Jak się dowiedzieć, czy masz problem z kontrolą zapasów
Istnieje kilka metod, za pomocą których można przetestować procesy kontroli zapasów. Jedną z metod jest przeglądanie ostatnio nieodebranych przesyłek do klientów. Czy któryś z tych brakujących przesyłek był spowodowany brakiem wiedzy na temat tego, co masz pod ręką i czy można je wysłać?
Na przykład, możesz mieć 100 sztuk każdej z Części A, a klient poprosił o 100 sztuk. Ale nie potrzebowali ich do wysłania do następnego tygodnia, więc 100 każdej z Części A znajdowało się w twoim magazynie. Następnego dnia zadzwonił inny klient i poprosił o 100 sztuk części A. Byłeś z dala od biura, zajmując się czterdziestoma milionami innych rzeczy, którymi musi zająć się mały właściciel firmy, więc twój drugi pracownik odebrał telefon . Ten jeden inny pracownik sprawdził i zobaczył 100 sztuk każdej z części A i wysłał go do drugiego klienta. W następnym tygodniu trzeba było wysłać 100 szt. Części A pierwszemu klientowi, a go tam nie było.
Twoja mała firma może mieć problem z kontrolą zapasów. Ważne jest, aby wiedzieć nie tylko o tym, co ma do zaoferowania Twoja mała firma, ale o tym, co masz do zaoferowania. W powyższym przypadku, podczas gdy twój jeden pracownik widział, że masz 100 sztuk każdej z Części A, nie było żadnego procesu, który pozwoliłby jej wiedzieć, że każda z nich została przydzielona innemu klientowi.
Audyt od podłogi do arkusza
Inną metodą, za pomocą której możesz przetestować kontrolę zapasów, jest przeprowadzenie audytu od podłogi do arkusza. Oznacza to, że wychodzi się na podłogę magazynu (lub magazyn, szafę w hallu lub garaż - wszędzie tam, gdzie prowadzona jest twoja mała firma) i wybierasz kilka przedmiotów do zliczenia.
Przedyskutujemy liczbę przedmiotów do zliczenia w późniejszym czasie, ale kiedy skończysz, wtedy weź te liczby do systemu, który śledzi zapasy. Może to być Twój WMS (system zarządzania magazynem), ERP / MRP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa / planowanie potrzeb materiałowych), arkusz kalkulacyjny Excel, księga rachunkowa lub, ewentualnie, stos Post-Its. Jeśli nie masz systemu, który śledzi twój ekwipunek - nawet jeśli jest to tylko kupa Post-Its - masz problem z kontrolą zapasów.
W audytach typu "od podłogi do arkusza" porównujesz fizyczne liczby, które właśnie zrobiłeś, z tym, co myślałeś o systemie kontroli zapasów. Znowu twój cel powinien być w 100% dokładny. Jeśli twoje fizyczne liczby nie zgadzają się dokładnie z tym, co uważał twój system kontroli zapasów, czy wiesz dlaczego? Czy możesz wprowadzić środki zaradcze, aby temu zapobiec? Niektóre z najpopularniejszych przyczyn, które się nie liczą, to:
- Otrzymałeś przesyłkę od swojego dostawcy, ale nie uwzględniłeś części w pudełkach. Lista pakowania nie powinna być liczona jako 100% dokładna. Otwórz pola i policz zawartość. Jeśli twój dostawca mówi, że wysłał ci 1000 części, a oni wysłali ci tylko 990 części i nie zauważyłeś błędu - nie tylko masz problem z kontrolą zapasów, ale możesz skończyć z wysyłką swoich klientów.
- Wysyłałeś części do klienta, ale nie zmniejszałeś prawidłowo swoich zapasów. Lub w ogóle. Upewnij się, że odliczasz wysyłki wychodzące z zasobów reklamowych w czasie rzeczywistym.
- Problemy z jakością zmusiły Cię do usunięcia części zapasów z używanego stosu zasobów reklamowych. Jednak twój system kontroli zapasów nie ma sposobu na rozróżnienie na użyteczny i nieużywalny, więc twój system mówi, że masz więcej, niż możesz wykorzystać. Posiadanie możliwości rozróżnienia między zasobami użytkowymi i nieużytecznymi jest nie tylko ważną cechą, która umożliwia śledzenie części z problemami z jakością, ale może również być mechanizmem przydzielania zapasów do klienta przy zachowaniu tych części w magazynie.
