Oszczędź czas, pieniądze i bóle głowy, unikając tych wspólnych błędów
Choć może być pomocne szybkie przetwarzanie transakcji za pomocą oprogramowania do księgowania o dużej mocy, to płacenie za poprawne błędy jest czymś, czego chciałbyś uniknąć. Często zdarza się, że wiedząc, jakie błędy należy szukać, różnica między płaceniem za naprawienie błędu i poprawienie go za pierwszym razem. Możesz nawet zaoszczędzić czas i pieniądze na swoją małą firmę, unikając typowych błędów popełnianych przez właścicieli małych firm przy zachowaniu ich zapisów księgowych . Oto pięć typowych błędów rachunkowych, które popełniają właściciele firm i kilka sugestii, jak je naprawić:
01 - Przypadkowe rejestrowanie transakcji w poprzednim okresie
Przejrzyj bilans okresu dla zmian
Jeśli rejestrujesz transakcje w poprzednim okresie, bilans się zmieni. W związku z tym możesz sprawdzić swój bilans za poprzedni okres, aby upewnić się, że nie zmienił się od ostatniego zamknięcia Twoich książek. Jeśli zostanie zmieniony, musisz to sprawdzić.
02 - Nieprawidłowa równowaga w saldzie aktywów lub zobowiązań
Konta aktywów powinny mieć saldo debetowe, a konta odpowiedzialności powinny mieć salda kredytowe. Najczęstszą przyczyną nieprawidłowego salda na tych kontach bilansowych jest umieszczanie wpisów na nieprawidłowym koncie, błędne klasyfikowanie kont i duplikowanie wpisów dostosowujących.
Sprawdź swój bilans pod kątem błędów
Sprawdzasz Bilans, aby upewnić się, że aktywa i zobowiązania mają prawidłowe saldo. Jeśli istnieje konto z niepoprawnym saldem, możesz wyciągnąć szczegóły tego konta, aby znaleźć wpisy, które spowodowały błąd. Ta kontrola powinna być przeprowadzana co najmniej raz w miesiącu.
03 - Nieprawidłowe saldo na rachunku dochodów i wydatków
Konta przychodów powinny mieć salda kredytowe, a konta wydatków powinny mieć saldo debetowe. Niektóre przyczyny tego błędu to umieszczanie wpisów na niewłaściwym koncie, błędne klasyfikowanie kont i duplikowanie wpisów dostosowujących, co jest tym samym powodem niepoprawnego salda na kontach bilansowych.
Sprawdź swój rachunek zysków i strat pod kątem błędów
Sprawdzasz swój rachunek zysków i strat, aby upewnić się, że dochody i wydatki mają właściwą równowagę. Jeśli istnieje konto z niepoprawnym saldem, możesz wyciągnąć szczegóły tego konta, aby znaleźć wpisy, które spowodowały błąd. Ta kontrola powinna być przeprowadzana co najmniej raz w miesiącu.
04 - Koszty związane z klasyfikacją
Systemy księgowe dla małych firm oszczędzają czas, ponieważ wpisy mogą być wysyłane szybko i łatwo. Podczas wprowadzania informacji łatwo jest wybrać niewłaściwe konto wydatków lub opis wydatków. Koszty związane z błędną klasyfikacją nie tylko oznaczają, że system księgowy może nie odzwierciedlać właściwie tego, co dzieje się w Twojej firmie, ale może powodować prawdziwe bóle głowy, jeśli raportowanie finansowe i podatkowe nie jest dokładne.
Okresowe przeglądy wydatków
Przypisz osobę, aby okresowo skanowała wydatki, aby upewnić się, że dane wydają się uzasadnione. Na przykład, jeśli wydatki na posiłki są księgowane na rachunku kosztów najmu , zazwyczaj będą się wyróżniać z powodu opisu wpisów. Inną wskazówką, że wydatki mogą zostać błędnie sklasyfikowane, są niewyjaśnione różnice między rzeczywistymi budżetami.
05 - Nie szukanie pomocy w razie potrzeby
Słyszeliście słowa "grosz mądry i biedny dolar" w odniesieniu do ludzi, którzy spędzą kilka godzin swojego czasu, aby zaoszczędzić kilka dolarów. Musisz zdać sobie sprawę, że Twoim zadaniem jest prowadzić firmę - buduje kontrahent, maluje farby i sprzedaje nieruchomość. Czasami po prostu nie warto poświęcać czasu na przeglądanie szczegółów zapisów księgowych lub sprawdzanie, jak poprawić błąd.
Oprzyj się na profesjonalnym profesjonalnym księgowym
Jeśli możesz zarabiać więcej niż wydasz, kierując się na inne kwestie niż problemy z księgowaniem, powinieneś rozważyć przeniesienie problemu do zawodowego księgowego lub księgowego.
06 - Niezapłacone pokwitowania
Sumarycznie zanotowałeś wszystkie swoje wydatki w swoich księgach rachunkowych. Twoje zestawienie wydatków jest dziełem sztuki, bez żadnych błędów i pominięć. Następnie jesteś pytany przez IRS; bez pokwitowań, wyciągi z wydatków są bezużyteczne.
Trzymaj swoje wpływy
Zapisz swoje rachunki lub zeskanuj ich wszystkie.
07 - Nie można zaplanować tworzenia kopii zapasowych
Wiele małych firm korzysta z oprogramowania do wykonywania zadań księgowych, ale nie uwzględnia awarii systemu ani błędów. Jeden problem może wymazać twoje pliki.
Zaplanuj rutynowe kopie zapasowe
Zaplanuj cotygodniowe automatyczne tworzenie kopii zapasowych z wykorzystaniem pamięci masowej w chmurze lub określonego serwera przeznaczonego dla tego zadania.
08 - Nie przeszkoleni pracownicy
Niezależnie od tego, jak potężne jest twoje oprogramowanie, Twój personel potrzebuje szkoleń, aby były skuteczne. Nieprawidłowo wyszkolony pracownik może zniszczyć twoje rekordy przez przypadek, zrzucając wszystkie swoje wydatki i arkusze zysków.
Wykonuj regularne szkolenia
Podczas procesu wdrażania, organizuj kompleksowe sesje szkoleniowe i korzystaj z kwartalnych odświeżaczy, aby zapewnić wszystkim pracownikom dokładne wprowadzanie i uruchamianie informacji.