Zdobywanie plików dawcy w porządku
Kiedy wiesz, kiedy nadejdzie ten czas, a potem co zrobisz? Kilku non-profit profesjonalistów udzieliło tych odpowiedzi, gdy poprosiłem ich o zdanie: "Wiedziałem, że nadszedł czas, aby uzyskać nowy system zarządzania dawcami, gdy ..."
- Ten, który mieliśmy, nie mógł przekazać danych w sposób, w jaki potrzebowaliśmy.
- Pies zjadł moje karty indeksowe.
- Chciałem dowiedzieć się czegoś o moich dawcach, a znalezienie odpowiedzi wymagało absurdalnej ilości czasu.
- Ostatni "system" pozostał w głowie.
- Jedyną osobą, która miała wskazówki, jak korzystać z systemu (stara baza danych Access), przechodziła na emeryturę.
- Komputer ochotnika rozbił się i straciliśmy wszystko.
Czy te powody są prawdziwe dla Twojej organizacji non-profit?
Decydowanie, że potrzebujesz nowego systemu, jest jednak łatwą częścią. Istnieje świat mylących informacji na temat konkurencyjnych systemów i nie ma łatwego sposobu na połączenie wszystkiego.
Zwróciłem się do "Raportów konsumenckich" o technologii non-profit, aby znaleźć odpowiedzi. Idealware to organizacja non-profit, która pomaga innym organizacjom non-profit podejmować inteligentne decyzje dotyczące oprogramowania, przeprowadzając bezstronne badania, a następnie przekładając je na łatwe do zrozumienia raporty, artykuły i szkolenia.
Andrea Berry, dyrektor ds. Partnerstwa i uczenia się w Idealware, sugeruje te kroki, aby wybrać nowy system zarządzania dawcami.
Sprawdź, czy naprawdę potrzebujesz nowego systemu.
Berry mówi, aby zacząć od oceny, dlaczego nie podoba ci się twój system. Problem może nie być tym, co myślisz, a zmiana oprogramowania nie jest łatwa. Potrzeba czasu, wysiłku i pieniędzy.
Berry powiedział: "Nie ma tam srebrnego systemu pocisków, więc upewnij się, że twój obecny system naprawdę jest niewystarczający.
Na przykład możesz po prostu dowiedzieć się więcej o systemie, który posiadasz, zamiast całkowicie zmienić system na zupełnie nowy. "
Poświęć czas na ustalenie, na czym polega problem. Czy może to być jeden z poniższych?
- Potrzebujesz więcej szkoleń. Być może twój obecny system ma funkcje, których nie rozumiesz lub nie wiesz, jak go używać. Zapytaj swojego dostawcę, czy istnieją opcje szkolenia, takie jak filmy lub zasoby online, do których masz dostęp.
- Potrzebujesz więcej wsparcia. Jakie są opcje wsparcia dla obecnego systemu? Czy jest dostępne i niedrogie wsparcie? Czy sprzedawca rozumie twoje problemy i próbuje pomóc, czy też rozmawiają z tobą? Czy mają rozwiązanie konkretnego problemu?
- Nie rozumiesz wszystkich możliwości swojego obecnego systemu. Czy na pewno wiesz, że nie robi to, co chcesz? Czy dostępna jest dokumentacja? Niektórzy dostawcy ciężko pracują, aby zapewnić więcej pomocy, takich jak filmy, fora, na których można zadawać pytania, oraz literaturę napisaną dla nie-techników.
- Twój system jest zbyt słaby lub zbyt silny. Dobór systemu do procesu i budżetu jest kluczowym krokiem.
- Twój system jest zbyt drogi. Czy płacisz za więcej funkcji niż potrzebujesz? Berry mówi: "Kiedy rozmawiasz ze sprzedawcą, pamiętaj, że jest to wyprzedaż ... celem jest" up-sell ". Zrozumienie twoich potrzeb pomoże ci nie rozpraszać się przez "syndrom błyszczącego obiektu".
- Twój system jest nieaktualny. Być może w twoim systemie brakuje nowych funkcji. Pamiętaj, że powinna być regularnie aktualizowana automatycznie, przez Ciebie lub Twojego dostawcę. Po prostu bądź świadomy, jak twój system pozostaje na bieżąco.
- Twój system nie jest już obsługiwany przez sprzedawcę. Berry mówi, że nie jest to powszechne, ale się zdarza, zwłaszcza jeśli mniejszy sprzedawca kupuje większy.
Idealware zapewnia skoroszyt, przewodnik po tanich przewodnikach dla darczyńców, który pomoże ci przeprowadzić ten proces samooceny.
Zidentyfikuj zespół interesariuszy.
Więc zdecydowałeś się zmienić. Co jest następne?
Berry powiedział: "Cały czas widzimy, że dyrektor ds. Rozwoju decyduje się na nowy system, ale nie konsultuje się z działem marketingu, dyrektorem wykonawczym lub koordynatorem wolontariuszy , z których wszyscy będą korzystać z systemu."
