Oczekuje się, że planiści wydarzeń i spotkań będą składać oficjalne listy zaproszeń i materiały na spotkania, wyjazdy motywacyjne i inne organizowane przez nich programy. Nie musi to wydawać się przytłaczającym zadaniem, ale ważne jest, aby postępować zgodnie z określonymi krokami, aby przestrzegać właściwej etykiety zaproszenia i unikać brakujących ważnych informacji dla gości.
Oto jak:
Utwórz motyw wydarzenia. Przed napisaniem oficjalnych listów z zaproszeniami i materiałów, planiści muszą upewnić się, że mają motyw zachęcający do programu. Poniższe pytania pomogą w rozpoczęciu burzy mózgów: czy jest to konferencja edukacyjna, seminarium lub wyjazd motywacyjny? Gdzie jest przetrzymywany? Co jest wyjątkowego w tym miejscu docelowym lub miejscu? Jaki jest przybliżony harmonogram wydarzenia? Jakie są niektóre cele programu? Dlaczego uczestnik chciałby wziąć udział? Te pytania pomogą ustalić wspaniały temat wydarzeń.
Utwórz elektroniczne zaproszenie. Wiele oficjalnych listów z zaproszeniami i materiałów na ważne wydarzenia zostało przeniesionych do systemów rejestracji online z powodu dużej ilości ważnych wydarzeń, które muszą zostać zarejestrowane w procesie RSVP: pisownia nazwisk, informacji kontaktowych, wymagań dietetycznych, dostępu dla osób niepełnosprawnych, potrzeb transportowych, szczegóły programu, informacje o aktywności i więcej. Uwaga: Mniej skomplikowane wydarzenia mogą wykorzystywać pojedynczą stronę internetową lub graficzny obraz graficzny przesłany e-mailem w celu przekazania szczegółów wydarzenia i kontaktów RSVP.
Utwórz wydrukowane zaproszenie. W zależności od rodzaju programu lub wydarzenia, etykieta zaproszenia może sugerować, że powinieneś pisać oficjalne listy zaproszeń i notatki, aby Twoi goście wiedzieli, że naprawdę cenisz ich obecność. To jest coś innego niż materiały z wydarzenia; zamiast tego zastanów się nad prostą kartą z zaproszeniem, która dostarcza cennych informacji Twojemu gościowi, w tym gospodarzowi i jego / jej tytułowi, tematowi wydarzenia, datom i / lub czasom oraz kontaktowi RSVP.
Pisanie oficjalnych zaproszeń na imprezy. W ramach zaproszenia elektronicznego powinieneś opisać na wysokim poziomie informacje o programie i wydarzeniu. Na przykład, jeśli jest to wyjazd motywacyjny lub konferencja wielo-dniowa, należy podać: miejsce docelowe, główne miejsce konferencji / hotelu, główny temat, głośniki (w tym informacje biograficzne), harmonogram, działania, logistykę i szczegóły o rejestracji. Zaproszenia i materiały powinny zapewniać gościom powód do wzięcia udziału i zawsze zawierać wezwanie do działania.
Etykieta zaproszenia rozpoczyna się od przeglądu miejsca docelowego / miejsca. Podczas pisania oficjalnych listów z zaproszeniami i materiałów zawsze najbezpieczniej jest założyć, że nikt nie był w miejscu, w którym prowadzisz program. Oznacza to, że powinieneś napisać krótki opis miejsca docelowego i / lub hotelu / obiektu / miejsca, w którym odbywa się program. Jeśli planujesz wydarzenie trwające kilka dni, zachowaj te informacje na najwyższym poziomie, ale upewnij się, że jest wystarczająco dużo informacji, aby zapewnić gościom unikalny wgląd w dane miejsce i dlaczego powinni spędzić tam swój czas.
Etykieta zaproszenia wymaga harmonogramu wydarzeń. Jeśli planujesz wielodniowe wydarzenie, takie jak program motywacyjny, materiały z zaproszeniami powinny zawierać jak najwięcej szczegółów, aby goście mogli odpowiednio zaplanować swój czas z Tobą. Oznacza to, że zaproszenie powinno zawierać informacje o sposobach przyjazdu i godzinach, w których będzie on uczestniczył, o godzinach spotkań biznesowych i czynnościach (i wyborach działań), informacje o posiłkach i informacje o wyjeździe.
Etykieta zaproszenia wymaga opisów czynności. Podczas pisania oficjalnych listów z zaproszeniami i materiałów, przejrzyj różne działania, aby pomóc gościom lepiej określić, co pasuje do ich zainteresowań. Czy Twój program golfowy trwa 1/2 lub całą dobę? Jaka jest "klasa" pływaków tej rzeki? Na czym polega elewacja, na której odbywa się impreza, i jak wysoki będzie ten program kolarstwa górskiego? Ile czasu zajmuje klasa malarstwa i czego się nauczą?