- Czy Twoje produkty są wartościowe i łatwe do odejścia? Firma, która sprzedaje kowadła, może mieć mniej problemów z kradzieżą niż firma sprzedająca złote monety. Upewnij się, że Twój plan kontroli zapasów obejmuje sposób na utrzymanie bezpieczeństwa Twoich produktów. I zaimplementuj program liczenia cykli, który pomoże Ci śledzić Twoje zapasy.
Podstawy programu cyklu liczenia
Program liczenia cykli jest tym, co dzieje się podczas tych obliczeń od podłogi do arkusza. Program liczenia cykli jest procesem , w którym regularnie liczysz procent swoich części tak, że przez rok policzyłeś je wszystkie (lub przynajmniej wszystkie najcenniejsze części).
Możesz użyć programu liczenia cykli w połączeniu z roczną inwentaryzacją fizyczną , która zazwyczaj pomaga zmniejszyć wariancje tych fizycznych zapasów. Niektóre firmy używają liczby cykli zamiast rocznych fizycznych zapasów, ale nie polecam tego.
Aby określić parametry programu liczenia cykli, należy określić:
- Ile łącznych części trzeba liczyć?
- Czy policzycie je przez cały rok? Jeśli nie, w jaki sposób zamierzasz ustalić punkt odcięcia? Zazwyczaj firmy stosują zasadę 80-20, tj. 80% wartości twojego asortymentu pochodzi z 20% twoich części - więc skup się na liczeniu 20%.
- Jak często będziesz się liczyć?
- Kto będzie przeprowadzał liczenie? Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, licznik cyklu powinien być osobą, której wydajność pracy jest powiązana z dokładnością inwentaryzacji. Pomaga to wyeliminować potencjalny konflikt interesów w procesie liczenia cykli. Licznik cyklów to audyt - nie narzędzie oceny wydajności pracy.
- W jaki sposób zostanie przeprowadzone obliczenie? Preferowany jest proces "od podłogi do arkusza". Licznik cykli powinien otrzymać listę numerów części i lokalizacji. Licznik następnie idzie na podłogę i je liczy. Nie powinien mieć pojęcia, ilu może się spodziewać. Inną metodą jest liczba arkuszy. Jest to odwrotna metoda "od podłogi do arkusza". Metoda arkusz-podłoga rozpoczyna się, gdy przekażesz swojemu licznikowi listę części i odpowiadające im liczby zgodnie z twoim systemem śledzenia zapasów. Licznik następnie kontroluje fizyczne ilości na półkach w porównaniu do liczby systemów.
Rozumiejąc powyższe czynniki procesowe, możesz zbudować swój program liczenia cykli. Na przykład, jeśli masz 500 numerów części do zliczenia i możesz liczyć raz na tydzień, możesz liczyć 10 części na tydzień (lub tylko dwa dziennie). Pod koniec 50-tygodniowego roku, policzysz wszystkie 500 numerów części. Pamiętaj tylko, aby liczyć różne numery części z każdym zliczeniem, aby uniknąć nadmiernego liczenia jednego numeru części i zliczania drugiego.
Podczas tego procesu ważne jest, aby wiedzieć, kiedy liczba zasobów jest wyłączona. Dlatego licznik cyklu nie powinien być nadzorcą magazynu ani urzędnikiem kontroli zapasów. To jest ludzka natura dla tych pracowników, aby umieścić poprawki na miejscu bez eskalacji podstawowych problemów do zarządzania. Jako właściciel lub menedżer małej firmy musisz wiedzieć, kiedy podstawowe procesy kontroli asortymentu nie działają, więc możesz wdrożyć środki zaradcze, aby zapobiec problemom ze zwrotem.
Rozwiązywanie problemów związanych z kontrolą zapasów
Program liczenia cykli, w połączeniu z roczną inwentaryzacją fizyczną, ma duży wpływ na rozwiązywanie problemów związanych z kontrolą zapasów. Programy zliczania cykli pomagają zidentyfikować niedociągnięcia w kontroli zapasów, ale od Ciebie zależy, czy wprowadzisz zmiany w celu naprawienia problemów, które odsłania twój program liczenia cykli.