Sformatuj list Professional Business za pomocą tych porad
Właściwe formaty listów biznesowych
Listy biznesowe w Stanach Zjednoczonych używają czterech popularnych formatów listów. Różnice różnią się w przypadku innych krajów, takich jak data jest skomponowana w innym stylu.
Wszystkie właściwe formaty listów biznesowych są dopuszczalne, ale blok jest bardziej powszechny.
Format listu blokowego : Powszechny format litery blokowej jest sformatowany, a cały tekst jest wyrównany do lewego marginesu. Akapity są podwójnie rozmieszczone, a cały tekst liniowy jest pojedynczo rozmieszczony. Marginesy są standardowym ustawieniem procesora tekstu na cal. (patrz obraz formatu Letter Letter).
Format semi-block letter: W przypadku semi-block jedyna różnica między blokiem semi i alternative jest przeciwieństwem, czy tekst bryły jest wyrównany do lewej, pierwszy wiersz każdego akapitu jest wcięty.
Alternatywny format Letter: Alternatywny format letter blokuje adres powrotu, datę, zamknięcie, nazwę, tytuł i podpis po lewej stronie.
Uproszczony format liter: Ten format ma takie same właściwości, jak litera bloku z jednym wyjątkiem, powitanie lub zwrot grzecznościowy zostaje wyeliminowany. Jest to przydatny format, gdy nie wiesz, że płeć odbiorcy to męski lub żeński, lub pani lub pani.
Sekcje listu biznesowego
- Adres zwrotny: Jeśli masz firmowy papier firmowy , możesz pominąć tę sekcję. Podaj swój pełny adres firmy i poprawną legalną nazwę firmy. W razie potrzeby możesz również podać adres e-mail lub numer telefonu odbiorcy.
- Data: Postępuj zgodnie z formatem miesiąca, dnia i roku. Ustaw aktualną datę na aktualną datę wysyłki listu.
- Nazwa i adres odbiorcy: podaj pełne imię i nazwisko oraz adres osoby, do której wysyłasz list. W razie potrzeby można dodać tytuł osoby wraz z numerem telefonu.
- Pozdrowienia: Na powitanie użyj oficjalnego imienia i zakończ z dwukropkiem dla twojego listu biznesowego.
- Temat: Jasne stwierdzenie przedmiotu listu pomaga tobie, odbiorcy, szybko poznać kontekst tego, o czym jest twój list.
- Treść: Treść Twojego listu powinna zaczynać się ogólnym przedstawieniem tego, kim jesteś i celem listu. Uwzględnij określone akapity zaryzykuj problem lub problem. Zamknij ciało wezwaniem do działania. Każde pismo biznesowe powinno być krótkie i zwięzłe, biorąc pod uwagę ograniczony czas twojego czytelnika.
- Zamykanie: Tutaj możesz wybrać dowolny format formalny, taki jak "Z pozdrowieniami" lub "Z poważaniem".
- Podpis: Podpisz swoje nazwisko tak jak w liście. Nazwa i tytuł: podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz stanowisko.
- Encloses and CC: Jeśli wysyłasz dodatkowe dokumenty to linia klauzuli i jeśli ktoś inny otrzymuje kopię tej litery to cc. lub kopie węglowe drugiego odbiornika lub odbiorników.
Możesz uprościć cały proces tworzenia poprawnie sformatowanego listu biznesowego za pomocą edytora tekstu.
W programie Microsoft Word możesz użyć kreatora liter, przechodząc do funkcji "Narzędzia", wybierz opcję "Listy i koperty" i kliknij Kreatora list. Kreator wyświetli monit z każdym polem i pozwoli wybrać format.
Używanie właściwego formatu listu biznesowego to krok w kierunku uczynienia biznesu bardziej profesjonalnym. Poświęć trochę czasu, aby zrobić dobre wrażenie na swojej firmie.