Warto skonsultować się z każdym, kto będzie korzystał z systemu. Gdy zastanawiasz się, jakie funkcje potrzebujesz, niech każdy ma coś do powiedzenia. Upewnij się, że wszyscy, którzy będą korzystać z systemu lub będą nim dotknięci, są reprezentowani. Ktoś z działu dużych prezentów powinien z pewnością być obecny, tak jak osoba, która kieruje zbiorem pieniędzy.
Zrozum swoje obecne procesy.
Zrób szczegółową listę procesów pozyskiwania funduszy, standaryzuj je i oceniaj wszystko, co robisz z bazami danych. Zapytaj swoją organizację:
- Dlaczego robimy to w ten sposób?
- Czy musimy nadal robić rzeczy w ten sposób?
Berry powiedział: "Standaryzacja daje elastyczność wyboru systemu ... tańsze systemy nie zapewniają dużej elastyczności, więc im mniej" osobliwości ", tym lepiej. Szukaj najlepszych praktyk w terenie i unikaj unikalnych procedur."
Wyeliminuj zwolnienia przed zainwestowaniem. Ile razy wpisujesz adres, na przykład? Nie przejmuj się dziwacznymi taktykami, które rozprzestrzeniają się przez lata, a zamiast tego skup się na tym, czego Twoja organizacja potrzebuje.
Na przykład chcesz ustawić standard wprowadzania numeru telefonu. Czy będziesz zapisywać liczby jako (555)555-5555 lub 555-555-5555? Są to wszystkie istotne szczegóły do przemyślenia.
Priorytetuj listę życzeń .
Zbierz wszystkich, którzy będą korzystać z systemu lub którzy otrzymają od niego raporty. Brainstorm wszystko, co chcesz, a następnie ranguj te funkcje. Określ, czego absolutnie potrzebujesz, bez którego system jest bezużyteczny. Wykonanie tego w pierwszej kolejności powstrzyma cię od przejścia do poziomu złożoności, który może zniszczyć twój budżet.
Berry zaleca utworzenie trójstopniowej listy:
- Czego potrzebujesz, bo inaczej system jest bezużyteczny?
- Co byłoby fajnie mieć, ale czy nie jest to łamacz transakcji?
- Czego byś chciał, gdyby pieniądze nie wchodziły w grę?
Popularne funkcje często obejmują:
- Śledzenie zaangażowania dawcy
- Niestandardowe pola i notatki
- Uprawa darczyńców
- Planowanie możliwości
- Raporty o popularnych trendach
- Zarządzanie członkostwem
Bonus: zapoznaj się z Przewodnikiem Salsa dla CRM, aby określić odpowiednie funkcje dla swojej organizacji.
Wykonaj swoje badania.
Użyj Idealware. Zrobili dla ciebie niezbędne badania. Raporty Idealware zawęziły pole, wybrały systemy, które są dedykowanymi systemami zarządzania dawcami, a następnie wyciągnęły dziesięć najlepszych systemów i udostępniły listę funkcji.
Zapoznaj się z Przewodnikiem dla konsumenta na temat tanich systemów zarządzania dawcami.
Korzystając z raportu, przygotuj krótką listę trzech lub czterech wykonalnych systemów.
Zaplanuj demonstracje dostawców.
Niektórzy sprzedawcy przyjdą do ciebie lub możesz do nich dotrzeć. Jednak wiele wersji demonstracyjnych jest transmitowanych online za pomocą narzędzia do udostępniania stron internetowych. Czasami możesz nawet pobrać wersję próbną.
Pamiętaj, aby użyć prawdziwych przykładów, aby zobaczyć, jak każdy system będzie działał zgodnie z Twoimi potrzebami. Wielką pomocą jest sześć wskazówek Idealware dotyczących poruszania się po wersji demonstracyjnej dostawcy.
Ranguj systemy pod względem swojej listy życzeń - fantazja w porównaniu do podstawowych potrzeb i wysokich kosztów w porównaniu z cenami przystępnymi - i wybierz odpowiedni system dla siebie.
Możesz mieć możliwość zakupu nowego systemu za pomocą karty kredytowej online, ale większe systemy mogą zawierać umowę, która wymaga przetworzenia i podpisania.
Berry mówi: "Czasami można zacząć używać nowego systemu natychmiast, podczas gdy inne systemy muszą być dostosowane." DonorPerfect Online jest dobrze znany z dostosowywania systemu przed rozpoczęciem, podczas gdy inne systemy, takie jak GiftWorks, są łatwe w użyciu od początku - niektóre systemy będą potrzebować konsultanta, aby go skonfigurować. "
Pamiętaj, że będziesz używać CRM, aby poprawić relacje z donorami, ale możesz nawet użyć go do ulepszenia strategii zbierania funduszy.
Dan Quirk jest dyrektorem ds. Marketingu w Salsa Labs, wiodącej organizacji zajmującej się pozyskiwaniem funduszy dla organizacji non-profit nastawionych na wzrost. Marketing firmy Dan skupia się na tworzeniu treści, optymalizacji konwersji i nowoczesnej technologii marketingowej, pomagając mu w prowadzeniu non-profit zespołów programistycznych w zakresie najlepszych praktyk pozyskiwania funduszy.