"Zwyczajne i niezbędne" wydatki na twoją działalność są zazwyczaj odpłatne
Śledzenie wszystkich wydatków związanych z działalnością znacznie ograniczy Twoje zobowiązania podatkowe.
Co to jest uzasadniony wydatek?
Podstawowa definicja mówi, że wydatek musi być "zwyczajny i konieczny" dla twojego handlu lub zawodu. Definicja ta pochodzi wprost z kodeksu podatkowego (Kodeksu podatków dochodowych, dział 162, zob. Także rozdział dotyczący przepisów skarbowych 1.162-1). "Zwykły wydatek", mówi IRS w Publikacji 535, Wydatki biznesowe "to taki, który jest powszechny i akceptowany w twojej branży. Koniecznym wydatkiem jest taki, który jest pomocny i odpowiedni dla twojego handlu lub biznesu."
Dokonujemy pięciu rozróżnień przy analizowaniu wydatków. Wydzielamy wydatki osobiste od wydatków służbowych. Wydzielamy koszty działalności gospodarczej na trzy szerokie rodzaje: koszt sprzedanych towarów, nakłady inwestycyjne i wydatki podlegające odliczeniu. Niektóre wydatki mogą być tylko częściowo odliczone lub nie podlegać odliczeniu. Tak więc pięć wyróżnień to:
- Wydatki osobiste
- Wydatki służbowe
- Koszt sprzedanych towarów
- Wydatki kapitałowe
- Koszty możliwe do uzyskania
Oddzielenie osobistych wydatków
Problemy pojawiają się, gdy wydatek może być częściowo osobisty, a częściowo związany z biznesem. Typowy przykład: freelancer może używać jednego pokoju w swoim domu jako biura. W tej sytuacji mierzymy kwadratowy materiał biura i całego domu i znajdujemy procent.
Procent ten byłby następnie wykorzystywany do mierzenia biznesowej części wspólnych wydatków, takich jak czynsz, ubezpieczenie i narzędzia. Część tych wydatków poniesionych w związku z działalnością gospodarczą stanie się częścią potrącenia z biura macierzystego , natomiast pozostałe wydatki będą miały charakter osobisty.
Ogólna zasada: "Zasadniczo nie można odliczyć wydatków osobistych, rodzinnych lub rodzinnych, ale jeśli masz wydatek na coś, co jest częściowo wykorzystywane do celów służbowych, a częściowo do osobistych celów, podziel całkowity koszt między firmę i części osobiste. Możesz odliczyć część biznesową "(IRS, Publikacja 535, Wydatki biznesowe, rozdział dotyczący wydatków osobistych i biznesowych).
Porada księgowa: śledź wszystkie swoje wydatki. W ten sposób możesz sprawdzić swoje wydatki i poprosić swojego księgowego, czy którykolwiek z nich może podlegać odliczeniu od podatku.
Koszt sprzedanych towarów
Koszt sprzedanych towarów to wydatki na inwentarz i rzeczy związane z zapasami. Producenci, hurtownicy i sprzedawcy detaliczni śledzą koszty produktów, które produkują lub kupują w celu odsprzedaży.
Ogólna zasada: "Jeśli Twoja firma wytwarza produkty lub kupuje je w celu odsprzedaży, zazwyczaj musi wyceniać zapasy na początku i na końcu każdego roku podatkowego, aby ustalić koszt własny sprzedaży.
Niektóre z twoich wydatków biznesowych mogą być uwzględnione w obliczaniu kosztu sprzedanych towarów "(IRS, Publikacja 535, Wydatki biznesowe, rozdział dotyczący kosztów sprzedanych towarów).
Szczegółowe objaśnienia znajdują się w Publikacji 334, Przewodnik podatkowy dla małych firm, rozdział 6, Jak obliczać koszt sprzedanych towarów. Zobacz także sekcję dotyczącą zapasów w publikacji 538, Okresy i metody rachunkowości.
Wydatki kapitałowe
Niektóre wydatki są rejestrowane jako aktywa, a ich koszty są odzyskiwane w miarę upływu czasu poprzez amortyzację. Takie wydatki nazywane są aktywami kapitałowymi, ponieważ ich koszty są kapitalizowane jako aktywa przedsiębiorstwa, a koszt jest odejmowany w czasie poprzez amortyzację. Przykładami wydatków kapitałowych są komputery, meble, sprzęt i nieruchomości.
Ogólna zasada: "musisz kapitalizować trzy rodzaje kosztów: koszty rozpoczęcia działalności, aktywa biznesowe i ulepszenia." (Publikacja 535).
Śledzenie kosztów działalności
Osobiście używam w pełni funkcjonalnego oprogramowania księgowego do śledzenia moich dochodów i wydatków. Ale znowu jestem księgowym i czuję się komfortowo używając oprogramowania takiego jak Quickbooks i Sage Peachtree. Gorąco polecam te programy małym firmom. Korzystanie z w pełni funkcjonalnego oprogramowania księgowego pomoże ci monitorować kondycję Twojej firmy.
W pełni funkcjonalne programy księgowe mogą zająć trochę czasu, aby się przyzwyczaić. I łatwo można denerwować się wszystkimi funkcjami i narzędziami.
Jako dodatkowy bonus, lepsze oprogramowanie podatkowe pozwala na import danych z Quicken lub Money. Aby proces przygotowania podatku przebiegał tak gładko, jak to możliwe, sugeruję poświęcić trochę czasu na upewnienie się, że kategorie wydatków są prawidłowo skonfigurowane. Możesz dodawać, usuwać i modyfikować kategorie we wszystkich osobistych programach finansowo-księgowych. Dzięki intuicyjnym, łatwym do zapamiętania kategoriom będziesz w stanie generować znaczące raporty. A większość programów pozwoli ci powiązać kategorie z poszczególnymi elementami zamówienia w formularzach podatkowych. Ustawienie tego może znacznie ograniczyć czas poświęcany na przygotowanie podatków.
Wszystkie wspomniane przeze mnie programy księgowe mogą generować raporty zysków i strat (zwane księgami dochodów przez księgowych). Raporty te pomagają analizować, jak działa Twój niezależny biznes, niezależnie od tego, czy jesteś opłacalny i jak wydajesz swoje pieniądze. Jeśli zdecydujesz się na zatrudnienie księgowego podatkowego, posiadanie tych raportów przyspieszy przygotowanie zeznań podatkowych.