Etykieta zaproszenia wymaga informacji o logistyce spotkań. Ponownie, zakładając, że prowadzisz program kilkudniowy, goście muszą otrzymać szczegółowe informacje na temat każdego z następujących elementów:
- Rezerwacje lotnicze
- Rejestracja wydarzenia
- Rezerwacje pokoi
- Lotniskowe Transfery
- Dress code
- Pogoda
- Procedury odprawy
- Bezzwrotne przedmioty
- Kontakty z personelem hosta
Opracuj ostateczny program wydarzeń. To będzie wyglądać inaczej niż w przypadku pierwszych materiałów zaproszenia, ale powinno być dostarczone zaproszonym gościom po przybyciu lub tuż przed uczestnictwem w wydarzeniu. Powinien zawierać godzinę na godzinę (to jest w porządku, aby połączyć godziny) przegląd tego, co jest zaplanowane, kiedy i gdzie. Jeśli masz wiele ścieżek edukacyjnych zaplanowanych jednocześnie, pomocne jest zaznaczenie tych ścieżek w grupach, aby uczestnicy wiedzieli, jakie tematy są planowane, kiedy i gdzie.
Utwórz list powitalny wydarzenia. Wielu planistów boryka się z tym, jakie informacje powinny lub nie powinny zawierać w listach powitalnych. Najlepszą radą jest, aby wiadomość powitalna była prosta, a goście powinni wiedzieć, że są mile widziani i doceniani. Etykieta zaproszenia sugeruje, że list powinien być podpisany przez oficjalnego gospodarza imprezy.
Jednym z najczęściej pomijanych przedmiotów na zaproszenia na zawody jest powiadomienie o odejściu. W ramach listu powitalnego i wszelkich przybranych prezentów ważne jest, aby dołączyć szczegóły dotyczące sposobu odejścia gości.
Twórz karty menu. Niezależnie od tego, czy planujesz śniadanie, lunch czy kolację, goście zawsze doceniają karty menu, które przedstawiają elementy menu dla każdego dania. Daje im to o czym rozmawiać podczas spotkań z innymi przy ich stole i pozwala personelowi kelnerowi szybko uzyskać dostęp do opcji menu od gości, pomagając w utrzymaniu harmonogramu na dobrej drodze. Uwaga: jeśli planujesz specjalną niespodziankę podczas posiłku, np. Tematyczny deser, aby uzyskać wyjątkową rozrywkę, warto zachować te elementy z karty menu, aby poprawić efekt specjalny.
Twórz karty z podziękowaniami na prezent. Niezależnie od tego, czy jest to prezent na powitanie, czy też prezent na poduszki, każdy prezent z uznaniem powinien mieć swoją kartę upominkową. Jest to okazja, aby wzmocnić wiadomości "dziękuję" i sprawić, że Twoi goście poczują się wyjątkowo. Pomocne jest wprowadzanie sformułowań i wiadomości odzwierciedlających temat samego wydarzenia.
Utwórz indywidualne powiadomienia o odejściu.
W dniu poprzedzającym wyjazd wyślij zawiadomienia do pokojów gościnnych, które będą im przypominać, kiedy odejdą, w tym numer lotu i godzinę odjazdu. Daje możliwość naprawienia wszelkich błędów w ostatniej chwili, które mogły zostać przeoczone podczas planowania logistyki.
Wskazówki:
- Upewnij się, że masz świetnego graficznego projektanta i proces rejestracji online. Dzisiejsze wyzwanie polega na tym, że istnieje wiele różnych systemów rejestracji zdarzeń online , ale wymagają one wielu dostosowań lub korzystanie z systemów stron trzecich jest nadal uważane za nieco drogie za zaproszenie. Dlatego wielu planistów wciąż polega na ich własnych narzędziach i zasobach.
- Znajdź świetny sklep z artykułami biurowymi. Chociaż organizacje coraz częściej korzystają z elektronicznych form komunikacji, to jednak nie zastępują one wpływu drukowanych zaproszeń i materiałów na wydarzenia. Poszukaj materiałów piśmiennych, które będą pasować do motywu wydarzenia, a także zmień style papieru i rozmiary, aby wzbudzić więcej zainteresowania i dramatu. Twoi goście zauważą wysiłek.
- Utwórz szablon i stamtąd replikuj. Planiści powinni utworzyć listy zaproszeń i materiałów z szablonu oraz po prostu zaktualizować nowe zdarzenia z szablonów poprzednich programów i wydarzeń. Oczywiście, należy wybrać i wykorzystać nowe materiały piśmienne, grafikę, tekst itp., Dlatego za każdym razem wymagana jest pewna regulacja.