Jest to w istocie konferencja przed konferencją.
Dla tych, którzy nie mogą planować częstych spotkań, wstępne spotkanie może początkowo wydawać się niewygodne lub niezręczne, ponieważ może zawierać nowe terminy lub język, na przykład "wznowienie wydarzenia" lub "wydarzenie związane z bankietem".
Czego powinni spodziewać się planiści imprez z okresu przedkonferencyjnego?
Wstępne con jest spotkaniem, które odbywa się ze sprzedawcami wydarzeń i dostawcami, gdzie ma się odbyć wydarzenie lub program. Odbywa się zwykle na jeden lub dwa dni przed faktycznym wydarzeniem i różni się od przejścia przez to, które ma miejsce w dniu wydarzenia.
Niektóre osoby mogą kojarzyć spotkania przedkonferencyjne z planowaniem większych konferencji, konwencji, kongresów i programów motywacyjnych. Jednak powszechne jest także organizowanie spotkań poprzedzających seminaria i inne wydarzenia specjalne.
Czego można się spodziewać podczas spotkania przedkonferencyjnego
Spotkanie przedkonferencyjne pozwala planującemu wydarzenia na sprawdzenie całej finalnej logistyki dla danego programu z zespołem zarządzania dostawcami, którzy są zaangażowani w program.
Zazwyczaj spotkanie przedkonferencyjne jest koordynowane i planowane przez kierownika ds. Usług konferencyjnych obiektu. Zaprosi menedżerów z różnych obszarów, którzy biorą udział w wydarzeniu, do przejrzenia logistyki ich określonej roli w wydarzeniu.
To doskonały czas na spotkanie lub planisty wydarzeń, aby nawiązać kontakt z wszystkimi zaangażowanymi stronami.
W trakcie wstępnej selekcji planista wydarzenia powinien wskazać niektóre kluczowe cele wydarzenia, w tym ważne informacje na temat organizacji goszczącej imprezy, najważniejszych wiadomości przekazywanych podczas wydarzenia oraz ważnych osobistości.
Pre-Con to właściwy czas na sprawdzenie wznowienia wydarzenia
Wznowienie wydarzenia jest również znane jako specyfikacja zdarzeń. Zawiera wszystkie istotne informacje na temat programu lub wydarzenia, w tym szczegóły dotyczące samego programu. Pozycje te mogą obejmować niektóre lub wszystkie następujące pozycje: daty, godziny, kontakty, profile uczestników, kontakty alarmowe, jedzenie i napoje, transport, informacje o wysyłce, fakturowanie, audio / wideo i inne specjalne potrzeby.
Każdy kierownik działu będzie sprawdzał jego zrozumienie zdarzenia , w tym odpowiednie szczegóły i typowe procedury operacyjne. Przeanalizują również swoje zrozumienie umowy dotyczącej wydarzenia i informacji udostępnionych wcześniej w zamówieniach na wydarzenie bankietowe.
Planiści spotkań i wydarzeń powinni pamiętać o zadawaniu szczegółowych pytań dotyczących specyfikacji wydarzeń w tym czasie, takich jak poziomy zatrudnienia i nazwiska kluczowych osób kontaktowych podczas faktycznego wydarzenia ze wszystkich reprezentowanych obszarów. Kluczowe elementy dyskusji przedkonferencyjnej mogą obejmować przegląd:
- Wymagania dotyczące żywności i napojów
- Wymagania dotyczące listy życzeń gości (jeśli dotyczy)
- Wystawy konferencyjne i wystawowe
- Wymagania sali konferencyjnej i targów (plany pięter)
- Wymagania techniczne, takie jak elektryczne i telekomunikacyjne
- Szczegółowe informacje na temat umieszczania signage
To idealny czas na zmiany w ostatniej chwili. Chociaż nie zawsze im się to podoba, większość dostawców i dostawców oczekuje rozsądnych (i nieuzasadnionych) zmian. Oczywiście, jeśli pre-con jest zaplanowany w czasie, gdy konfiguracja jest w toku, rozważ przeprowadzenie inspekcji wczesnego pokoju, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.