Czego potrzebuje Twoja firma od małego oprogramowania księgowego?
Oprogramowanie księgowe jest obowiązkowe dla każdego małego biznesu, aby śledzić przychody, wydatki, informacje o klientach i wszelkie inne dane finansowe. Jest to również doskonałe narzędzie do podejmowania decyzji, ponieważ terminowe raporty i narzędzia do analizy budżetu, które są dostarczane wraz z większością programów do obsługi księgowości, dają właścicielom firm szansę na cofnięcie się i ogólne zrozumienie finansów firmy. Ale w morzu programów i marek oprogramowania, w jaki sposób wybierasz odpowiednie oprogramowanie księgowe dla swojego małego biznesu?
Co należy uwzględnić przed zakupem oprogramowania księgowego
Ponieważ oprogramowanie księgowe ma kluczowe znaczenie dla Twojej małej firmy, ważne jest, abyś dokonał pewnych badań przed zakupem określonego rodzaju oprogramowania do zarządzania finansami lub księgowości. Dokładne przyjrzenie się potrzebom Twojej firmy pozwoli Ci zmierzyć codzienne wymagania funkcjonalne, których potrzebujesz. Poniżej znajduje się kilka rzeczy, o których należy pamiętać, zanim zdecydujesz się na zakup oprogramowania księgowego.
Wykonaj analizę potrzeb
Przed podjęciem decyzji o konkretnym programie księgowym należy przeprowadzić analizę potrzeb, aby ocenić funkcje, funkcje i raporty, które będą potrzebne programowi. Poświęć trochę czasu na przemyślenie, jakie transakcje księgowe są istotne dla Twojej firmy, abyś mógł wybrać program, który będzie w stanie je efektywnie obsłużyć. Wszelkie raporty, które będą potrzebne do generowania potrzebnych kontroli lub integracji z aplikacjami innych firm, powinny zostać wymienione.
Analiza potrzeb będzie podstawą do rozpoczęcia procesu selekcji.
Przeczytaj recenzje oprogramowania księgowego
Czytanie innych opinii klientów o produkcie da ci lepsze wyobrażenie o tym, co kupujesz. Wiele serwisów konsumenckich, takich jak Amazon, ma niezliczone recenzje omawiające łatwość użycia, raportowanie, wsparcie, zgodność systemu operacyjnego i cenę.
Znajdź to, co odpowiada Twoim potrzebom
Większość małych firm może korzystać z małego oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks, bezpośrednio po wyjęciu z pudełka. Większość sprzedawców konfiguruje funkcje raportowania i szablony, dzięki czemu możesz łatwo utworzyć prawie każdy raport, który potrzebujesz. Może się jednak okazać, że potrzebujesz oprogramowania branżowego, takiego jak oprogramowanie księgowe typu non-profit, oprogramowanie do księgowania konstrukcji lub oprogramowanie do księgowania w punkcie sprzedaży, aby spełnić unikalne potrzeby księgowe i raportowe w Twojej branży.
Rozważ łatwość użytkowania
Ty lub Twój personel będziecie musieli nauczyć się korzystać z zakupionego oprogramowania księgowego. Prawdopodobnie będziesz mieć rotację personelu przez te wszystkie lata. Dlatego warto rozważyć wybór pakietu oprogramowania księgowego, który nie tylko spełnia twoje potrzeby, ale także jest łatwy do opanowania, biorąc pod uwagę czas i zasoby, które możesz zaangażować, aby szkolić pracowników w zakresie korzystania z oprogramowania. Jeśli dysponujesz niewielkimi zasobami, aby zachęcić pracowników do pracy z programem przy obrocie, wybór prostego, łatwego w użyciu oprogramowania do obsługi księgowości, takiego jak QuickBooks lub Peachtree, może być dobrym rozwiązaniem dla Twojej małej firmy. Chociaż na rynku mogą istnieć lepsze programy księgowe, twoja mała firma nie dostrzeże korzyści płynących z tych programów, jeśli twoi pracownicy nie będą wiedzieli, jak z nich korzystać.
