Co robić przed wyjazdem na święta
Przygotowanie biura przed zamknięciem na czas wakacji wymaga starannego przygotowania. Prawidłowe przesyłanie wiadomości zapewni, że Twoi klienci, dostawcy i pracownicy będą mogli zaplanować zamknięcie systemu, co oznacza, że nie będziesz musiał rozprawiać się z wieloma złymi reklamacjami przed i po przerwie. To powinno zapewnić beztroskie wakacje i zasłużony odpoczynek.
Oto prosta lista kontrolna kroków, od ustawiania komunikatów "minione wakacje" do resetowania termostatów, które sprawią, że Twoje wakacje będą sprawne i opłacalne.
01 - Powiadamianie pracowników, klientów i dostawców
Możesz powiadomić klientów za pośrednictwem swojej strony internetowej i automatycznego komunikatu operatora w systemie telefonicznym.
Sprzedawcy (szczególnie ci, którzy mają powtarzające się harmonogramy dostaw) powinni zostać powiadomieni pocztą elektroniczną, telefonicznie lub zwykłą pocztą.
02 - Powiadom pracownika ochrony lub usługi
Powiadom swoich pracowników ochrony lub służbę bezpieczeństwa o nadchodzących terminach zamknięcia. Upewnij się, że dostawcy bezpieczeństwa mają zaktualizowaną listę kontaktów alarmowych, która zawiera dane kontaktowe, w tym numery telefonów, dla Ciebie i Twoich kluczowych pracowników. Powinni wiedzieć, z kim się skontaktować w przypadku problemów z bezpieczeństwem, nawet gdy biuro jest zamknięte dla biznesu, i kto jest upoważniony do przebywania w budynku podczas zamykania.
03 - Zmień automatyczne powitanie opiekuna
Tydzień lub dwa przed zamknięciem rejestruj automatyczne powitanie w systemie telefonicznym, które wyjaśnia, że biuro będzie zamknięte przez dłuższy czas. Podaj datę zamknięcia i kiedy chcesz ponownie otworzyć. Tuż przed wyjazdem zapisz drugie automatyczne powitanie, które podkreśla, kiedy powrócisz i, w razie potrzeby, do kogo dzwoniący powinien kierować dowolne zapytania pod Twoją nieobecność.
Jeśli świadczysz usługi ratunkowe, takie jak ogrzewanie i chłodzenie, hydraulika lub inne niezbędne usługi dla klientów, pamiętaj, aby powiadomić dzwoniących o tym, jak skontaktować się z automatyczną sekretarką lub telefonem komórkowym w nagłych przypadkach.
04 - Powiadom swoją sekretarkę
Powiadom serwis odpowiadający o datach zamknięcia biura i zaktualizuj listę kontaktów o numery telefonów pracowników, którzy będą na bieżąco. Upewnij się, że wiedzą, z kim się skontaktować w określonych sytuacjach; nie chcesz na przykład informować menedżerów najwyższego poziomu w przypadku problemu z dostawą.
05 - Zmień powitanie poczty głosowej
Jeśli Twój system telefoniczny umożliwia pracownikom odbieranie połączeń zewnętrznych w swoich biurach, poinstruuj ich, aby nagrywali komunikat "zamknięty na święta" lub powitanie "poza biurem" poczty głosowej, które daje dzwoniącym podstawowe informacje o zamknięciu. Pracownicy powinni poinformować dzwoniących, kiedy wrócą do biura i co zrobić, jeśli potrzebują natychmiastowej pomocy, gdy biuro jest zamknięte. W większości przypadków nie chcesz, aby pracownicy podawali osobiste dane kontaktowe.
06 - Zmniejsz termostaty, wyłącz urządzenia biurowe
Oszczędzaj energię i pieniądze, ustawiając lub przeprogramowując termostaty biurowe podczas wyłączania. Będziesz zaskoczony oszczędnościami, jakie możesz uzyskać, i może to być dobra okazja PR; pokaż, że Twoja firma jest zaangażowana w ochronę zasobów.
Możesz także oszczędzać energię i pieniądze, wyłączając wszystkie nieistotne urządzenia biurowe, w tym lampy biurkowe, kopiarki, drukarki i komputery.
07 - Serwery zapasowe
Jeśli masz komputery i serwery, upewnij się, że cykl tworzenia kopii zapasowych działa poprawnie przed i po wyłączeniu. Zredukuj swoją ekspozycję na katastrofę, planując zewnętrzną kopię zapasową na wczesny odbiór, zamiast czekać na ponowne otwarcie firmy. Jest to obszar, w którym chcesz mieć jasne instrukcje, z kim skontaktować się w przypadku problemu, więc upewnij się, że usługa odpowiadania została poprawnie poinformowana.
08 - NIE WYŁĄCZAĆ
Istnieje sprzęt biurowy, którego nie należy wyłączać, w tym:
- Faksy
- System telefoniczny
- Serwery i systemy kopii zapasowych
- Agregaty chłodnicze
- Systemy bezpieczeństwa