Co ważniejsze, konieczne jest dostarczenie informacji o tym, jak skontaktować się z kimś w firmie, gdy jesteś z dala.
Byłoby bardzo frustrujące, gdyby klient został odrzucony i nie wiedział, jak się z tobą skontaktować. Nie ma znaczenia, czy Twoja pozycja dotyczy sprzedaży, serwisu, czy nawet rozwoju produktu. Wszystkie połączenia z klientami są ważne i wymagają profesjonalnej obsługi.
Treść wiadomości e-mail z powiadomieniem i współpracowników próbujących komunikować się z tobą za pośrednictwem poczty e-mail powinna być zgodna z treścią wiadomości głosowej, która będzie witać dzwoniących. Jeśli korzystasz z programu Outlook 2010 i są połączone za pośrednictwem serwera Microsoft Exchange, najpierw kliknij kartę Plik, a następnie kliknij ikonę Automatyczne odpowiedzi.
Następnie rozpocznie się proces tworzenia tymczasowego e-maila, który zostanie wysłany do wszystkich osób, które wysłały e-mail, gdy jesteś poza biurem. Automatyczna odpowiedź zostanie wysłana, ponieważ włączyłeś tę tymczasową wiadomość. Lista krok po kroku z instrukcjami tworzenia tego e-maila można znaleźć tutaj: E-mail Out of Office dla programu Outlook Exchange
Jeśli nie masz połączenia z serwerem Microsoft Exchange, proces jest nieco inny, ponieważ na tych typach kont e-mail nie ma ikony "Automatyczne odpowiedzi". Szczegółowy przewodnik po tworzeniu tego samego typu wiadomości e-mail dla użytkowników innych niż Exchange można obejrzeć tutaj: Poza biurem dla wszystkich pozostałych
Następnym krokiem jest utworzenie treści wiadomości e-mail, która zostanie wysłana do wszystkich osób, które wysyłają e-maile, gdy jesteś z dala od biura. Ten e-mail powinien przekazać, jak długo będziesz poza biurem, jak możesz być osiągnięty podczas twojej nieobecności (jeśli jest to stosowne) i kto w firmie powinien się z Tobą skontaktować zamiast Ciebie, jeśli nie chcesz, aby Cię w tym czasie nie było gabinet.
Przykład:
Cześć,
Dziękuję za Twój e-mail. Obecnie jestem poza biurem i wrócę w poniedziałek, 1 grudnia. W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty elektronicznej, dlatego moja odpowiedź może być nieco opóźniona. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, wyślij e-mail do mojej asystentki, Barbary Colson. Jej adres e-mail to bcolson@xyz.com.
Wesołych Świąt!
Shahira
Firma Microsoft oferuje szablony i inne przykłady, które można znaleźć tutaj: szablony i przykłady poza biurem. Nie zapomnij wyłączyć tej tymczasowej wiadomości po powrocie do biura, w przeciwnym razie każda osoba, która prześle Ci e-maila po powrocie do biura, będzie nadal otrzymywać tę samą wiadomość.
Po utworzeniu poczty wychodzącej tworzenie podobnej spójnej wiadomości głosowej, która wita wszystkich dzwoniących, jest łatwe. Skorzystaj z tych samych słów z e-maila, podaj, z kim należy się kontaktować pod Twoją nieobecność, i określ, kiedy wrócisz.
W przypadku wiadomości głosowej konieczne jest podanie numeru telefonu osoby zamiast adresu e-mail.
Przykład:
Cześć,
Dotarłeś do biurka Shahiry Raineri. Proszę posłuchać całej tej wiadomości. Będę poza biurem do poniedziałku 5 stycznia. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojego asystenta, Barb Colsona. Jej numer telefonu to 212-555-xxxx.
Czekam z niecierpliwością na rozmowę z tobą, kiedy wrócę. Dzięki.