Coraz więcej firm korzysta z tych skanerów w punkcie sprzedaży.
Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości ( GAAP ) firmy mogą stosować system okresowych lub ciągłych inwentaryzacji. Poniżej dowiesz się, jaka jest różnica między tymi dwoma systemami i co najlepiej sprawdza się w Twojej firmie.
System okresowych zapasów
Okresowe zarządzanie zapasami pozwala firmie znać początkowe zapasy i kończyć zapasy w okresie rozliczeniowym, ale nie śledzi codziennie zapasów. Zapasy są śledzone według fizycznej inwentaryzacji. W tym systemie wszystkie zakupy są rejestrowane na koncie zakupów. Po zakończeniu inwentaryzacji fizycznych saldo na koncie zakupów zostaje przeniesione na konto zapasów, które z kolei zostaje dostosowane do kosztu zapasów końcowych.
Obliczanie kosztu towarów sprzedanych w ramach systemu okresowych zapasów wynosi:
Rozpoczęcie inwentaryzacji + zakupy = koszt towarów dostępnych do sprzedaży
Koszt towarów dostępnych do sprzedaży - Zakończenie inwentaryzacji = Koszt sprzedanych towarów
Koszt zakończenia inwentaryzacji można obliczyć za pomocą metod księgowania zapasów LIFO lub FIFO lub innych mniej popularnych metod. Rozpoczęcie inwentaryzacji kończy inwentaryzację z poprzedniego okresu.
System wieczystych zapasów
Nieprzerwany system śledzenia zapasów rejestruje salda zapasów po każdej transakcji przeprowadzanej za pośrednictwem systemów inwentaryzacji w punkcie sprzedaży .
Eliminuje to konieczność zamknięcia sklepu w celu inwentaryzacji zapasów fizycznych, ponieważ ciągłe systemy inwentaryzacji pozwalają na ciągłe inwentaryzowanie. Nieustające systemy inwentaryzacji prowadzą rachunek bieżący inwentarza firmy.
Nieustające systemy inwentaryzacji wymagają więcej rejestrowania niż okresowe systemy inwentaryzacji. Każda pozycja zapasów przechowywana jest w osobnej księdze rachunkowej. Te księgi zapasów zawierają informacje o kosztach sprzedanych towarów, zakupach i zapasach na wyciągnięcie ręki. Nieustające systemy zarządzania zapasami pozwalają na wysoki stopień kontroli zapasów firmy przez kierownictwo.
Nieustające systemy inwentaryzacji dostarczają właścicielowi firmy informacji o tym, co jest sprzedawane, gdzie zostało sprzedane, od kiedy zostało sprzedane, i po jakiej cenie zostało sprzedane. Dzięki temu firmy mogą mieć więcej niż jedną lokalizację z jednym scentralizowanym systemem zarządzania zapasami.
Nawet przy wieczystym systemie zarządzania zapasami, firma nadal musi co najmniej raz do roku zamykać, aby wykonać okresową lub ręczną inwentaryzację. Zeskanowane dane powinny dokładnie poinformować właściciela firmy, jakie zasoby powinny być dostępne. Główną zaletą wykonywania okresowej inwentaryzacji jest ustalanie, ile zapasów zostało utraconych, skradzionych lub poddanych psuciu.
Zarządzanie ciągłymi i okresowymi zapasami
Jeśli Twoja firma jest mała, lub jeśli nie masz dodatkowych pieniędzy na inwestycje, okresowe zarządzanie zapasami może być lepszym rozwiązaniem dla Ciebie, ponieważ można uzyskać tylko dzięki kasie i prostej procedurze księgowej. Jeśli sprzedajesz usługi, a nie produkty, możesz nie potrzebować systemu zarządzania zapasami, chyba że jesteś właścicielem restauracji lub jesteś w branży hotelarsko-gastronomicznej.
Wraz z rozwojem firmy możesz przejść na system zarządzania zapasami, ponieważ w dowolnym momencie możesz poznać stan konta zapasów. Duże firmy zazwyczaj posiadają systemy ciągłych inwentaryzacji zamiast okresowych systemów inwentaryzacji, ponieważ pozostałe systemy finansowe i księgowe są skomputeryzowane.