzaju planowanego wydarzenia może się okazać, że będziesz musiał być elastyczny z datą wydarzenia, aby uzyskać miejsce, które chcesz lub musisz być elastyczny w wyborze miejsca w celu uzyskania daty, którą chcesz. Powinieneś zacząć planowanie miejsca wiedząc, gdzie ty lub klient jesteś elastyczny.
Oto kilka pytań, które należy rozważyć:
- Kiedy Twoi goście najprawdopodobniej będą mogli wziąć udział w programie zgodnie z harmonogramem?
- Jakie miejsca mają odpowiednią i dostępną przestrzeń dla tamtych czasów?
- Kiedy jest najlepszy czas na zorganizowanie imprezy przez zespół zarządzający?
Oblicz swój budżet
Dzięki otwartemu budżetowi każdy może zaplanować wspaniałe wydarzenie i mieć nieskończoną liczbę możliwości wyboru miejsca. Jednak najprawdopodobniej twoje zasoby finansowe są ograniczone i powinieneś wiedzieć od samego początku, jakie są twoje ograniczenia finansowe - nawet jeśli budżet wydarzenia jest prosty, to jest to oszacowanie lub zasięg pola gry. Organizator wydarzenia może zawsze zaplanować wspaniałe wydarzenie w rozsądnym budżecie.
- Czy miejsca mieszczą się w ramach twoich parametrów budżetowych na wydatki kosmiczne, techniczne i cateringowe?
- Czy wynegocjowałeś korzystną stawkę za usługi i wykazałeś wartość swojej roli?
- Czy pozwoliłeś elastyczności w budżecie, jeśli wydatki na element zamówienia przekraczają plan?
Zakres różnych lokalizacji
Gdy numery list gości i możliwe daty wydarzeń zostaną zawężone, ważne jest określenie lokalizacji, w których może się odbyć wydarzenie. Hotele i centra konferencyjne lub eventowe to jedne z najbardziej popularnych miejsc na imprezy firmowe i wesela, ale nie są to jedyne możliwości.
To jest czas na kreatywność w myśleniu. Rozważ następujące:
- Na podstawie tematu spotkania, jakie trzy najlepsze miejsca przychodzą na myśl?
- Gdzie twoi goście wolą uczestniczyć w tym spotkaniu?
- Co będzie najwygodniejsze dla Twoich gości?
- Poza tym, jakie niespodziewane lokalizacje mogą zwiększyć stawkę RSVP?
Znajdź odpowiedni typ przestrzeni wydarzeń
Miejsce, które wybierzesz, musi mieć odpowiednią przestrzeń dla planowanego wydarzenia. Czy twoje wydarzenie będzie wymagało parkietu? Czy potrzebujesz systemu PA? A co z podium głośnika lub ekranem projektora? Jakiego rodzaju ustawienia stołu potrzebujesz? Oprócz rozważenia tego rodzaju pytań, oto kilka najważniejszych pytań do planowania miejsca, które zadaj sobie:
- Czy miejsce wydarzenia spełnia specjalne kryteria twojego programu lub wydarzenia?
- Czy miejsce może pomieścić Twoją produkcję, rozrywkę, A / V, dźwięk i inne potrzeby techniczne?
- Czy stan obiektu odzwierciedla wysokie standardy Twojej organizacji?
Rozważ usługi i ograniczenia dotyczące lokalizacji
Oprócz znalezienia odpowiedniego rodzaju miejsca na wydarzenia, warto przyjrzeć się typom innych usług oferowanych przez obiekt i zdecydować o ich wartości na swoim wydarzeniu. Niektóre lokale będą miały również preferowaną listę dostawców, z której musisz pracować, aby znaleźć sprzedawców lub dostawców innych usług. W innych obiektach obowiązują ograniczenia dotyczące wystroju lub innych aspektów samego wydarzenia. Oto kilka pytań, które należy zadać:
- Czy to miejsce oferuje dobre opcje parkowania lub usługi parkingowego?
- Czy to miejsce oferuje ochronę?
- Czy to miejsce oferuje dodatkowe usługi, takie jak catering, aranżacje kwiatowe, wypożyczenie bielizny i stołów itp.?
- Czy to miejsce ma załogę przygotowującą i czyszczącą?
- Czy to miejsce ogranicza możliwości innych sprzedawców?
- Czy to miejsce ma minimum żywności i napojów?
Zastanów się nad reputacją miejsca
Reputacja serwisu jest kluczowa. Często jest to różnica między organizacją dobrego wydarzenia a rozpoczęciem wielkiego wydarzenia. Sposób, w jaki miejsce zarządza obiektami, personelem i klientami, zawsze zostanie zapamiętany. Aby uzyskać informacje na temat wartości reputacyjnej obiektu, rozważ następujące pytania:
- Jaka jest kadencja menadżera konferencji, kierownika cateringu lub szefa kuchni?
- Czy kierownictwo potraktuje Cię jak klienta VIP lub jako jeden z wielu programów?
- Jaka elastyczność jest miejscem, które chętnie ci zaoferuje?
- Czy mają dostępne referencje lub recenzje?
- Czy miejsce oferuje zdjęcia z wydarzeń podobnych do waszych?
Zaplanuj wizytę w Venue
O ile logistyka i czas absolutnie temu nie zapobiegają, każdy planista zdarzeń powinien przeprowadzić inspekcję na miejscu przed zawarciem umowy na dowolne miejsce. Zdjęcia mogą być niezwykle pomocne, ale istnieje wiele aspektów, które można ocenić osobiście. Poproś o wizytę w miejscu, w tym wszystko, od parkingu do wejścia i przestrzeni zdarzeń do łazienki. Będziesz zadowolony, że tak zrobiłeś!
Włącz preferencje klienta
Na koniec dnia organizatorzy imprez muszą przedstawić swoje zalecenia dotyczące lokalizacji swojemu klientowi (bez względu na to, czy jest on klientem wewnętrznym, takim jak kierownictwo firmy lub kierownictwo firmy, czy też klientem zewnętrznym) i uzyskać zatwierdzenia. Jedynym pytaniem, które należy sobie zadać w odniesieniu do klienta podczas fazy planowania miejsca, czy klient przyjmie moje zalecenia? Aby móc odpowiedzieć na to pytanie z pewnym przekonaniem, należy upewnić się, że od początku rozumie się oczekiwania i preferencje klienta.