Jest kluczem do udanego wydarzenia
Co to jest zamówienie na wydarzenie bankietowe (BEO)?
Prawie każde ważne wydarzenie zaplanowane w hotelu lub specjalnej imprezie wymaga zamówienia na wydarzenie bankietowe lub BEO, co jest umową, która określa każdy szczegół wydarzenia. Jeśli jesteś organizatorem imprez, zapoznaj się z BEO, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły są prawidłowo omówione.
Umowa jest często opisywana na formularzu, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące wyboru jedzenia i napojów, audio / wideo, ustawień pokoju, w tym elementów stołowych, wymagań kadrowych i wszystkich innych elementów związanych z wydarzeniem. Zawarte w BEO jest zepsowana lista kosztów, które będziesz musiał zapłacić.
Umowa najprawdopodobniej obejmuje "bloki" informacji w podpozycjach, takie jak informacje kontaktowe, harmonogram, ustalenia dotyczące żywności i napojów, ustawienia pokoju, audiowizualne, warunki i bloki podpisów.
Odczytywanie zamówienia na bankiet
Chociaż jest oczywiste, że musisz przeczytać BEO i wyrazić zgodę na warunki określone w umowie, należy również przeczytać drobnym drukiem.
Upewnij się, że jesteś w pełni poinformowany o tym, co zgadzasz się, w tym wszystkie koszty.
Sprawdź, czy w sekcji ogólnej BEO podano:
- Dane kontaktowe na miejscu, w tym numer telefonu komórkowego
- Wykorzystanie przestrzeni na dzień wydarzenia (sprawdź, czy wspomniane przestrzenie są miejscami, które faktycznie zwiedziłeś)
- Skonfiguruj, rozpocznij i zakończ czasy wydarzenia
- Łączna liczba oczekiwanych gości
Artykuły spożywcze i napoje
Część BEO poświęcona będzie ustaleniom dotyczącym żywności i napojów. Chcesz się upewnić, że poniższe informacje są szczegółowo opisane w tej sekcji:
- Całe menu , w tym wszystkie kursy
- Każdy przedmiot w formie bufetu i jak każda stacja będzie ustawiona i umieszczona w pokoju
- W jaki sposób lokal ma zaspokoić potrzeby gości, którzy mają szczególne problemy dietetyczne (takie jak dieta bezglutenowa lub wegetariańska)
- Czasy usługi
- Specjalne przedmioty dotyczące usług, takie jak wino i woda gazowana na stołach
- Podział wszystkich cen żywności
- Szczegółowa lista alkoholi, marek alkoholi i piw dostępnych w barze
Ustawienie pokoju
BEO powinien wyraźnie opisać całą konfigurację pokoju. Obejmuje:
- Umieszczenie tabel
- Liczba miejsc na stół
- Umieszczenie stacji spożywczych
- Lokalizacja rozrywki (i szczegóły dotyczące zakwaterowania artystów, w stosownych przypadkach, w tym przechowywanie sprzętu, dostęp do żywności i napojów, zmiana miejsca itp.)
- Lokalizacja paska / s
Niektóre BEO mogą nawet zawierać schemat ustawienia pokoju.
Producenci audiowizualni i zewnętrzni
Ustalenia audiowizualne czasami pojawiają się na BEO, ale ponieważ wiele obiektów zamawia usługi / v na rzecz strony trzeciej, może istnieć osobna umowa.
Jeżeli jest zawarty w BEO, upewnij się, że wszystkie szczegóły zostały sfinalizowane przed podpisaniem umowy .
Regulamin
Wszystkie umowy, w tym BEO, mają warunki, których musisz przestrzegać. Przed podpisaniem dokumentu upewnij się, że znasz wszystkie warunki. Na przykład, jakie są warunki umowy w przypadku anulowania? W jaki sposób rozstrzygane będą spory, jeśli na przykład gość zsuwa się i upada?
Przed podpisaniem ważne jest, aby zadać dowolne pytania zarządcy obiektu i potwierdzić szczegóły ze swoim klientem. Po podpisaniu BEO jest to wiążąca umowa.