Jak poprawić proces żądania informacji (RFI)

Uzyskaj informacje na temat tego wstępnego etapu w budownictwie

Czy wysyłasz prośbę o informacje? A może ktoś inny żąda od ciebie informacji? Termin "żądanie informacji" (RFI) może być zastosowany dowolnie, ale w każdym przypadku istnieje kilka podstawowych różnic w procesie. Dowiedz się poniżej, jak poprawić swój proces RFI, niezależnie od tego, czy pytasz, czy też pytasz o informacje.

Część A. Jesteś zapytany o informacje

Prośby o informacje są częstym wstępnym etapem definiowania i prowadzenia prac budowlanych.

Często jest to kwestia wielkości: większe projekty mają więcej zmiennych i więcej niewiadomych, które muszą zostać rozwiązane lub przynajmniej zawężone, zanim zwrócą się o formalne propozycje, więc RFI może pomóc.

1. Twój proces musi być wystarczająco szybki, aby zrozumieć i odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki. RFI od potencjalnego klienta to szansa na wczesne wejście. To z kolei oznacza, że ​​jest się odpowiednio zorganizowanym, by szybko i poprawnie reagować.

2. Jeśli RFI wskazuje na pracę, której nie chcesz wykonywać lub która prowadzi do konfliktu zasobów z projektami innych klientów, możesz grzecznie odmówić. Negatywna, a jednak szybka odpowiedź może pozostawić dobre wrażenie i szansę na skontaktowanie się z innymi projektami później.

3. Upewnij się, że RFI ma wystarczająco dużo szczegółów, abyś mógł dobrze odpowiedzieć. Jako minimum sprawdź, czy masz wystarczającą ilość informacji, aby odpowiedzieć na następujące pytania:

   1. Czy możesz konkurować? Czy posiadasz umiejętności i zasoby, aby zapewnić dobre rozwiązanie?

   2. Czy możesz wygrać taki projekt? Czy jesteś lepszy niż konkurenci w tej pracy budowlanej?

   3. Czy chcesz wygrać taki projekt? Sprawdź odpowiedź klienta na temat terminowej płatności, zanim odpowiesz na to pytanie.

1. Jeśli RFI pozostaje zbyt niejasne, twój proces może zdefiniować następujące opcje.

   1. Możesz odmówić i realizować inne projekty.

   2. Możesz pomóc klientowi lepiej zdefiniować potrzeby budowlane.

   3. Możesz zaoferować płatne usługi konsultingowe, aby połączyć nowe RFI.

Każda opcja ma swoje wady i zalety. Twoja decyzja, którą opcję wybrać, będzie zgodna z projektem i klientem.

Część B. Ty pytasz o informacje

Po rozpoczęciu projektu budowlanego nie jest niczym niezwykłym, aby wykonawca lub podwykonawca wymagał dodatkowych informacji, aby upewnić się, że praca została wykonana prawidłowo.

1. Rozpocznij proces RFI, jeśli istnieje potrzeba:

   • Modyfikacja specyfikacji projektu, na przykład w celu zastąpienia jednego materiału budowlanego innym (być może nieosiągalnym).

   • Wyjaśnienie zadania lub sposobu, w jaki dany materiał ma być używany, kształtowany, stosowany i tak dalej.

   • Rezolucja "Niedoboru konstrukcji", w której część projektu nie została wykonana zgodnie ze specyfikacją projektu.

   • Korekta specyfikacji, jeżeli istnieją uzasadnione powody do kwestionowania zaniechania, niewłaściwego zastosowania lub braku jakości dotyczących określonych materiałów lub zadań.

2. Sprawdź, czy klient lub generalny wykonawca ma standardowy formularz RFI, który ma zostać użyty. Dobre formularze i szablony pomagają wprowadzić właściwe informacje, aby uzyskać sensowne, przydatne odpowiedzi na twoje RFI. Nagraj nowo otwarty RFI na przykład w scentralizowanej aplikacji do zarządzania RFI.

3. Przeanalizuj odpowiedź, którą otrzymasz, aby upewnić się, że jest ona zarówno jasna, jak i realistyczna. Potwierdź lub wyjaśnij jakikolwiek wpływ na budżet i harmonogram projektu. Zaktualizuj odpowiednio swoje własne planowanie projektu.

1. Oznacz swoje RFI jako zamknięte lub rozwiązane, jeśli odpowiedź, którą otrzymasz, gwarantuje to. Sprawdź listę nierozwiązanych RFI. Ścigaj zainteresowane strony za odpowiedzi!