Chroń swój biznes planistyczny za pomocą kontraktów
Celem umowy o planowanie wydarzenia jest ochrona obu zaangażowanych stron.
Jeśli kiedykolwiek spotkałeś kogoś z kimś i myślałeś, że oboje się rozumiesz, a później dowiesz się, że oboje odeszliście z zupełnie odmiennym poczuciem tego, co zostało omówione i krokami dalej, doświadczyliście świata nieporozumień. Zdarza się każdemu we wszystkich dziedzinach życia, zarówno w relacjach osobistych, jak i zawodowych.
W niektórych okolicznościach konsekwencje mogą być niewielkie, np. Brak odbioru kolacji w drodze do domu z pracy, ponieważ zrozumiałeś, że twój partner ją obejmował. W innych sytuacjach - szczególnie w biznesie - konsekwencje mogą być zarówno szkodliwe, jak i kosztowne. Posiadanie umowy na planowanie wydarzenia zapewnia, że zarówno ty, jak i twój klient dokładnie rozumiecie pracę, która zostanie zakończona, oraz inne niezbędne aspekty prowadzenia wspólnej działalności.
Podczas opracowywania umowy na planowanie wydarzenia pamiętaj o uwzględnieniu tych pięciu elementów.
Wyraźnie Określ Usługi planowania zdarzeń, które zostaną dostarczone
Jako planista wydarzeń , lista usług planowania wydarzeń, które będziesz świadczyć, może wydawać się najbardziej oczywistym elementem do zawarcia umowy na planowanie wydarzenia.
I w pewnym sensie tak jest. Jednak szczegółowe określenie usług, które zamierzasz świadczyć, ma kluczowe znaczenie, ponieważ Twoja praca będzie ograniczona do świadczenia tylko tych usług, które wymieniono na tej liście.
Planiści wydarzeń wykonują szeroki zakres usług, a oferowane usługi mogą się różnić w zależności od wydarzenia. Jeden planista zdarzeń może zapewnić kompozycje kwiatowe, inny nie. Niektórzy planiści wydarzeń mogą pomóc w wyborze miejsca, a inni w obsłudze potrzeb transportowych dla gości. Nie ma dwóch identycznych planistów wydarzeń. W związku z tym nie ma dwóch takich samych umów na planowanie wydarzeń.
O ile usługi planowania wydarzeń będą ograniczone do tych pozycji wymienionych na tej liście, ważne jest również podanie listy usług, które nie zostaną dostarczone. Czemu? Pomaga ci to wymienić te zadania w umowie na planowanie wydarzenia, aby twój klient wiedział wprost, że są to usługi, których nie będziesz wykonywał.
Pomocne może być również to na piśmie i uzgodnione w ramach umowy, tak aby podczas planowania tego wydarzenia, jeśli klient zażądał, abyś obsługiwał te obowiązki, masz umowę, by stać z tyłu, gdy grzecznie odmówisz wykonać te zadania. Używaj szerokiego języka, aby zabezpieczyć się przed wykonywaniem czegoś, co wykracza poza obszar uzgodnionych usług planowania zdarzeń.
Harmonogram płatności
Wszystkie umowy dotyczące planowania wydarzeń powinny zawierać warunki płatności i szczegóły dotyczące harmonogramu płatności. Rozpocznij od daty początkowego depozytu i wyraźnie informuj, że żadne prace nie rozpoczną się po zaplanowaniu tego wydarzenia do czasu otrzymania depozytu. Jeśli data wydarzenia została wybrana, należy wskazać datę, w której należy wpłacić depozyt w celu dostarczenia usług dla tej konkretnej wybranej daty. Podaj harmonogram płatności i szczegóły dotyczące przyszłych płatności, ustalając ustaloną datę kalendarzową dla każdej płatności lub wiążąc każdą płatność z kamieniem milowym w procesie planowania wydarzenia. Ustal harmonogram płatności, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i przepływów pieniężnych. Uwzględnij wszelkie podatki i dodane opłaty.
Warunki anulowania imprezy
Co się stanie, jeśli - w dowolnym momencie procesu planowania wydarzenia - Twój klient anuluje wydarzenie?
Nie pozostawiaj tego wyniku przypadkowi! Twoja umowa na planowanie wydarzenia powinna zawierać warunki anulowania wydarzenia. Jest to ważna część umowy, która ochroni zarówno Twoją firmę, jak i spodziewany dochód z tego wydarzenia.
Należy określić, że początkowy depozyt i wszystkie płatności dokonane do momentu anulowania nie podlegają zwrotowi. Zapewni to, że otrzymasz zapłatę za wykonaną pracę. Ma to kluczowe znaczenie w planowaniu wydarzeń, ponieważ większość prac jest wykonywana przed samym faktycznym wydarzeniem.
Zastanów się nad dołączeniem klauzuli stwierdzającej, że klienci są odpowiedzialni za opłacenie wszelkich świadczonych usług do momentu otrzymania pisemnego powiadomienia o anulowaniu imprezy. Jest to szczególnie przydatne, jeśli harmonogram płatności jest skonstruowany w sposób umożliwiający pracę między regularnymi płatnościami.
Klauzula zakończenia
A co, jeśli nadejdzie huragan w czasie, by siać spustoszenie w twoim dobrze zaplanowanym wydarzeniu? Okoliczności, na które nie masz wpływu - takie jak ekstremalne warunki pogodowe lub przerwy w pracy - które powodują, że którakolwiek ze stron nie może spełnić warunków umowy o planowanie wydarzenia, są chronione klauzulą wypowiedzenia , znaną również jako siła wyższa. Uwzględniając klauzulę wypowiedzenia, w takich okolicznościach jedna lub obie strony są zwolnione z odpowiedzialności. Pamiętaj o określeniu terminów i terminów zakończenia, takich jak wskazanie przyczyn anulowania.
Klauzula o zwolnieniu z odpowiedzialności
Większość umów zawiera klauzulę o odszkodowaniu . Ale tylko dlatego, że są powszechne, nie należy lekceważyć ich znaczenia. Włączenie i zakres klauzuli o odszkodowaniu może znacząco wpłynąć na twoją działalność. Zasadniczo klauzula odszkodowawcza zapewnia ochronę, jeśli klient robi coś, co powoduje szkodę lub powoduje, że strona trzecia wytacza ci powództwo o odszkodowanie.
Mówiąc najprościej, oznacza to, że Twój klient nie może cię pociągnąć do odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, szkody, zobowiązania lub wydatki, które wynikają z ich zaniedbania. Co najważniejsze, podczas przygotowywania umowy na planowanie wydarzenia, nie podpisuj niczego, dopóki nie będziesz całkowicie zadowolony z warunków.