List powitalny dla nowych klientów jest cenną częścią pozyskiwania nowych klientów , zwłaszcza jeśli Twoja firma koncentruje się na relacjach osobistych. Poświęcenie czasu na napisanie nowego listu powitalnego dla klientów ma kilka zalet, w tym:
- Pokazuje klientom, że cenisz ich firmę
- Oficjalnie wprowadza firmę do nowych klientów
- Zapewnia nowych klientów, że podjęli właściwą decyzję przy wyborze firmy
- Dostarcza ważnych informacji kontaktowych
Ten samouczek krok po kroku zapozna Cię z nowym formatem listu powitalnego dla klientów oraz sekcjami, które obejmuje, dzięki czemu możesz go używać jako szablonu we własnej firmie.
01 - papier firmowy
Twój nowy list powitalny dla klientów powinien być wydrukowany na papierze firmowym firmy lub przynajmniej zawierać informacje kontaktowe.
Posiadanie profesjonalnego papieru firmowego z marką Twojej firmy to doskonały sposób na wzmocnienie marki dzięki listom powitalnym i komunikacji z klientem. Ale jeśli nie masz papieru firmowego na list powitalny dla nowego klienta, powinieneś dołączyć:
- Nazwa firmy
- Adres zwrotny
- Numer telefonu
- Adres e-mail
Możesz również dołączyć numer faksu, stronę firmy i inne dostępne metody kontaktu.
02 - data i adres odbiorcy
Początek nowego listu powitalnego dla klienta powinien zawierać datę listu i adres pocztowy adresata, wszystkie wyrównane w lewo.
Pole adresowe odbiorcy powinno zazwyczaj zawierać:
- Pełna nazwa (z prefiksem)
- Tytuł
- Firma
- Adres pocztowy
03 - Pozdrowienia
W tej sekcji listu nowego klienta powitalnego zazwyczaj witasz swojego odbiorcę po imieniu, a następnie dwukropka.
Bez względu na to, czy pozdrawiacie odbiorcę swoim imieniem (np. Jane), czy też bardziej formalnie, prefiks i nazwisko (np. Szanowna Pani Doe) zależeć będzie od Waszych relacji z klientem.
04 - Wiadomość powitalna
Pierwsze zdanie nowego listu powitalnego od klienta pojawia się po powitaniu i powinno zawierać wiadomość powitalną dla klienta.
Oto przykład zdania wstępnego w nowym piśmie powitalnym dla klientów:
"W imieniu całego personelu Smith Consulting, chciałbym skorzystać z tej okazji, aby powitać Cię jako nowego klienta. Cieszymy się, że jesteś z nami."
05 - Wprowadzenie do firmy
Treść listu nowego klienta powitalnego powinna zawierać wprowadzenie do firmy, a także powtórzyć swoje możliwości.
Oto przykład wprowadzenia firmy:
"W Smith Consulting jesteśmy dumni z oferowania naszym klientom elastycznej, kompetentnej i doskonałej obsługi. Nasi klienci są najważniejszą częścią naszej działalności i pracujemy niestrudzenie, aby zapewnić Ci pełną satysfakcję, teraz i tak długo, jak jesteś klientem . "
W tej sekcji będziesz również chciał się przedstawić i poinformować klienta o roli, jaką będziesz odgrywać w swoich kontaktach z firmą.
Oto przykład osobistego wprowadzenia:
"Miło mi również poinformować, że będę najważniejszym punktem kontaktowym w firmie i zachęcam do kontaktu ze mną w każdej chwili z Twoimi pytaniami, komentarzami i opiniami."
06 - Dane kontaktowe
Jedną z najważniejszych części listu powitalnego dla nowych klientów jest sekcja, która zawiera różne metody kontaktu z Tobą, wszystko w jednym miejscu. W tej części listu powitalnego należy wyraźnie podać, w jaki sposób i kiedy klient może się z Tobą skontaktować, gdy ma pytania lub inne problemy.
07 - Poufność
W tej ostatniej części listu powitanie nowego klienta powinni ponownie podziękować klientowi za jego firmę, a następnie wzmocnić, że z przyjemnością powitać ich jako klienta i gotowi zrobić wszystko, aby upewnić się, że są zadowoleni.
Chodzi o to, aby zamknąć list z pozytywnym akcentem i sprawić, by nowy klient był mile widziany, doceniony i ważny.
Oto przykład ostatniego zdania listu powitalnego nowego klienta:
"Jane, jeszcze raz dziękuję za powierzenie Smith Consulting najważniejszych potrzeb biznesowych." "Jesteśmy zaszczyceni mogąc ci służyć."
08 - Zamknięcie
Zamknięcie nowego listu powitalnego dla klienta obejmuje walidację (szczerze mówiąc, pozdrowienia, pozdrawiam, naprawdę ...), twój podpis na piśmie oraz twoje imię i nazwisko.
Ważne jest, aby zawsze uwzględniać rzeczywisty podpis, a nie podpis wygenerowany komputerowo w celu personalizacji litery. Twój podpis powinien być zawarty między walidacją a twoim imieniem, więc będziesz chciał zostawić tam kilka dodatkowych spacji.