Obejmują wszystko, od usług świadczonych do harmonogramów płatności
Cztery słowa powinny znaleźć się w podręczniku planowania wydarzeń: Zrób to na piśmie . Większość z nas słyszała zdanie wypowiadane w tym czy innym czasie. Nie bez powodu. Obietnice złożone podczas rozmowy mogą z łatwością stać się odległym wspomnieniem lub całkowicie zapomniane. Uzyskanie uzgodnionych warunków na piśmie służy ochronie obu stron i jest koniecznością w biznesie. Umiejętność negocjowania najlepszych umów dotyczących planowania imprez jest ważnym krokiem na drodze do sukcesu.
Określ, jakie usługi zapewnimy
Możesz myśleć, że jako organizator wydarzeń jest całkiem oczywiste, jakie usługi będziesz świadczył. Tym bardziej należy je opisywać bardzo szczegółowo. Planiści wydarzeń oferują szeroki zakres usług; celem jest ustalenie, co będziesz zapewniał, aby uniknąć późniejszego zamieszania. Niezależnie od tego, czy chodzi o wybór menu, aranżacje kwiatowe czy wybór miejsca, należy jasno określić elementy, za które odpowiadasz. Po podpisaniu twoje obowiązki będą ograniczone do konkretnych pozycji zawartych w umowie terminarza wydarzenia.
Czytać między wierszami
Podczas przeglądania umów na wydarzenia zwróć uwagę na szczegóły. Przeczytaj uważnie każdą linię. A potem przeczytaj między wierszami . Szukaj wszelkiego języka, który jest niejasny; przedmioty, które są adresowane w ogólności, będą podlegały interpretacji i mogą siać spustoszenie dla ciebie i twojego biznesu planowania wydarzeń.
Obserwuj wszelkie ukryte opłaty lub klauzule, które mogą wskazywać na dodatkowe dopłaty. Wyjaśnij te dodatki lub negocjuj, aby całkowicie je usunąć z umowy na imprezę .
Pytanie, pytanie, pytanie
Kiedy jesteś w trakcie negocjacji umów na wydarzenia, zakwestionuj każdą opłatę. Jeśli hotel lub sprzedawca ma przedmiot wymieniony w umowie o imprezę, powinien być w stanie wyjaśnić swoją obecność w tym miejscu i uzasadnić związane z tym koszty .
Czasami samo zapytanie o wyjaśnienie może skutkować zniesieniem opłaty.
Nie daj się zastraszyć. Jako młodzież uczono nas, że jedynym głupim pytaniem jest pytanie, które nie zostało zadane. Podczas negocjacji zapytaj się. Jeśli coś w umowie jest dla ciebie niejasne, zapytaj. Jeśli zauważysz, że element zamówienia został pominięty, zapytaj. Lepiej zapytać teraz, niż zapłacić za to później.
Nie akceptuj tego, czego nie chcesz; Zapytaj o to, co chcesz zamiast tego
Jeśli bezpłatne połączenia lokalne nie są ważne dla Twoich gości z powodu dostępności telefonów komórkowych, nie akceptuj ich jako udogodnień. Zamiast tego poproś hotel o zamianę tego elementu zamówienia na coś, co jest ważne dla Twoich gości. Niższe stawki lub rabaty mogą być dla ciebie o wiele bardziej wartościowe, więc zrób listę tych "darmowych", których nie chcesz, a zamiast tego wynegocjuj coś lepszego, czego chcesz. Udogodnienia, które są zazwyczaj dostępne obejmują transfer na lotnisko, bezpłatne bilety do klubów zdrowia, ulepszenia pokoi, dostęp do Internetu, bezpłatną wysyłkę i odbiór oraz wiele innych.
Harmonogram płatności
Upewnij się, że umowa na planowanie wydarzenia określa Twój harmonogram płatności. Obejmuje to początkowy depozyt lub środek zabezpieczający oraz szczegóły dotyczące sposobu, w jaki zostaną wykonane przyszłe płatności.
