Rekordy Właściciele powinni zachować podatki

Dokumenty długoterminowe i krótkoterminowe

Jedną z wielkich zalet bycia właścicielem jest odliczenie podatkowe, z którego możesz skorzystać. Odliczenia te mogą być jednak skomplikowane, dlatego ważne jest, aby przez cały rok przechowywać szczegółowe zapisy wszystkich ważnych dokumentów, dochodów i wydatków. Organizowanie i przechowywanie odpowiednich dokumentów może pomóc w maksymalizacji odliczeń i zmniejszeniu stresu.

4 powody, dla których warto prowadzić rekordy

1. Ułatwi to składanie podatków.
   

1. Posiadanie wszystkich nagrań pomoże ci uniknąć utraty jakichkolwiek potrąceń, co pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze.
   
2. Pomoże ci upewnić się, że zgłaszasz dokładne roszczenia. Zamiast zgadywać, "Myślę, że zapłaciłem temu kontrahentowi 1000 $", szybko wyciągając arkusz kalkulacyjny, dowiesz się, że zapłaciłeś mu 850 $ 17 lipca.
   
3. W przypadku, gdy jesteś audytowany lub IRS ma jakiekolwiek pytania dotyczące pozycji na zeznaniu podatkowym, będziesz mieć dowód na zabezpieczenie roszczenia. Jeśli nie posiadasz tej dokumentacji, znajdziesz czas i pieniądze na znalezienie dowodu. Co gorsze, jeśli nie będziesz w stanie wymyślić paragonu, twoje roszczenie nie zostanie uhonorowane, a nawet będziesz musiał zapłacić dodatkowe podatki i kary.

Jakie zapisy powinienem śledzić?

Krótka odpowiedź brzmi: powinieneś śledzić wszystko! IRS jest znany z audytu małych firm , szczególnie tych, które wykazują straty w kolejnych latach. Ponadto wielu agentów IRS nie rozumie niuansów podatkowych, które mają zastosowanie do inwestorów nieruchomości, dzięki czemu są bardziej skłonni do zakwestionowania zgłoszenia.

Musisz mieć dowód, jeśli IRS zadaje jakiekolwiek z twoich przedmiotów lub, nawet w codziennej działalności, jeśli ktoś próbuje zakwestionować płatność.

Dwa typy rekordów, które należy przechowywać, to trwałe zapisy i krótkoterminowe rekordy.

1. Permanent Records

Są to dokumenty, które będziesz chciał przechowywać na czas nieokreślony.

Jakie są przykłady trwałych rekordów?

Są to dokumenty, które będą dla Ciebie istotne i cenne znacznie poza bieżącym rokiem podatkowym, takie jak:

• Wszystkie dzierżawy najemców.
• Wszelkiego rodzaju dokumenty prawne - kary, raporty z kontroli, wyroki sądowe.
• Jakikolwiek rodzaj zezwolenia, który wykupiłeś na nieruchomości.
• Wszystko, co możesz stracić na wartości - takie jak własność lub ulepszenia.
• Jeśli twoja firma jest zarejestrowana jako LLC , LP , S Corporation lub inna, będziesz chciał zachować wszystkie zapisy odnoszące się do tego.
• Polisy ubezpieczeniowe.
• Dokumenty kredytowe - takie jak kredyty hipoteczne.
• Opłaty za przeszłe lata.
• Tytuł własności / akt własności.

2. Krótkoterminowe zapisy

Krótko mówiąc, nie mam na myśli kilku miesięcy. Będziesz chciał zachować wszystkie dokumenty, które uznasz za ważne, aby ubiegać się o podatki przez co najmniej pięć lat. Jak długo po tym zależy od twojego poziomu komfortu. Pomoże ci to na wypadek, gdybyś był kiedykolwiek skontrolowany lub pozwany.

Jakie są przykłady krótkoterminowych rekordów?

Wszystko, co liczy się jako przychód lub wydatek w danym roku podatkowym, takie jak:

• Koszty reklamy dla Twojej firmy lub nieruchomości.
• Wydatki na rozrywkę - takie jak obiady lub obiady dla obecnych lub potencjalnych klientów.
• Odsetki zapłacone od kredytu hipotecznego i wszelkich kart kredytowych do użytku służbowego.
• Opłaty prawne / zawodowe - dla księgowych, prawników, agentów ubezpieczeniowych, pośredników w handlu nieruchomościami.

• Koszty biurowe - Internet, druga linia telefoniczna dla firm, materiały biurowe, odprawa do biura domowego, jeśli masz biuro domowe używane wyłącznie w celach biznesowych.
• Wynagrodzenie otrzymane.
• Naprawy wykonane.
• Depozyty zabezpieczające otrzymane. Kiedy kończy się dzierżawa lokatora, jeśli zatrzymujesz część depozytu, musisz go zarejestrować jako przychód. Jeśli zatrzymasz część z nich na naprawę, pieniądze, które wydasz na naprawę, są traktowane jako wydatek, który możesz odliczyć od podatków.
• Koszty podróży służbowych - takie jak mile przejechane na wynajem.
• Narzędzia płatne.
• Płace wypłacane pracownikom lub niezależnym wykonawcom.

Jak powinienem śledzić moje rekordy?

Powinieneś zachować cyfrową kopię (komputer) i wydruk (papier) wszystkich swoich zapisów.

1. Kopiowanie cyfrowe

Będziesz chciał użyć arkusza kalkulacyjnego lub programu, takiego jak Quicken Rental Property Manager, aby śledzić swoje dochody i wydatki.

Powinieneś to zrobić, gdy tylko pojawi się dochód lub wydatek się pojawi. Będziesz chciał podać jak najwięcej szczegółowych informacji:

• Data,
• Czas,
• Komu zostało wypłacone lub kto ci zapłacił,
• Charakter dochodu lub wydatków
• Ilość.
• Możesz nawet podać, w jaki sposób została zapłacona lub poniesiona (gotówka, numer czeku, karta kredytowa, przekaz pieniężny itp.).

Poziom szczegółowości zależy od używanego lub tworzonego oprogramowania. Niektóre programy będą łączyć się bezpośrednio z kontami bankowymi i będą rejestrować Twoje dochody i wydatki.

Nawet jeśli wybierzesz tańszy program lub zachowasz swoje rekordy dotyczące osobistych arkuszy kalkulacyjnych, powinieneś nadal tworzyć osobne zapisy dla każdej nieruchomości, dla każdego rodzaju wydatków i dla różnych rodzajów dochodów. Chodzi o to, aby w czasie transakcji zarejestrować jak najwięcej informacji, aby móc w łatwy sposób tworzyć raporty finansowe w przyszłości.

Powinieneś zawsze tworzyć kopie zapasowe na CD, na zewnętrznym dysku twardym, w chmurze, a nawet na papierowej kopii. Powinny być wydrukowane pod koniec każdego miesiąca i / lub końca roku.

2. Hard Copy

Będziesz chciał upewnić się, że masz papierową kopię najważniejszych dokumentów. Jeśli to możliwe, będziesz chciał przechowywać je w jakimś systemie pilników ognioodpornych lub sejfie. Jeśli nie możesz znaleźć wystarczająco dużego pliku do wszystkich plików, w tym polu chcesz zachować najważniejsze z nich, takie jak tytuły do ​​usługi. Kategoryzuj wszystko według roku, a następnie sortuj alfabetycznie pliki, aby można je było łatwo znaleźć.