Pomyśl o wsparciu
Będziesz musiał zdecydować, jakiego rodzaju wsparcie chcesz mieć, aby pomóc Ci korzystać z produktu. Większość dostawców oferuje pełny pakiet dostępnych opcji pomocy - e-mail, telefon i pomoc online. Niektórzy sprzedawcy oferują bezpłatne wsparcie w przypadku zakupu programu, podczas gdy większość oferuje plany pomocy technicznej, które można zakupić oprócz oprogramowania księgowego. Powinieneś czytać na forach o innych użytkownikach korzystających z obsługi klienta od wybranego przez ciebie producenta oprogramowania, ponieważ nie wszyscy są sobie równi. Niektórzy dostawcy oprogramowania księgowego zapewniają odpowiednie wsparcie, podczas gdy inni nie.
Rozważ skalowalność
Jakiego wzrostu oczekujesz od wzrostu firmy w krótkim okresie? Po dokonaniu prognozy wzrostu firmy, będziesz chciał zobaczyć, jak skalowalny program księgowy potrzebuje, aby sprostać temu wzrostowi.
Czy potrzebujesz oprogramowania księgowego do działania na laptopach i komputerach stacjonarnych lub urządzeniach mobilnych? Czy potrzebujesz oprogramowania księgowego, które może działać w sieci? Jak kosztowne jest dodanie dodatkowych użytkowników do oprogramowania księgowego? Będziesz chciał rozważyć te pytania, a jeśli Twoja mała firma będzie działała w sieci, dobrze jest skontaktować się z informatykiem, aby upewnić się, że wybrane oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z twoim sprzętem. Specjalista IT powinien być w stanie zapewnić zgodność ze specyfikacją sprzętu / oprogramowania, a także przedstawić inne sugestie dotyczące sieci, które poprawią funkcjonowanie Twojej firmy.
Potrzebujesz zarządzania dokumentami?
Niektóre małe firmy chcą działać w środowisku elektronicznym, podczas gdy inne czują się bardziej komfortowo z odrobiną staroświeckiego. Niezależnie od tego, jaki proces wybierzesz, powinieneś upewnić się, że oprogramowanie zostało zaprojektowane zgodnie z Twoimi potrzebami. Na przykład, jeśli potrzebujesz biura bez papieru, musisz sprawdzić funkcje zarządzania dokumentami swojego oprogramowania księgowego. Możesz także kupić narzędzie do zarządzania dokumentami innej firmy i sprawdzić, czy istnieją programy księgowe, które integrują się z Twoim systemem zarządzania dokumentami, aby usprawnić procesy przepływu pracy w Twojej firmie.
Czy mógłbyś użyć zarządzania przepływem pracy?
Jeśli zdecydujesz się na pracę w środowisku biurowym bez użycia papieru, musisz wybrać oprogramowanie księgowe, które ma wbudowane procesy przepływu pracy lub pozwala je budować zgodnie z procesami biznesowymi. Ponieważ nie będziesz mieć fizycznie papierowych kopii unoszących się w twoim biurze do przeglądu i zatwierdzania, będziesz musiał mieć możliwość zaprojektowania procesów zatwierdzania dla prostych i złożonych zadań, takich jak arkusz czasu, dostawca lub kontrola zatwierdzenia.
Rozważ zapotrzebowanie na bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych księgowych jest zawsze ważne, ponieważ chcesz się upewnić, że twoje dane osobowe, dane osobowe pracownika i dane klienta są chronione. Możesz jednak działać w branżach takich jak opieka zdrowotna, gdzie masz dodatkowe wymagania, takie jak HIPPA. Kary za te naruszenia mogą okaleczyć twój biznes, osiągając nawet 500 000 $ w niektórych przypadkach. Niezależnie od wymaganego poziomu bezpieczeństwa, będziesz chciał upewnić się, że projekty są wbudowane w oprogramowanie do księgowania lub możesz wprowadzić niezbędne funkcje bezpieczeństwa do planu IT, aby spełnić te potrzeby.