Harmonogram płatności może być powiązany z określonymi kamieniami milowymi w procesie planowania wydarzeń lub może być ustaloną datą w kalendarzu przed wydarzeniem. Opracuj harmonogram, który najlepiej pasuje do planowania wydarzeń i przepływu gotówki. Pamiętaj o uwzględnieniu wszelkich podatków i dodatkowych opłat. Co najważniejsze, nie rozpoczynaj prawdziwej pracy nad planowaniem wydarzenia, dopóki nie otrzymasz początkowego depozytu. Jeśli depozyt nigdy się nie pojawi, wykonałeś całą tę pracę za darmo. Dosłownie.
Anulowanie imprezy
Podczas gdy skupiasz swój czas i energię na planowaniu wydarzenia, ostatnią rzeczą na głowie może być anulowanie tego samego zdarzenia. Jeśli jednak Twój klient zdecyduje się anulować zdarzenie w dowolnym momencie po rozpoczęciu pracy - z dowolnego powodu - umowa powinna określać, co się stanie, gdy wydarzenie zostanie anulowane.
Jest to niezbędny krok, aby chronić siebie, biznes planowania wydarzeń i spodziewane dochody.
Kluczową kwestią, którą należy uwzględnić na piśmie, jest to, że kaucji i wszystkich poprzednich płatności dokonanych aż do momentu odwołania nie podlegają zwrotowi. W planowaniu wydarzeń większość prac jest zakończona przed faktycznym wydarzeniem. Zasługujesz na to, aby otrzymać wynagrodzenie za wykonaną pracę. Do tego momentu, w zależności od harmonogramu płatności, możesz również dołączyć klauzulę stwierdzającą, że klienci będą płacić za usługi świadczone do czasu otrzymania pisemnego powiadomienia, że zdarzenie zostało anulowane.
Klauzula zakończenia lub siła wyższa
Klauzula dotycząca wygaśnięcia - lub siła wyższa - zostaje wprowadzona do umowy w celu zwolnienia jednej lub obu stron z odpowiedzialności w przypadku, gdy nie mogą spełnić warunków umowy z przyczyn od nich niezależnych, takich jak przerwy w pracy, wojna lub ekstremalne warunki pogodowe. Celem jest ochrona przed ryzykiem wynikającym z niekontrolowanych okoliczności. Upewnij się, że jesteś chroniony przez tę klauzulę i określ warunki i terminy zakończenia. Na przykład: "każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę bez odpowiedzialności z powodu jednego lub więcej z tych lub podobnych powodów za pisemnym powiadomieniem drugiej strony w ciągu dziesięciu dni od tego zdarzenia."
Odszkodowanie ("It's Not My Fault")
Klauzula o odszkodowaniu zapewnia ochronę, jeśli druga strona robi coś, co powoduje szkodę lub powoduje, że strona trzecia pozwie Cię za szkody. Klauzula jest obietnicą, która zasadniczo mówi, że druga strona nie może cię pociągnąć do odpowiedzialności za jakiekolwiek roszczenia, straty, szkody, zobowiązania i wydatki, które wynikają z ich zaniedbania, niewykonania lub umyślnego niewłaściwego postępowania. Upewnij się, że twoja umowa zawiera tę klauzulę.
Kiedy negocjujesz, bądź przygotowany
Przed negocjowaniem umów na wydarzenia, odrób swoją pracę domową. Określ, co jest związane z planowaniem tego wydarzenia i dowiedz się, jakich terminów i zabezpieczeń potrzebujesz. Twoja umowa powinna odzwierciedlać wspólną odpowiedzialność, dlatego unikaj umów jednostronnych. To, co jest dobre dla jednej partii, jest dobre dla drugiej. Podczas negocjacji bądź dobrym słuchaczem. Zwracaj uwagę na przedmioty kontraktowe, które mogą podlegać negocjacjom oraz te, które sprawiają, że czujesz się niekomfortowo. Bądź pewny siebie i nie wahaj się pod presją. Nie ustępować. Nie podpisuj niczego, dopóki nie będziesz całkowicie usatysfakcjonowany, że warunki są uczciwe i zapewniają ci niezbędną ochronę.