Nie zaczyna się za wcześnie
Zwlekanie jest twoim wrogiem. Jest to jeden z najczęstszych błędów planowania zdarzeń, których chcesz uniknąć.
Nieudane wczesne uruchomienie procesu planowania zdarzeń może spowodować wiele problemów na linii. Zaraz po wybraniu daty i ogólnym zasięgu wydarzenia oraz budżetu, przejdź do pracy. Hotele i inne obiekty rezerwują drogę z wyprzedzeniem, więc zabezpiecz to wkrótce. Nie spełnienie tego warunku ograniczy wybór miejsca, a niestety pozostanie bez względu na dostępne miejsce. Głośniki i rozrywka na żywo również przyjmują rezerwacje znacznie wcześniej niż data faktycznego wydarzenia. Gdy data wydarzenia jest bezpieczna, wykonaj badania, a gdy zdecydujesz się na swojego wybranego wykonawcę, od razu uzyskaj podpisaną umowę.
Organizowanie się za pomocą listy kontrolnej planowania zdarzeń jest kolejnym zadaniem, które należy natychmiast rozwiązać. Dzięki mapowaniu wszystkich etapów procesu planowania zdarzeń, określaniu, kiedy należy je wykonać, oraz opracowywaniu harmonogramu dla każdego z nich, otrzymasz cenny przewodnik, który pomoże Ci zacząć i utrzyma Cię na dobrej drodze.
Rozpoczęcie zbyt późno jest jednym z najczęstszych błędów w planowaniu wydarzeń.
Nie sprawdzanie konkurencji
Czy planowałeś kiedyś swoje wydarzenie tylko po to, aby się uczyć - po rozpoczęciu procesu planowania i ustaleniu daty wydarzenia - że w tym samym dniu odbędzie się inne konkurencyjne wydarzenie? Tylko jedno wydarzenie przyciągnie tłum, więc nie ryzykuj i nie przejeżdżaj palcami, aby ci, którzy zostali zaproszeni, wybierali twoje wydarzenie.
Unikaj sytuacji w ogóle.
Wykonaj należytą staranność i sprawdź ewentualne konflikty, zanim będzie za późno. Przyjrzyj się harmonogramom spotkań branżowych (zarówno dużych, jak i małych), bliskości świąt, dużych wydarzeń sportowych i lokalnych spotkań, które mogą siać spustoszenie dla osób jeżdżących na to wydarzenie. Kiedy już zdecydujesz się na randkę na swoje wydarzenie, przekaż wiadomość swoim gościom. Powiadomienia "Zapisz datę" i "Nadchodzące wydarzenia" dają zainteresowanym możliwość oznaczenia wydarzenia w swoich kalendarzach.
Nie potwierdzając sprzedawców
Podpisana umowa z dostawcą jest prawnie wiążącą umową i daje ci coś na piśmie, aby zatrzymać sprzedawcę odpowiedzialnego za usługi, które ma świadczyć. Jednak nie robi to nic dla ciebie w momencie zdarzenia, gdy zdajesz sobie sprawę, że sprzedawca nie jest show. Ta umowa na zawody nie przyniesie jedzenia twoim głodnym gościom ani nie dostarczy stołów i krzeseł do pustej sali balowej. Potwierdź z każdym dostawcą nie raz, ale dwa razy. Tak, dwa razy . Potwierdź odbiór podpisanej umowy, gdy oboje wyrażasz zgodę na warunki. Potwierdź jeszcze raz przed samym wydarzeniem. To nie jest rozmowa na temat dostarczania lub dekoracji żywności; Jest to kontynuacja konkretnie, aby upewnić się, że wydarzenie jest nadal w kalendarzu.
Sprzedawcy wydarzeń rezerwują wiele wydarzeń i bardzo łatwo jest zgubić papierkową robotę lub ją zmylić przez kogoś innego w firmie. Dlatego upewnij się, że tak się nie stanie, zwracając się do nich, aby się zameldowali i potwierdzili, że Twoje wydarzenie oraz szczegóły dotyczące daty, czasu i usług, które mają zostać dostarczone, są w rzeczywistości zgodne z harmonogramem. I utrzymuj tę umowę dostawcy łatwo dostępną.
Brak "planu B"
Posiadanie planu awaryjnego jest koniecznością dla każdego wydarzenia, ale w szczególności dla wydarzeń planowanych na zewnątrz. Warunki pogodowe są nieprzewidywalne i jeśli huragan, silna kurtyna wiatru lub burza gradowa grożą anulowaniem wydarzenia, przygotuj plan awaryjny. Daty deszczowe, alternatywne miejsca wydarzeń oraz zmodyfikowane harmonogramy aktywności są opcjami, jeśli wydarzenie na świeżym powietrzu - lub jego część - musi zostać przeniesione do domu.
Oprócz przygotowań do niepewności pogodowych, inne nietypowe okoliczności można również rozwiązać z wyprzedzeniem. Przerwy w zasilaniu mogą zostać zmniejszone poprzez posiadanie generatora na miejscu. Parking przelewowy można przenieść do innej, uprzednio umiejscowionej lokalizacji. Problemy z dostępnością pokoju hotelowego można rozwiązać, przechowując kilka dodatkowych pokoi w rezerwie w swoim bloku hotelowym . Weź pod uwagę specyfikę swojego wydarzenia i przemyśl te obszary, które są bardziej podatne na pojawiające się problemy. Planując z wyprzedzeniem i opracowując alternatywne scenariusze, można uniknąć jednego z najdroższych błędów planowania zdarzeń.
Nie zatrudniamy wystarczającej pomocy
Jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników wydarzenia, więcej znaczy lepiej. Będzie cię to kosztowało więcej pieniędzy, ale może uratować twoje wydarzenie. Wyobraź sobie: kopia zapasowa samochodów czekających na wejście na parking, podczas gdy obsługa parkingów gorączkowo próbuje nadążyć. Linia sfrustrowanych gości czekających na zamówienie napoju, gdy jeden serwer stara się nadążyć za popytem. Pracownicy zajmujący się rejestracją zdarzeń przytłoczeni dużą liczbą gości, którzy właśnie przybyli, pozostawiając zmęczonych podróżnych czekających zbyt długo, by się zameldować. Masz pomysł. Posiadanie dodatkowego personelu, który pomoże Ci w trudnych chwilach, zapewni dodatkowe usługi potrzebującym, rozwiąże problemy lub będzie przyjazną obecnością dla przybywających gości z pytaniami, które mogą podnieść Twoje wydarzenie z dobrego wydarzenia do wspaniałego wydarzenia.
Zatrudniając pracowników eventu , szukaj tych pracowników z doświadczeniem, którzy pracują nad planowanym wydarzeniem. Zatrudnij tylko profesjonalnych, wysoce polecanych pracowników. Poinformuj ich, o czym jest Twoje wydarzenie, gościach, którzy będą uczestniczyć, Twoich oczekiwaniach i kim jest ich punkt kontaktowy, jeśli mają pytanie lub problem. Pracownicy eventu - mimo że są dostarczani przez zewnętrznego sprzedawcę - reprezentują Ciebie i Twoją firmę zajmującą się planowaniem wydarzeń. Negatywne spotkanie z pracownikami wydarzenia będzie trwać w pamięci zarówno gościa, jak i klienta, i może doprowadzić do kwaszenia nawet najbardziej dobrze zaplanowanych wydarzeń.