W ostatnich latach wiele firm przeszło przez proces zdobywania certyfikatu ISO 9000. Czasami może to być długi i kosztowny proces, ale firmy są skłonne przejść przez certyfikację z korzyści, jakie przynosi. Jednak każda firma jest wyjątkowa, a kierownictwo powinno dokładnie rozważyć powody, dla których chce uzyskać certyfikat ISO 9000 i jakie będą korzyści dla firmy.
Certyfikat ISO 9000 został po raz pierwszy opublikowany w 1987 roku w oparciu o serię BS 5750 standardów opracowanych przez British Standards Institute (BSI) w 1970 roku. Od 2009 r. Organizacja ISO szacuje, że ponad milion firm uzyskało certyfikat ISO 9000, a jedna czwarta pochodzi z Chin.
W latach 90. firmy przeprowadziły certyfikaty ISO 9000 z powodów, które mogły nie przynieść korzyści ich działalności. Pośpiech, by uzyskać certyfikat ISO 9000, był pod pewnymi względami podyktowany brakiem chęci bycia jedyną firmą, która nie uzyskała certyfikatu. Firmy przeprowadzały certyfikację, ponieważ ich konkurenci byli, a nie dlatego, że ich działalność ulegnie poprawie. W obecnej sytuacji ekonomicznej firmy starannie rozważają, czy certyfikat ISO 9000 jest czymś, z czego skorzystają. Powody certyfikacji należy porównać z korzyściami, jakie przyniosłaby certyfikacja.
Główną przyczyną uznania przez firmę certyfikacji ISO 9000 jest wymóg jednego z ich klientów lub potencjalnych klientów .
Jeśli główny klient firmy wymagałby certyfikacji wszystkich dostawców, to w najlepszym interesie firmy byłoby uzyskanie certyfikatu ISO 9000. Tak też by było, gdyby potencjalny klient miał takie same wymagania.
Kolejnym ważnym powodem, dla którego firma powinna rozważyć certyfikację ISO 9000 jest to, że może ona poprawić efektywność firmy.
Certyfikat ISO 9000 może pomóc firmie w usprawnieniu i uporządkowaniu procesów, co zwiększy wydajność firmy.
Aby firma uzyskała certyfikat ISO 9000, istnieje szereg czynności, które muszą być wykonywane niezależnie od wielkości i rodzaju firmy. Pierwszym i najważniejszym z tych działań jest zobowiązanie kierownictwa wyższego szczebla . Bez kierowników wyższego szczebla kierujących procesem certyfikacja ISO 9000 jest trudna do osiągnięcia. Zobowiązanie to nie powinno być obecne tylko na początku procesu certyfikacji, ale na każdym kroku, dając wskazówki i wsparcie w postaci komitetu sterującego. Wiele firm zakończyło się niepowodzeniem w procesie certyfikacji z powodu braku wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa.
Kiedy kierownictwo zobowiązało się do procesu certyfikacji, niezwykle ważne jest przeszkolenie personelu firmy w procesie ISO 9000. Stamtąd można wybrać i przeszkolić kluczowych pracowników, którzy będą wewnętrznymi audytorami firmy do procesu certyfikacji.
Następnym krokiem jest przygotowanie podręcznika polityki jakości dla firmy. Niniejsza instrukcja powinna odzwierciedlać elementy wymagań ISO 9000, które mają zastosowanie do firmy. Ważne jest, aby upewnić się, że wymagania są w pełni zrozumiałe przed opracowaniem podręcznika polityki jakości.
Podręcznik polityki jakości powinien zawierać procedury operacyjne, które identyfikują funkcje w firmie i personel odpowiedzialny za te funkcje. Podręcznik polityki jakości jest następnie sprawdzany przez wyznaczonych audytorów wewnętrznych firmy pod kątem zgodności z przepisami ISO 9000. Jeżeli kontrola wykryje problemy, można zaplanować działania naprawcze i wprowadzić zmiany w procedurach. Kiedy audyt wewnętrzny wykryje, że nie są już wymagane żadne działania naprawcze, firma może wybrać rejestratora ISO lub jednostkę certyfikującą. Wybór rejestratora ma kluczowe znaczenie dla obniżenia kosztów zewnętrznych audytów certyfikacyjnych ISO 9000. Rejestratorzy mają różne koszty i rozsądne jest, aby firma wybrała rejestratora w oparciu o potrzeby firmy. Niekiedy nie jest konieczne zatrudnianie największego lub najdroższego rejestratora, gdy lokalny rejestrator byłby wystarczający.
Kiedy firma zatrudnia rejestratora, zwykle obejmuje audyt rejestracyjny i audyty nadzoru. Audyt rejestracyjny to audyt wstępny, który zostanie przeprowadzony w celu sprawdzenia, czy firma dokona rejestracji. Firma zgodzi się na proces audytu z rejestratorem. Przeprowadzany jest audyt wstępny i podejmowane są wszelkie działania naprawcze. Gdy nie będzie już żadnych działań korygujących, można przeprowadzić audyt rejestracyjny. Jeśli audyt rejestracyjny nie zgłasza żadnych działań naprawczych, rejestracja ISO jest zakończona. Po rejestracji firmy, rejestrator będzie powracał mniej więcej co sześć miesięcy lub rok, aby sprawdzić, czy firma utrzymuje swój system i nadal spełnia wymagania normy.